Erasmus+ fördert Gastdozenturen an europäischen Partnerhochschulen, die eine gültige Erasmus Charta für Hochschulen (ECHE) besitzen. Gastdozenten sollen durch ihren Aufenthalt die europäische Dimension der Gasthochschule stärken, deren Lehrangebot ergänzen und ihr Fachwissen Studierenden vermitteln, die nicht im Ausland studieren wollen oder können.

Nach Möglichkeit sollte dabei die Entwicklung gemeinsamer Studienprogramme der Partnerhochschulen ebenso wie der Austausch von Lehrinhalten und -methoden eine Rolle spielen.

Lehraufenthalte innerhalb Europas dauern zwischen min. zwei Tagen und max. zwei Monaten (zuzügl. An- und Abreise); das Unterrichtspensum liegt bei mindestens acht Stunden je Aufenthalt bzw. je angefangene Woche.

Kontakt

Dr. Sabine Habermalz

Beratungszeiten:
Dienstag:13:30 - 15:30
Donnerstag:09:00 - 11:30
Keine Beratung: 10.-21. April 2017

Finanzielle Förderung

Förderdauer

In den Austauschabkommen mit unseren Partnern ist i.d.R. eine Dauer von max. 1 Woche für die Mobilität von Lehrenden vereinbart, in Ausnahmefällen eine Dauer von 2 Wochen.

  • Aufgrund des begrenzten Budgets kann eine finanzielle Förderung i.d.R. nur für max. 1 Woche (einschl. An-/Abreise) gewährt werden (= finanzielle Unterstützung aus Erasmus+ Mitteln der EU).
  • Längere Aufenthalte sind dennoch möglich, aber nur mit teilweiser Finanzierung (= finanzielle Unterstützung aus Erasmus+ Mitteln der EU in Kombination mit Zero-Grant-Tagen). Sollte sich abzeichnen, dass das Budget nicht ausgeschöpft wird, um Mobilitäten weiterer Personen zu fördern, können Zero-Grant-Tage auch nachträglich noch in finanziell geförderte Tage umgewandelt werden (ganz oder teilweise).
  • Sollte das Budget ausgeschöpft sein, ist es dennoch möglich, eine Mobilität zu Unterrichtszwecken im Rahmen von Erasmus+ zu absolvieren, jedoch ohne finanziellen Förderung (= Zero Grant mit Erasmus+ Förderung der EU). (Sofern Sie die Möglichkeit haben, aus eigenen Mitteln solche Gastdozenturen zu finanzieren, die den Anforderungen von Erasmus+ STA genügen, und bereit sein, auch die entsprechende Dokumentation durchzuführen, würden sich solche Mobilitäten positiv auf die Mittelzuweisung in folgenden Projektjahren auswirken).

Mobilitätsdauer

Mindestdauer: 2 Unterrichtstage an der Gasthochschule
Höchstdauer: 2 Monate (60 Tage) an der Gasthochschule

Zusätzlich können ein Tag für Anreise sowie ein Tag für Abreise gefördert werden, sofern die An-/Abreise unmittelbar vor dem ersten bzw. nach dem letzten Unterrichtstag erfolgen (keine "freien Tage" dazwischen).

Pro (angefangene) Woche müssen mindestens 8 Unterrichtsstunden gehalten werden.

Berechnung der max. Fördersumme

Die max. Höhe der finanziellen Förderung wird auf der Basis von "Stückkosten" berechnet:

Stückkosten für Hin- und Rückfahrt

einfache Entfernung
gem. Distanzrechner

Betrag (Stückkosten)
pro Teilnehmer
(= Hin- und Rückfahrt)

< 100 km

entfällt

100 – 499 km

180 EUR

500 – 1.999 km

275 EUR

2.000 – 2.999 km

360 EUR

3.000 – 3.999 km

530 EUR

4.000 – 7.999 km

820 EUR

8.000 km und mehr

1.100 EUR

Stückkosten für Aufenthaltstage

Zielland

Stückkosten je Tag pro Teilnehmer
bis zum 14. Tag der Aktivität

Dänemark, Irland, Niederlande, Schweden, Vereinigtes Königreich

160 EUR

Belgien, Bulgarien, Finnland, Frankreich, Griechenland, Island, Italien, Lichtenstein, Luxemburg, Norwegen, Österreich, Polen, Rumänien, Tschechische Republik,Türkei, Ungarn, Zypern

140 EUR

Deutschland, Lettland, Malta, Mazedonien (FYROM), Portugal, Slowakei, Spanien

120 EUR

Estland, Kroatien, Litauen, Slowenien

100 EUR

Auszahlung

Die ermittelte Fördersumme wird als Pauschale gewährt, wobei 70% als Abschlag ausgezahlt werden, 30% nach Beendigung der Mobilität und Einreichen aller Abschlussunterlagen. Es wird eine Vergleichsberechnung nach Landesreisekostenrecht gemacht, da Überschüsse (bei geringeren Realkosten) versteuert werden müssen, Mehrkosten jedoch nicht aus Abteilungs- oder Institutsmitteln erstattet werden, aber ebenfalls bei der Steuererklärung geltend gemacht werden können.

