Universität auf Notbetrieb wegen Corona-Virus Pandemie – Informationen für Beschäftigte, Professorinnen und Professoren

1. April 2020

A) Regelung für das Personal

Der Pandemie-Krisenstab hat in seiner Sitzung am 17.3.2020 beschlossen, aufgrund der aktuellen akuten Gefährdungslage im Zusammenhang mit der rasanten Ausbreitung des neuen Coronavirus (SARS-CoV-2) bis Donnerstag, 19. März 2020 (18:00 Uhr), die komplette Schließung der Universität, bzw. deren Reduzierung auf einen geregelten Notbetrieb bis auf Weiteres vorzunehmen. Für die Zeit der Schließung darf die Universität nur von Personen betreten werden, die für den Notbetrieb unabdingbar sind. Alle andere Mitarbeitenden und Studierenden nutzen Telearbeit bzw. mobiles Arbeiten.

Für das Personal, mit Ausnahme des klinischen Bereiches, gelten für die Umsetzung des Beschlusses des Pandemie-Krisenstabs folgende Regelungen:

1.   Die Notfallpläne der Einrichtungen haben Gültigkeit, d.h. nur noch die Beschäftigten betreten die Universität, die im Rahmen der Notfallregelungen der jeweiligen Einrichtung für Arbeiten vor Ort eingeplant sind. Die Instituts- bzw. Einrichtungsleiter/innen geben den Beschäftigten hierzu Anweisungen.

2.   Alle Beschäftigten, die nicht ausschließlich im Rahmen des Notbetriebes vor Ort eingeteilt sind, arbeiten soweit möglich von zu Hause (§ 7 Dienstvereinbarung Telearbeit):

Auf eine schriftliche Vereinbarung und auf die Zustimmung der Abteilung Personal für das nichtwissenschaftliche Personal wird verzichtet. Abweichend von § 7 Dienstvereinbarung Telearbeit kann für die Zeit des Notbetriebes auch vereinbart werden, dass die Arbeit vollständig von zu Hause erbracht wird.

  • Zum Zweck der Telearbeit können Unterlagen/Akten zur Bearbeitung nach Hause mitgenommen werden. Die Mitnahme von Akten und Originalschriftstücken ist in der jeweiligen Einrichtung zu dokumentieren (wer nimmt was wann mit + Rückgabe). Auf die Datenschutzregelung gemäß Ziffer 8 Dienstvereinbarung Telearbeit wird hingewiesen, diese ist zu beachten.
     
  • Alle Beschäftigten müssen während der üblichen Arbeitszeit, mindestens in der Kernarbeitszeit, erreichbar sein. Auf die betrieblichen Anrufbeantworter ist für die Dauer der Abwesenheit eine Ansage mit einem Hinweis zur Erreichbarkeit per E-Mail aufzusprechen. In den Einrichtungen soll zudem eine Telefonliste mit privaten Telefonnummern hinterlegt sein. Die dienstlichen E-Mails sind mindestens 3-mal täglich (morgens, mittags, abends) abzurufen und ggf. zu bearbeiten. Arbeitsaufträge werden von den Vorgesetzten erteilt bzw. mit ihnen abgesprochen.
     
  • Die Heimarbeit ist innerhalb der üblichen Arbeitszeit zu erbringen. Die Wochenarbeitszeit in Heimarbeit ist auf die jeweilige Sollarbeitszeit begrenzt, d.h. die Zeiten dürfen nicht überschritten werden, Zeitguthaben dürfen nicht angesammelt werden. Dies gilt auch, wenn teilweise vor Ort gearbeitet wird.

    Von dieser Regelung sind nur Beschäftigte ausgenommen, die in die Planung und Organisation des Notbetriebes über die Maßen eingebunden sind. Soweit die Anordnung von Überstunden/Mehrarbeit erforderlich ist, ist durch den/die Vorgesetzten ein begründeter Antrag an die Abteilung Personal zu richten. Mehr als 48-Stunden pro Woche dürfen grundsätzlich nicht gearbeitet werden.

    Im Falle einer erforderlichen Betreuung von Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen gelten ab sofort im Home Office erweiterte Gleitzeiten von 05:00-22:00 Uhr. Anspruch auf Zuschläge bestehen insoweit nicht; die Nutzung der Zeiten ist vielmehr freiwillig und dient dazu, zu vermeiden, dass stattdessen Zeitausgleich oder Urlaub einzusetzen ist.
     
