Betrieb der Universität (Phase 3.1) wegen Corona-Virus Pandemie

13.01.2021

Informationen für Beschäftigte, Professorinnen und Professoren in Ergänzung zu den vom Präsidium festgelegten Regelungen - Coronapandemie Betrieb Stufe 3.1


Arbeiten vor Ort und von zu Hause

Kontaktmöglichkeiten am Arbeitsplatz sind durch Maßnahmen der zeitlichen oder räumlichen Entzerrung sowie durch weitere Schutzmaßnahmen (Abtrennungen) zu reduzieren.

In der aktuellen Lage mit besonders hohen Infektionszahlen ist eine Präsenz der Beschäftigten des Landes (Beamtinnen und Beamten sowie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer) vor Ort an der Universität auf das unabdingbare Maß zu reduzieren. Die Vorgesetzten werden daher gebeten, den Beschäftigten, wo immer derzeit möglich, bis auf Weiteres Arbeit von zu Hause zu ermöglichen.

Soweit die Tätigkeiten hierfür geeignet sind, kann von der Instituts- bzw. Einrichtungsleitung vorübergehende Arbeit von zu Hause festgelegt werden, siehe hierzu § 2 DV Sonderregelung. Die Regelungen der DV Telearbeit sind im Übrigen zu beachten.

  • Die Arbeitszeiten (vor Ort und von zu Hause) sind von den Beschäftigten zu erfassen.

Zum Zweck der Telearbeit können Unterlagen/Akten zur Bearbeitung nach Hause mitgenommen werden. Auf die Datenschutzregelung gemäß Ziffer 8 Dienstvereinbarung Telearbeit wird hingewiesen, diese ist zu beachten.

  • Die Mitnahme von Akten und Originalschriftstücken ist in der jeweiligen Einrichtung zu dokumentieren (wer nimmt was wann mit + Rückgabe).

Von der Instituts- bzw. Einrichtungsleitung können zum Zweck der Verringerung der Belegungsdichte für die Beschäftigten weiterhin feste Arbeits- und Pausenzeiten für die Arbeit vor Ort innerhalb der Rahmenzeit festgelegt werden, siehe hierzu § 3 DV Sonderregelung. Im Übrigen gilt die DV Arbeitszeit regulär.


Hygieneregeln

Folgende Regeln sind von allen Beschäftigten innerhalb der Universität zu beachten:

  • Maskenpflicht, außer am Arbeitsplatz (ohne Kundenkontakt) oder bei der Nahrungsaufnahme (eine Ausnahme gilt für Personen, die glaubhaft machen können, dass ihnen das Tragen einer Mund-Nasen-Bedeckung aus gesundheitlichen oder sonstigen zwingenden Gründen nicht möglich oder nicht zumutbar ist, wobei die Glaubhaftmachung gesundheitlicher Gründe in der Regel durch eine ärztliche Bescheinigung zu erfolgen hat)
    -> Die Masken sind auch bei Besprechungen, sonstigen Veranstaltungen und bei kurzen Rücksprachen mit anderen Personen am Arbeitsplatz zu tragen.
  • Abstandspflicht 1,5 Meter
  • Das Betreten anderer Büros ist möglichst zu vermeiden
  • Regelmäßiges Händewaschen bzw. desinfizieren
  • Einmalhandtücher verwenden
  • In die Armbeuge Niesen und Husten
  • Keine Berührungen, kein Händeschütteln
  • Hände vom Gesicht fernhalten
  • Arbeitsmaterialien/Gegenstände nach Möglichkeit nicht mit den Kollegen teilen (z.B. Werkzeug, Tastatur, Maus, Stifte etc.)
  • Wird ein Arbeitsplatz mit anderen Personen geteilt, ist der Arbeitsplatz vor dem Wechsel zu reinigen und zu lüften.
  • Räume, die von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden, sind möglichst alle 20 Minuten Stoßzulüften (mindestens 3 Minuten)
  • Besprechungsräume ohne Abluftanlage sind zudem vor der Nutzung und danach gründlich zu lüften.


Beschäftigte, die sich zur Risikogruppe zählen/Betriebsärztlicher Dienst

Die Arbeitsschutzmaßnahmen, die in der Universität umgesetzt werden, sollen alle Beschäftigten gleichermaßen vor einer Infektion mit dem Corona Virus schützen. Bei Beschäftigten, die zur Risikogruppe zählen, ist auf die Einhaltung der Arbeitsschutzregelungen besonders zu achten.