Teilnehmer mit Behinderung

Teilnehmer mit einem Grad der Behinderung (GdB) von mindestens 50 können eine Sonderförderung beantragen. Anträge müssen allerdings mindestens zwei Monate im Voraus gestellt werden. Weitere Informationen auf Anfrage.

Nützliche Informationen

zu behindertengerechten Hochschulen der European Agency for Development in Special Needs Education

Antragstellung

Antrag auf Erasmus+ Förderung (STA)

Um eine rechtzeitige Bearbeitung zu gewährleisten, sollten Anträge spätestens 4 Wochen vor Beginn der Mobilität (sowie vor Buchung von Reise/Hotel) in Papierform (Hauspost) eingereicht werden. Es werden nur vollständige Anträge bearbeitet. Unvollständige Anträge werden zurückgesandt. Einzureichen sind:

Antrag (Checkliste)

unterschrieben vom Antragsteller

Mobility Agreement

Lehrvereinbarung mit der Gasthochschule. Unterschrieben vom Antragsteller, vom zuständigen ERASMUS Hochschul- oder Fachkoordinator an der Gasthochschule sowie vom ERASMUS Fachkoordinator an der Universität Ulm. Die Einholung der Unterschriften der Koordinatoren kann per eMail erfolgen (das Dokument kann digital signiert bzw. unterschrieben und eingescannt werden).

Dienstreiseantrag

unterschrieben vom Antragsteller und vom jeweiligen Vorgesetzten. Angabe der Buchungsstelle: ERASMUS STA eintragen (Projektnummer wird vom International Office ergänzt).

Im Dienstreiseantrag ist anzugeben, ob Sie Zuwendungen von dritter Seite erhalten. Damit ist nicht die Förderung aus Erasmus+ Mitteln gemeint, sondern ob Sie seitens des Gastgebers z.B. Unterkunft/Verpflegung erhalten. Sofern Sie seitens des Gastgebers ein Honorar erhalten, muss dies vorher als Nebentätigkeit angemeldet werden.

Bewilligung der Erasmus+ Förderung (STA)

Wird ihr Antrag bewilligt, erhalten Sie per Hauspost ein Grant Agreement (Erasmus+ Finanzhilfevereinbarung) in zweifacher Ausfertigung zugeschickt. Beide Ausfertigungen sind von Ihnen zu unterschreiben und an das International Office zurückzusenden; Sie erhalten eine gegengezeichnete Ausfertigung per Hauspost zurück. Das Grant Agreement tritt in Kraft, nachdem es von beiden Parteien unterzeichnet wurde.

Bitte beachten Sie:

Eine Förderung aus dem Erasmus+ Programm muss grundsätzlich vor Antritt der Mobilität beantragt und bewilligt werden. Eine Bewilligung von Zuschüssen für bereits angetretene oder abgeschlossene Mobilitäten ist ausgeschlossen.

Achten Sie darauf, dass die Angaben zu Anreise/Abreise sowie erster/letzter Unterrichtstag im Antrag, im Mobility Agreement sowie im Dienstreiseantrag übereinstimmen. Jede Änderung im Datum oder der Zahl der Unterrichtsstunden ist unverzüglich mitzuteilen, weil sich damit die Bewilligung ändern oder ganz erlöschen kann.

Organisation der Reise

Organisation der Reise

Für die Organisation der Reise (Buchung Fahrt / Flug / Hotel etc.) sind die geförderten Personen selbst verantwortlich. Andererseits haben Sie damit auch volle Kostenkontrolle und können durch rechtzeitige Buchung von Flügen oder Wahl von preiswerteren Übernachtungsmöglichkeiten dafür sorgen, dass das Ihnen bewilligte Budget möglichst nicht überschritten wird.

Hierbei ist das Merkblatt Dienstreisen zu beachten, insbesondere hinsichtlich der Buchung der Reise über ein Vertragsreisebüro der Universität Ulm. (Buchung über andere Anbieter nur, wenn die Leistung dort nachweislich kostengünstiger ist. Angebot vom Vertragsreisebüro muss dazu vorgelegt werden.)

Es sollten keine kostenpflichtigen Buchungen vorgenommen werden, bevor die Bewilligung für die Erasmus+ Förderung (Grant Agreement) vorliegt.

Versicherungsschutz

Mit der Teilnahme am ERASMUS-Programm ist keinerlei Versicherungsschutz verbunden. Es besteht die Möglichkeit, auf eigene Kosten an der Gruppenversicherung des DAAD teilzunehmen. Auskunft bei der Versicherungsstelle des DAAD (Tel. 0228-882-294).

