Befragungen

Ziel

Die Befragung der Mitglieder und der "Kunden" der Universität (Mitarbeiter, Studierende, externe Kooperationspartner) ist ein wichtiges Instrument der Evaluation unserer Tätigkeit gemäß § 5 LHG . Befragungen dienen der Qualitätssicherung und der Qualitätsentwicklung. Die Rückmeldungen, die wir aus standardisierten Befragungen, Interviews oder Gruppendiskussionen erhalten, geben wichtige Hinweise zur Verbesserung und Weiterentwicklung der Prozesse und Produkte der Universität.

Befragungen sind außerdem ein wichtiges Instrument der empirischen Sozialforschung. Gemäß unseres gesetzlichen Auftrags (§ 2 LHG), der Pflege und der Entwicklung der Wissenschaften, unterstützen wir daher in Einzelfällen Befragungen unserer Mitglieder durch eigene oder dritte Forschungseinrichtungen. Voraussetzung dafür ist, dass das Forschungsprojekt in besonderem Maße der Pflege und der Entwicklung der Wissenschaften dient oder sich daraus ein unmittelbarer Nutzen für die Universität Ulm ergibt.

Zuständigkeit und Verfahrensablauf

Das Präsidium entscheidet über die Durchführung und Auswertung von Eigen- und Fremdevaluationen sowie über die Unterstützung von Befragungen von Universitätsmitgliedern im Interesse Dritter. Anfragen richten Sie bitte an die Stabsstelle Qualitätsentwicklung, Berichtswesen und Revision. Wir beraten Sie bei der Erstellung der Unterlagen und unterstützen Sie bei den erforderlichen Schritten zur Genehmigung der Befragung.

Datenschutz und Verfahrensverzeichnis

Zur Genehmigung der Durchführung einer Befragung von Angehörigen der Universität durch Einrichtungen der Universität ist, sofern personenbezogene Daten verarbeitet werden sollen, die Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses erforderlich. Das Formular sowie weitere Informationen finden Sie unter dem Stichwort Datenschutz. Im Verfahrensverzeichnis werden u. a. folgende Aspekte einer Befragung konkretisiert:

• Welche Einrichtung ist verantwortlich für die Befragung?
• Wer ist Ansprechperson für die Befragung?
• Wer ist Zielgruppe der Befragung?
• Was ist Ziel der Befragung?
• Welche Daten werden erhoben?
• Über welche Personen oder Personengruppen sollen Daten erhoben werden?
• Wer hat Zugang zu den erhobenen Daten?
• Wie werden die Daten ausgewertet?
• Wann werden die Daten gelöscht?

Mitbestimmung des Personalrats

Sofern die Universität Ulm die Bedarfe ihrer Mitarbeiter erfassen oder die Qualität ihrer Leistungen durch ihre Mitarbeiter bewerten lassen will, ist der Personalrat gemäß § 79 LPVG an der Entscheidung zu beteiligen. Die Stabsstelle wird in diesem Fall den Antrag über die Personalabteilung dem Personalrat zuleiten.

Adressmittlung

Den Bestimmungen des Datenschutzes entsprechend gibt die Universität bei der Befragung ihrer Mitglieder durch Dritte in keinem Fall Adressdaten an Dritte weiter. Stattdessen setzen wir das Verfahren der Adressmittlung  ein. Studierende erhalten postalische Einladungen zur Teilnahme an Befragungen vom Studiensekretariat. Bei Online-Befragungen von ausgewählten Personenkreisen wird, sofern sich der Befragte nicht mit einer persönlichen Transaktionsnummer identifiziert, eine Mailingliste eingerichtet, über die die datenerhebende Einrichtung die für die Befragung ausgewählten Personen direkt kontaktieren kann, ohne die Namen der Empfänger zu kennen. Erhalten die Befragungsteilnehmer persönliche Transaktionsnummern, erfolgen Zuordnung und Versand der Einladungen nicht an der Universität Ulm sondern durch die Zentrale Datenschutzstelle der baden-württembergischen Universitäten (ZENDAS).

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