Beschäftigte mit einer entsprechenden ärztlichen Bescheinigung dürfen nicht für Tätigkeiten mit vermehrtem Personenkontakt und nicht für Tätigkeiten eingesetzt werden, bei denen der Abstand von 1,5 Meter nicht eingehalten werden kann. Ihnen soll weiterhin die Möglichkeit gegeben werden, (teilweise) von zu Hause zu arbeiten, soweit es die Tätigkeit zulässt und keine anderen geeigneten Schutzmaßnahmen möglich sind.

Um zu klären, ob und welche speziellen Schutzmaßnahmen im Einzelfall erforderlich sind, wird den Beschäftigten eine arbeitsmedizinische Vorsorge zu gesundheitlichen Gefährdungen am Arbeitsplatz aufgrund des Corona Virus angeboten. Sie können sich individuell vom Betriebsarzt beraten lassen, auch zu besonderen Gefährdungen aufgrund einer Vorerkrankung oder einer individuellen Disposition. Der Betriebsarzt schlägt dem Arbeitgeber geeignete Schutzmaßnahmen vor, wenn die normalen Arbeitsschutzmaßnahmen nicht ausreichen. Der Arbeitgeber erfährt nur davon, wenn der Beschäftigte ausdrücklich einwilligt bzw. ihm dies selbst mitteilt.

Die betriebsärztliche Vorsorge kann auch telefonisch erfolgen. Hierzu können die Beschäftigten unter der Telefonnummer 0731 500 66-190 einen telefonischen Rückruf mit einem Betriebsarzt vereinbaren.

Wünschen Beschäftigte einen Vor-Ort-Vorsorgetermin beim Betriebsarzt, sollen sie sich hierzu zunächst per E-Mail an Ihre Personalsachbearbeiterin wenden. Sie erhalten von der Personalabteilung ein entsprechendes Schreiben zur Wunschvorsorge (per E-Mail). Dieses ist beim Eingang in das Gebäude der Chirurgie und beim BÄD vorzuzeigen.


Dokumentation der Kontakte von Personen innerhalb einer Einrichtung/Institut

Für Veranstaltungsräume und Räume mit regelmäßigem Besucherverkehr wird eine elektronische Erfassung von Kontaktpersonen eingeführt, diese Daten werden gemäß den Vorgaben der Coronaverordnung direkt an das Gesundheitsamt übermittelt.

Darüber hinaus ist es für eine schnelle Nachverfolgung von Kontaktpersonen erforderlich, dass dienstliche Personenkontakte > 15 Minuten in den Einrichtungen erfasst werden.


Infektion und Kontaktpersonen

1.    Einen Leitfaden für den Umgang finden Sie hier

2.    Beschäftigte, die positiv auf das Coronavirus getestet sind, müssen umgehend ihre Einrichtungsleitung informieren. Sie dürfen die Universität nicht betreten.

  • Eine Arbeitsunfähigkeit oder die Anordnung von Quarantäne nach § 56 IfSG ist der Personalabteilung mitzuteilen.
     
  • Über den Zeitpunkt der Rückkehr zum Arbeitsplatz entscheidet das Gesundheitsamt bzw. der behandelnde Arzt

3.    Die Kontaktflächen im Betrieb sind gründlich zu reinigen bzw. zu desinfizieren.

4.    Alle genutzten Räume sind gründlich zu lüften.


Krankheits- und Erkältungssymtome:

Beschäftigte mit akuten typischen Symptome einer Infektion mit dem Coronavirus, namentlich Fieber ab 38,0°C, trockener Husten, Störung des Geschmacks- oder Geruchssinns müssen zunächst zu Hause bleiben

Einen Leitfaden für den Umgang finden Sie hier


Beschäftigte mit Kontakt zu Personen für die Quarantäne angeordnet wurde:

Gesunde Beschäftigte, die keinen Quarantäneauflagen durch das Gesundheitsamt unterliegen, kommen regulär zur Arbeit, auch wenn in ihrem Haushalt für eine andere Person Quarantäne angeordnet wurde.

Es wird empfohlen, die Arbeitsschutzmaßnahmen zu überprüfen und ggf. auf die Situation anzupassen.

Einen Leitfaden für den Umgang finden Sie hier

Solange nicht zweifelsfrei geklärt ist, ob ein Kind einer Beamtin oder eines Beamten infiziert worden ist, kann die Universität, d.h. die Personalabteilung in Abstimmung mit dem Vorgesetzten, die Beamtin oder den Beamten als Kontaktperson der Kategorie II ferner aus Gründen der Fürsorge gegenüber den übrigen Angehörigen der Dienststelle vom Dienst freistellen, bis eine Weiterverbreitung der Krankheit oder des Erregers nicht mehr zu befürchten ist. Dies gilt nur, wenn eine Weiterarbeit von zu Hause nicht möglich ist. Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gilt dies entsprechend. Das Ergebnis eines Coronatests ist der Dienststelle unverzüglich mitzuteilen.

