Leitfaden sichere E-Mail

Zentraler Virenfilter

Alle Mails, die auf dem Mailserver des kiz eingehen, werden automatisch auf Virenverseuchung gefiltert und ggf. gar nicht erst angenommen. Diese Mails erreichen also Ihr kiz-Postfach gar nicht erst, und der Absender bekommt eine Benachrichtigung, dass die E-mail nicht ausgeliefert werden konnte. Bedenken Sie aber, dass dieser Mechanismus versagt, wenn Sie Mails aus dem Campusnetz heraus von einem anderen ggf. kommerziellen Mailserver abrufen, das zugehörige Postfach sich also nicht auf dem Mailserver des kiz befindet. Zudem kann es sein, dass der zentrale Virenfilter manche ganz neuen Viren (noch) nicht erkennt. Es ist also nicht auszuschließen, dass Sie trotz dieser Maßnahme eine virenverseuchte E-Mail erhalten.

Richtiges Verhalten beim Umgang mit E-Mails

Infektionen über E-Mails bzw. deren Anhänge sind ein Einfallstor für Computerviren. Technischen Maßnahmen wie Virenfilter und Sicherheitsupdates bieten keinen vollständigen Schutz und müssen durch ein problembewusstes und sorgfältiges Verhalten der Anwender unterstützt werden. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie auch beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.

Die wichtigsten Hinweise haben wir für Sie kurz zusammengefasst:

  • Öffnen Sie nicht unbedacht Anhänge, die Sie per E-Mail erhalten haben. Auch Hinweise in den Nachrichten, wie Virus Checked oder Ähnliches, bieten keinerlei Schutz vor Viren, Würmern und trojanischen Pferden. Diese Zusatzinformationen sind auch nicht vom kiz an die Nachricht angefügt, sondern vom Absender der Mail, weshalb hier keinerlei Vertrauensverhältnis besteht. Der beste Schutz ist ein gesundes Misstrauen des Benutzers.
    Falls Sie Nachrichten von unbekannten Absendern erhalten und Sie einen Spam-Verdacht hegen, sollten Sie die Mail entweder unmittelbar (ohne sie zu öffnen) löschen oder sie an den Helpdesk des kiz (helpdesk(at)uni-ulm.de) weiterleiten. In diesem Fall kann das kiz den Vorfall analysieren, das Bedrohungspotenzial einschätzen und weitere Maßnahmen (z.B. Sperrung des absendenden Systems) ergreifen.
    Misstrauisch sollten Sie auch bei Nachrichten von bekannten Absendern sein, die unerwartet eintreffen. Falls Sie in solchen Fällen unsicher sind, rufen Sie den vorgeblichen Absender an und vergewissern Sie sich, dass er Ihnen tatsächlich diese E-Mail geschickt hat.
  • Achten Sie beim Öffnen von Dateien auf die Dateiendung. Diese definiert auf Windows-Systemen den Typ einer Datei. Anhand des Dateityps wählt Windows das Programm aus, mit dem die Datei geöffnet wird. Dabei gilt als Endung, was nach dem letzten Punkt im Dateinamen folgt. Folglich ist z.B. die Datei Bewerbung.pdf.js keine PDF Datei, sondern eine ausführbare Javascript (.js) Datei, welche möglicherweise Schadsoftware installiert. Thunderbird und das vom kiz verwendete Archivprogramm 7zip zeigen Ihnen stets den vollen Dateinamen an. Achten Sie deshalb beim Öffnen von Dateien darauf, dass diese mit der richtigen Endung versehen sind, also z.B. pdf oder zip und diese nicht nur vortäuschen wollen.
  • Kein ernstzunehmender Hersteller von System- oder Antivirussoftware verschickt Werkzeuge zur Entfernung von Malware oder Updates per E-Mail. Insbesondere verschickt auch die Firma Microsoft Sicherheitsupdates niemals per E-Mail. Sollten Sie also eine solche Nachricht erhalten, können Sie davon ausgehen, dass diese gefälscht ist.


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