Excel Macro Hilfe

Nutzerdokumentation für den Arbeitszeitnachweis

Mit dem Excel-Formular können wissenschaftliche Hilfskräfte (HiWis) ihre Arbeitszeiten dokumentieren und als PDF exportieren. Für die korrekte Darstellung und volle Funktionalität des Formulars ist Microsoft Office Excel notwendig. Beim Öffnen des Formulars ist es möglich, dass die folgende Warnmeldung angezeigt wird.

Sicherheitswarnung

Die Umsetzung des Excel-Formulars wird mit Hilfe sogenannter Makros bewerkstelligt. Diese sollten mit "Inhalt aktivieren" eingeschaltet werden, anderenfalls wird das Formular nicht korrekt dargestellt. Falls die Meldung versehentlich weggeklickt oder gar nicht erst eingeblendet wurde, können Makros nachträglich aktiviert werden. Folgen Sie dazu den Anweisungen auf den entsprechenden Hilfeseiten für Microsoft Excel.

Wenn das Excel-Formular das erste mal geöffnet wurde, wird die folgende Eingabemaske angezeigt:

Grundeinstellung für Vertrag

Hier können relevante Informationen wie Name, Vertragsname, und mehr angegeben werden. Diese Informationen sind später beim Export des ausgefüllten Arbeitszeitenformulars sichtbar. Informationen wie die Arbeitszeit, Anfangs- und Enddatum sind besonders wichtig da diese dazu genutzt werden um die geleisteten Stunden abzurechnen. "Speicherort für AZN_HiWi" gibt den Pfad an, in dem die geändert Excel-Datei abgespeichert wird. Für jeden HiWi-Vertrag muss aus dem, vom KIZ zur Verfügung gestellten, Excel-Template eine neue Excel-Datei erstellt werden (dies geschieht beim Abspeichern). Das Eingabefeld darunter, die Archivdatei, gibt den Pfad wohin das exportierte Dokument gespeichert werden soll (weiter unten erklärt). Die Grundeinstellungen können ggf. nachträglich geändert werden in dem man oben bei den Bedienelementen auf die Schaltfläche "Ändern" klickt.

Nach dem die Grundeinstellungen gespeichert worden sind, können die entsprechenden Zeiten ausgefüllt werden. Folgende Abbildung zeigt beispielhaft eine ausgefüllte Arbeitszeitendokumentation für einen 40 Stundenvertrag.

Beispiel für eine ausgefüllte Zeiterfassung

An einem Arbeitstag muss man den Anfang und das Ende der Zeitspanne angeben, in der die Arbeitszeit geleistet wurde. Die Spalte "Arbeitszeiten ohne Pausen" ist selbsterklärend. Pro Tag dürfen dabei nicht mehr als 10 Stunden gearbeitet werden. Zulässige Arbeitszeiten liegen zwischen 6 und 23 Uhr. An Sonntagen und Feiertagen darf ebenfalls nicht gearbeitet werden. Die Anzahl der Stunden aus dieser Spalte wird dazu genutzt, um die Gesamtanzahl der Stunden für den jeweiligen Monat zu berechnen. Zu der Arbeitszeit zählen ebenfalls Stunden, bei den die Hilfskraft krankgeschrieben bzw. beurlaubt war. Die Summe der geleisteten Arbeitszeiten muss der Arbeitszeit des jeweiligen Monats entsprechen. Die "Differenz" muss also Null sein. Unten im Formular befinden sich Reiter im Format "Monat-Jahr". Hier ist es möglich, den jeweiligen Arbeitsmonat auszuwählen, den man ausfüllen möchte. Wenn ein entsprechender Monat ausgefüllt wurde, kann dieser als PDF exportiert werden, in dem man oben bei den Bedienelementen die Schaltfläche "abgeben" betätigt. Danach sollte die folgende Meldung auftauchen:

Die Arbeitsstundendokumentation wird im Unterordner, den Sie zuvor als "Archivdatei" angegeben haben, gespeichert. In dieses Fall ist der vollständige Pfad zur der DateiH:\Arbeitsstunden\archiv\MiLoG_Dokumentation\2016\Mustermann_Max\P(PSH)\P(PSH)_20160614_101346.pdf.

Dabei werden zusätzliche Unterordner (unter anderem mit Jahr und Vertragsnamen) erstellt, um mehrere Anstellungen besser sortieren zu können. Das exportierte PDF enthält alle Monate (vorangegangene und unausgefüllte), die im Arbeitsvertrag angegeben sind. Wenn Sie die PDF-Datei später verwenden möchten um ihren Arbeitszeitnachweis abzugeben, benötigen Sie für die jeweilige Anstellung nur das letzte (aktuellste) Formular im PDF-Format. Das aktuellste Formular können Sie anhand des Dateinamens erkennen, der das aktuelle Datum enthält. Der Dateiname des gerade exportierten Arbeitszeitenformulars ist ebenfalls beim Export sichtbar (siehe Abbildung drüber).

Beim Ausfüllen zu Beachten

Folgendes sollte beim Ausfüllen des Formulars beachtet werden:

  • Im jeweiligem Monat sind die Std/Monat nach dem Arbeitsvertrag abzuleisten und einzutragen.
  • Wöchentliche Arbeitszeit darf 19,5 Stunden nicht überschreiten.
  • Bei einer Arbeitszeit von 6 Stunden muss eine Pause von 30 Minuten eingehalten werden, bei einer Arbeitszeit von 9 Stunden mind. 45 Minuten.
  • Bereits nach dem ersten Krankheitstag muss ein ärztliches Attest vorgelegt werden.

Mögliche Fehler

Falls ungültige Arbeitszeiten angegeben werden wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben (siehe Abbildung). Folgende Fehlerfälle sind möglich:

  • Die angegebene Vertragslaufzeit darf die vereinbarten Stunden nicht überschreiten.
  • Falsches Format, erlaubt ist hh:mm.
  • Mehr als 10 Stunden pro Tag.
  • Es sind noch weitere Arten der Fehlbedienung möglich. Die jeweiligen Fehlermeldungen und die nötigen Korrekturen sind eigentlich jeweils selbsterklärend.
Mögliche Fehlermeldungen