Die Vorgesetzten werden in diesen Fällen gebeten sich an die zuständige Personalsachbearbeiterin zu wenden.

 


Beschäftigte mit Betreuungspflichten

Informationen zur Notbetreuung ab 16.12.2020 für Familien mit Notbetreuungsbedarf für Kinder bis zur 7. Klasse, älter nur bei Behinderung:

Mit den Schul- und Kita-Schließungen bzw. Distanzunterricht ab dem 16.12.2020 soll die Anzahl der Kontakte reduziert werden. Diese können nur dann wirksam werden, wenn die „Notbetreuung“ ausschließlich dann in Anspruch genommen wird, wenn dies zwingend erforderlich ist, d.h. eine Betreuung auf keine andere Weise sichergestellt werden kann.
Weitere Infos finden Sie hier:
https://www.uni-ulm.de/einrichtungen/zuv/dezernat-3/pe/familie/not-unabkoemml/

Beschäftigten, die aufgrund von Quarantäne-Anordnungen oder gestrichenem Präsenzschulunterricht oder einer aufgrund einer behördlich angeordneten Schließung einer Einrichtung zur Betreuung von Kindern, ihre Kinder selbst betreuen müssen, soll die Möglichkeit gegeben werden, (teilweise) von zu Hause zu arbeiten, soweit keine anderen Betreuungsmöglichkeiten gegeben sind. Voraussetzung ist, dass die übertragene Tätigkeit von zu Hause ausgeübt werden kann.

Im Übrigen verweisen wir auch die Regelung des § 56 Abs.1a IfSG zur Entschädigungsmöglichkeit.
Einen Leitfaden für den Umgang finden Sie hier


Urlaubsreisen / Private Reisen in Risikogebiete (hierzu gehören auch Reisen im Rahmen von Nebentätigkeiten)

Bei privaten Reisen in eine Region oder ein Land für das nach der Rückkehr des/der Reisenden eine Absonderung nach einer Verordnung vorgeschrieben ist, kann und darf die Universität zum Zwecke der Wiederaufnahme der Arbeit nicht betreten werden. Die jeweils aktuelle Liste der Risikoländer ist der Corona-Einreiseverordnung zu entnehmen.

Einreiseverordnung BW:

https://www.baden-wuerttemberg.de/de/service/aktuelle-infos-zu-corona/verordnung-fuer-ein-und-rueckreisende/

Bitte informieren Sie sich rechtzeitig über die Risikoländer und –gebiete setzen Sie sich mit der für Sie zuständigen Behörde in Verbindung. Bitte beachten Sie, dass sich die Risikoländer laufend verändern können.

Link zum Formular der Stadt Ulm für Ein- und Rückreisende:

https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=&ved=2ahUKEwi6o4OnjrnsAhXIjKQKHZhQC5kQFjAAegQIARAC&url=https%3A%2F%2Fwww.ulm.de%2Faktuelle-meldungen%2Fz%25C3%25B6a%2Fm%25C3%25A4rz-2020%2F-%2Fmedia%2F803a2cd16f56475592549f3195745825.ashx&usg=AOvVaw2ex1ErWqHKa6J9-d2uUBge

Als Arbeitgeber greifen wir nicht in die Urlaubs- bzw. die privaten Reisepläne der Beschäftigten ein. Wir weisen aber vorsorglich darauf hin, dass Beschäftigte gegebenenfalls keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung haben, wenn sie sich durch eine Urlaubsreise dem Risiko einer Covid-19-Erkrankung oder Absonder-ungspflicht aussetzen und dieses Risiko eintritt.

Klären Sie frühzeitig das Vorgehen mit Ihrer bzw. Ihrem Vorgesetzten. Details entnehmen Sie bitte den speziellen Hinweisen des Landes auf unserer Internetseite.


Dienstreisen

Dienstreisen dürfen nur durchgeführt werden, wenn diese zwingend notwendig sind. Die Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes sind zu beachten.

 

Präsenzveranstaltungen/Vorstellungsgespräche

Interne Besprechungen in Präsenz sind auf das notwendige Maß zu reduzieren. Werden sie durchgeführt, muss weiterhin der Sicherheitsabstand zwischen den Teilnehmerinnen und Teilnehmern gewährleistet sein, hierfür sind ausreichend große Räume mit Hygienekonzept zu wählen.

Dies gilt auch für Vorstellungsgespräche, die in Präsenz durchgeführt werden. Schwerbehinderte Menschen sind vor Ort zu einem persönlichen Gespräch einzuladen. Der Schwerbehindertenvertretung ist die Teilnahme an den Auswahlgesprächen zu ermöglichen.

