Berichtswesen (SAP)

Service Kategorie: Campus & Business

Im zentralen Data Warehouse SAP BW der Universität Ulm werden berichts- und kennzahlenrelevante historische und aktuelle Basisdaten aus unterschiedlichen Vorsystemen (u.a. SAP ERP, HIS SOS/POS, SVA oder auch über Excel-Dateien gelieferte Daten) gespeichert und sowohl für bereichsübergreifende als auch bereichsspezifische Analysen aufbereitet.

Über SAP Berichtswerkzeuge werden sowohl Standardberichte als auch für komplexere Analysen oder Ad Hoc-Abfragen geeignete Kennzahlberichte, Tabellen und Grafiken implementiert und über das SAP Portal nutzerkreisspezifisch und web-basiert zur Verfügung gestellt.

Leistungsmerkmale

Berichtsformen

  • Zu den Standardberichten, die derzeit angeboten werden, gehören:
    • Kontoauskunft Drittmittel und Landeshaushalt
    • Berichte zur Leistungsorientierten Mittelvergabe (LoM)
    • Uni Benchmarking (hochschulübergreifender Kennzahlenvergleich Forschung und Lehre der DZHW)
    • Studierendenstatistik (sowohl stichtagsbasiert als auch tagesaktuell) und Prüfungsstatistik
    • Übersicht Qualitätssicherungsmittel
    • Auftragsübersichten kiz eKladde, VWR, Kabuco
  • Darüber hinaus werden bedarfsorientiert spezielle Datenaufbereitungen und Analysen konzipiert, implementiert und durchgeführt. Dieses Leistungsmerkmal steht insbesondere der Stabsstelle Qualitätsentwicklung, Berichtswesen und Revision (Stabsstelle QBR) der Zentralen Universitätsverwaltung für die Erfüllung weiterer Berichtsanforderungen und für komplexere Analysen zur Verfügung.

Authentifizierung & Autorisierung

  • Beschäftigte und Studierende der Studierendenvertretung der Universität erhalten in Abhängigkeit von ihren dienstlichen Aufgaben bzw. ihrer Statusgruppe Zugriff auf die jeweils für ihren Bereich relevanten Berichte.
  • Für jeden Nutzer wird ein Account im SAP-System angelegt. Dem Account werden die erforderlichen Rollen zugeordnet, mit denen der Zugriff auf die jeweiligen Berichte ermöglicht wird. Zudem sind für einige Berichte zusätzliche Analyseberechtigungen erforderlich, die sich auf Merkmale wie z.B. Kostenstellen oder Drittmittelprojekte beziehen, so dass nur die Daten eingesehen werden können, die diesem Merkmalswert zugeordnet sind.

Nutzergruppen

Beschäftigte und Mitglieder der Studierendenvertretung der Universität Ulm je nach Art des Berichts.

Dienstleistungszeiten

24 x 7 x 365 (Standardberichte des SAP Berichtswesens)

Offline Wartungsarbeiten am Produktivsystem werden generell ab Freitag Nachmittag bis Montag früh durchgeführt.

Wartungsarbeiten an Entwicklungs- und Testsystemen werden ggf. auch unter der Woche durchgeführt.

Antragsmodalitäten

Die Antragsmodalitäten unterscheiden sich je nach Art des Berichts:

Kontoauskunft (mit Detailberichten eKladde, VWR, Kabuco)

Der Zugriff auf die jeweiligen Kostenstellen- und/oder Drittmittelprojektberichte wird beim Dezernat IV beantragt. Das Dezernat IV überprüft die Anträge und leitet sie an das kiz per E-Mail weiter.

Das Dezernat IV hat auch die Finanzverwaltung der Finanzen der Studierendenvertretung übernommen; Mitglieder der Studierendenvertretung erhalten somit auch Berechtigungen zur Einsicht ihrer Kontoauskunft. Das Dezernat IV informiert das kiz darüber, für welche Mitglieder der Studierendenvertretung welche Berechtigungen einzurichten sind.

Studierenden- und Prüfungsstatistik

Jeder Nutzer der Kontoauskunft erhält automatisch auch Zugriff auf die Studierenden- und Prüfungsstatistik.

Zusätzliche Beantragungen für alleinigen Zugriff auf die Studierenden- und Prüfungsstatistik (ohne Kontoauskunft) erfolgen über das Dezernat II, das die Antragstellung überprüft und an das kiz per E-Mail weiterleitet.

Leistungsorientierte Mittelvergabe

Jeder Antragsteller der Leistungsorientierten Mittelvergabe erhält Berechtigungen für den Zugriff auf die seine Kostenstellen und Projekte betreffenden Berichte und Berichtsdaten, ohne dass dies extra beim kiz beantragt werden muss..

Ebenso erhält jeder Dekan die Berechtigungen für den Zugriff auf die Kostenstellen und Projekte seiner Fakultät.

Das Präsidium sowie die zuständigen Sachbearbeiter des Dezernats IV erhalten auf die gleiche Art Zugriff auf alle Berichte und Berichtsdaten der Leistungsorientierten Mittelvergabe.

Das Dezernat IV informiert das kiz per E-Mail über die einzurichtenden bzw. zu aktualisierenden User Accounts und Berechtigungen, sobald die Daten zur jährlich durchgeführten Leistungsorientierten Mittelvergabe durch das Präsidium freigegeben wurden oder personelle Änderungen bei Dekanen oder im Präsidium stattfanden.

Weitere Finanzberichte

Der Zugriff auf weitere Finanzberichte wird über das Dezernat IV schriftlich per E-Mail beantragt.

Stabsstelle QBR

Die Stabsstelle QBR nutzt das SAP Berichtswesen zur Unterstützung weitergehender Berichtsanforderungen, die zumeist entsprechend aufbereitet in Papierform an die jeweiligen Adressaten weitergeleitet werden. Dafür erhalten die zuständigen Mitarbeiter der Stabsstelle umfangreichen Zugriff auf Analysen und Berichte aus dem SAP BW (z.B. für den Bericht zur Lehre, Uni Benchmarking, STRATUS).

Beantragt werden die User Accounts und Berechtigungen beim kiz per E-Mail durch den Leiter der Stabsstelle QBR.

Gebühr / Entgelt

Für den Service werden keine Gebühren oder Entgelte in Rechnung gestellt.

Kommunikations- und Informationszentrum (kiz)

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