Begleichung von Rechnungen / Erstattungen

Änderung zu früheren Förderperioden:

Alle Rechnungen müssen von Ihnen selbst beglichen werden. Sie erhalten dazu vorab einen Abschlag in Höhe von 70% der Fördersumme. Die Auszahlung des Abschlags ist jedoch nur möglich, wenn bereits nachweislich Kosten im Zusammenhang mit der bewilligten Mobilität anfallen. Die Originalrechnungen (z.B. für Bahn- oder Flugbuchung und/oder Hotelreservierung) sind sachlich richtig zu zeichnen und über die Erasmus+ Hochschulkoordinatorin (International Office) einzureichen.

Nach Beendigung der Mobilität müssen innerhalb von 30 Tagen alle Abschlussunterlagen, einschließlich eines Antrags auf Reisekostenabrechnung mit sämtlichen Originalbelegen eingereicht werden. Danach werden die restlichen 30% der Fördersumme ausbezahlt.

Reisebelege

Am Ende der Mobilität müssen sämtliche Reisebelege eingereicht werden.
Dazu zählen neben Rechnungen für Bahn, Flug und Hotel auch Tickets und Boarding Pässe, Busfahrscheine u.ä. (aber nicht: Restaurantrechnungen oder Eintrittskarten).
Darum: alles aufbewahren!

An der Gasthochschule

Bestätigung der Gasthochschule

Eine Bestätigung der Gasthochschule, dass die Lehrmobilität wie im Mobility Agreement vereinbart durchgeführt wurde, muss am letzten Unterrichtstag eingeholt werden. Einen entsprechenden Vordruck erhalten Sie zusammen mit ihrer Bewilligung (Grant Agreement).

Sie können sich diesen Vordruck auch hier herunterladen:

Certificate of Mobility

Datum und Dauer

Achten Sie beim Ausfüllen darauf, dass die Daten erster/letzter Unterrichtstag sowie die Anzahl der Unterrichtsstunden mit den Angaben ihres Antrags, des Mobility Agreements sowie des Grant Agreements übereinstimmen, da sonst die Förderzusage erlischt.

Nach Beendigung der Mobilität

Abschlussunterlagen

Innerhalb eines Monats nach Beendigung der Mobilität sind folgende Unterlagen beim International Office einzureichen:

Abrechnung (Checkliste)

Bescheinigung der Gasthochschule (Certificate of Mobility)
•   1 Original

Ausdruck des Online-Erfahrungsberichts (EU Survey)
•   1 Ausdruck

Formular Reisekostenabrechnung
•   1 Original + 1 Kopie

Belege
•   1 Satz Originale – 1 Satz Kopien

Bitte keine weiteren Unterlagen (Anschreiben Bewilligung, Mobility Agreement, Grant Agreement) einreichen.

Bei der Erstattung nach Landesreisekostenrecht bzw. Erstellung einer Vergleichsberechnung zur Ermittlung der Steuerpflicht bzw. der steuerlichen Absetzbarkeit können nur Kosten berücksichtigt werden, die zur Durchführung der Fort- und Weiterbildung an der Gasteinrichtung angefallen sind. Kosten im Rahmen anderer Aktivitäten (z.B. private Fahrten am Ort der Gasthochschule oder Eintrittsgelder) können nicht berücksichtigt werden.

Bei gemeinsamen Reisen mehrerer Personen: nur den Anteil der angefallenen Kosten pro Person auflisten (Kosten für gegenseitige Auslagen vorab untereinander verrechnen).

Das International Office prüft, ob die Vorgaben des Erasmus+ Programms eingehalten wurden und leitet die Abrechnung und die Belege an die Reisekostenabteilung (III-1) zur Auszahlung der Abschlussrate (30% der Bewilligung) weiter.

EU Survey

Alle Teilnehmer am Erasmus+ Programm sind verpflichtet, einen Bericht über ihre Mobilität anzufertigen. Der Bericht muss online erstellt werden. Nach Beendigung der Mobilität erhalten Sie einen entsprechenden Link per eMail mit der Absendeadresse replies-will-be-discarded(at)ec.europa.eu

Nach Absenden des Berichts wird ein PDF erzeugt. Bitte sofort abspeichern, da Sie keinen Zugriff mehr auf das Dokument bekommen, wenn Sie die Webseite einmal verlassen haben. Ein Ausdruck des Berichts (PDF) ist zusammen mit den weiteren Unterlagen zur Schlussabrechnung einreichen.

Datum und Dauer

Achten Sie darauf, dass die Angaben zu Anreise/Abreise sowie erster/letzter Unterrichtstag in der Reisekostenabrechnung mit denen im Mobility Agreement im Grant Agreement, im Dienstreiseantrag und der Bescheinigung der Gasthochschule übereinstimmen.

Ausschlussfrist

Normalerweise können Reisekostenabrechnungen bis zu 6 Monate nach Beendigung der Dienstreise eingereicht werden. Wenn eine Förderung aus dem Erasmus+ Programm in Anspruch genommen wird, müssen die Reisekostenabrechnungen innerhalb 1 Monats nach Beendigung der Mobilität eingereicht werden.