Bei Vorstellungsgesprächen ist auf Folgendes zu achten: kein Händeschütteln, keine Getränke, zeitlicher Abstand zwischen zwei Bewerbern, regelmäßiges Belüften des Raumes, Desinfektion der Flächen, die der/die vorherige Kandidat/in belegt hat.

Bitte Informieren Sie Ihre Kandidaten bzw. Kandidatinnen, dass sie nur dann zum Vorstellungsgespräch vor Ort kommen dürfen, wenn sie keine einschlägigen Krankheitssymptome haben.


Änderung WissZeitVG / LHG

Das Wissenschaftszeitvertragsgesetz wurde coronabedingt geändert:
    
Nach dem neuen § 7 Abs. 3 WissZeitVG verlängert sich die nach „§ 2 Abs. 1 S. 1 und 2 insgesamt zulässige Befristungsdauer um sechs Monate, wenn ein Arbeitsverhältnis nach § 2 Abs. 1 zwischen dem 1. März 2020 und dem 30. September 2020 besteht“. Es ist  nicht erforderlich, dass das Arbeitsverhältnis über den gesamten Zeitraum von März bis September vorliegt. Der Vertrag muss allerdings zur wissenschaftlichen Qualifizierung nach dem WissZeitVG befristet abgeschlossen worden sein. Ein Anspruch auf eine Verlängerung oder eine automatische Verlängerung ist mit dieser Regelung nicht verbunden.

Gemäß  WissBdVV vom 23.9.2020 wurde die zulässige Befristungsdauer nach § 2 Abs.1 WissZeitVG für die o.g. Beschäftigungsverhältnisse um weitere sechs Monate verlängert. Für nach dem 1.10.2020 bis 31.03.2021 neu begründeten Vertragsverhältnisse verlängert sich die zulässige Befristungsdauer um sechs Monate.

Für Beschäftigte, die nach § 2 Abs. 2 WissZeitVG befristet beschäftigt sind und in dem Zeitraum seit 1. März 2020 beschäftigt sind/waren (sog. Drittmittelbefristung) gilt die hier beschriebene verlängerte Befristungsgrenze zur wissenschaftlichen Qualifizierung nicht.


Das LHG wurde ebenfalls coronabedingt geändert:

Für Juniorprofessuren und Akademischen Räte auf Zeit gilt einer Verlängerungsmöglichkeit des Beamtenverhältnisses - § 45 LHGAbs.6a: Beamtenverhältnisse auf Zeit nach §§ 51 Absatz 7 Satz 1, 51a Absatz 3 Satz 2 und Absatz 4 Satz 1 sowie 52 Absatz 4 Satz 1 und 3, die schon zwischen dem 1. März 2020 und dem 30. September 2020 bestanden haben, können auf Antrag um bis zu sechs Monate verlängert werden.


Aufgabenwahrnehmung der Personalabteilung

Die Personalabteilung nimmt ihre Aufgaben wieder regulär wahr.

Beschäftigte werden grundsätzlich nur eingestellt/weiterbeschäftigt, wenn der Beschäftigungsort Ulm ist und sie hier ihre Arbeit aufnehmen.

Wir bitten Sie, uns die Krank- und Dienstantrittsmeldungen wieder elektronisch direkt per E-Mail an AU-Sachbearbeiter(at)uni-ulm.de zu senden.
Wir benötigen folgende Daten:
- Name, Vorname,
- Personalnummer LBV
- Universitätseinrichtung
- Datum des ersten vollständigen Krankheitstages (begonnene u. vorzeitig abgebrochene Arbeitstage gelten nicht als Krankheitstag)
- ärztliche Bescheinigung, soweit vorhanden
- ging der Krankheit ein Erholungsurlaub voraus? Falls ja: Wann hat der Urlaub begonnen?
  Wann war der letzte Krankheitstag
- Besteht gegen Dritte ggfs. ein Schadenersatzanspruch  - z. B. aufgrund eines Unfalls?
- Wann war die Arbeitsunfähigkeit beendet (Urlaub oder Zeitausgleich gilt als Dienstantritt)?
- Bei Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung die Angabe, falls der Dienst frühzeitig angetreten wurde.

Wir leiten diese Daten an das Landesamt für Besoldung u. Versorgung weiter, um den Wegfall der Entgeltfortzahlung zu vermeiden.


Aktualisierungen

Bitte lesen Sie regelmäßig die Informationen auf dieser Internetseite, um neue Hinweise zu erfahren.


Weitere Informationen zum Thema

Weitere wichtige Informationen finden Sie unter:

https://www.uni-ulm.de/universitaet/informationen-zum-coronavirus/

Informationen der Personalabteilung zur Phase 3 wegen Corona-Virus Pandemie

Entnehmen Sie bitte folgender Internetseite (nur intern lesbar)
welche Regelungen zum Urlaub gelten