  • Beschäftigte, die arbeitsfähig und arbeitsbereit sind, ihre Arbeit in Heimarbeit jedoch nur eingeschränkt oder gar nicht erbringen können, können aus Gründen der Vorsorge und zum Schutz der Beschäftigten von der Arbeit freigestellt werden. Die direkten Vorgesetzten sind im Rahmen der Notbetriebsanordnung befugt, diese Entscheidungen zu treffen. Gemäß Ziffer 9 der rechtlichen Hinweise des IM und des FM vom 16.3.2020 behalten Beamte während der Zeit der Freistellung ihren Anspruch auf Besoldung (§§ 4,11 LBesGBW), Arbeitnehmer erhalten ebenfalls weiter ihr tarifliches Entgelt gem. § 21 TV-L. Bevor Beschäftigte von der Arbeit bezahlt freigestellt werden, ist der Abbau von ggf. vorhandenen Überstunden (ohne reguläres Gleitzeitguthaben) zu prüfen und festzulegen.

    Eventuelle Freistellungszeiten sind im jeweiligen Arbeitszeitnachweis zu vermerken.
     
  • Die Beschäftigten in Heimarbeit oder bei Freistellung können jederzeit aufgefordert werden, ihre Arbeit wieder vor Ort in der Universität aufzunehmen. Ggf. wird die Universität die Klinik oder weitere Einrichtungen bei der Bewältigung ihrer Aufgaben unterstützen und hierzu auch Personal mit den entsprechenden Kompetenzen einsetzen oder zur Verfügung stellen.
     
  • Bereits genehmigter Erholungsurlaub bleibt unberührt. Dieser kann von Seiten der Beschäftigten nicht rückgängig gemacht werden. Gleiches gilt für bereits bewilligten Arbeitszeitausgleich.
     
  • Auch während der Heimarbeit kann Zeitausgleich gemäß der Dienstvereinbarung Arbeitszeit (z.B. aus Zeitguthaben vor Beginn des Notbetriebes) und Urlaub beantragt und bewilligt werden. Die Beschäftigten werden nochmals darauf hingewiesen, dass ggf. übertragener Resturlaub aus dem Vorjahr am 30.9.2020 verfällt, wenn er nicht zuvor genommen wurde. Auch die Zeit des Notbetriebes kann hierfür genutzt werden.

3.   Sofern nicht für die Vorbereitung des Notbetriebs oder die Bewältigung der Corona-Pandemie unabdingbar, unterbleiben weiterhin:

  • Sitzungen und Besprechungen vor Ort,
  • Sitzungen universitärer Gremien, inkl. Sitzungen von Berufungskommissionen,
  • Dienstreisen

4.    Kinderbetreuung

In Ausnahmefällen können Beschäftigte für die Betreuung von Kindern bis zur Vollendung des 12. Lebensjahres oder für die Betreuung von Kindern, die wegen einer Behinderung dauernd pflegebedürftig sind, durch die Abteilung Personal auf Antrag, ganz oder teilweise unter Fortzahlung des Entgelts vorübergehend freigestellt werden, sofern dienstliche Gründe nicht entgegenstehen. Die fehlende Betreuungsmöglichkeit durch andere Personen, z.B. bei Alleinerziehenden, ist der Dienststelle darzulegen.

5.    Rückkehrer aus Risikogebieten

Für Rückkehrer aus Risikogebieten:
https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Risikogebiete.html

oder Personen, die nachweislich engeren Kontakt mit CORONA-Infizierten hatten,

gilt weiterhin, dass diese für 14 Tage nicht an die Universität kommen dürfen. Diese Beschäftigten haben sich bei ihren Vorgesetzten zu melden. Bei Beschäftigten, die für die Aufrechterhaltung eines zwingenden Notbetriebes unverzichtbar und nicht austauschbar sind, muss im Einzelfall nach Klärung der konkreten Infektionsgefahr, ggf. unter Einbeziehung des BÄD eine abweichende Entscheidung getroffen werden.

Sollten die Beschäftigten innerhalb dieser 14 Tage Symptome wie Fieber, Muskelschmerzen, Husten, Schnupfen, Durchfall u. a. bekommen, setzen sie sich bitte umgehend telefonisch mit ihrem Hausarzt in Verbindung oder nehmen Kontakt mit dem kassenärztlichen Notdienst unter der Telefonnummer 116117 auf.

6.    Alle Beschäftigte, die positiv auf das Corona-Virus getestet sind, müssen umgehend ihre Instituts- bzw. Einrichtungsleitung informieren. Eventuelle Kontaktpersonen in der Universität sind abzuklären und Schutzmaßnahmen für die übrigen Beschäftigten sind zu ergreifen.

7.    Beschäftigte, die eine Corona-Infektion entsprechend den Kriterien des RKI überstanden haben und aus der häuslichen Isolation vom Gesundheitsamt entlassen wurden, sind an der Universität wieder einsetzbar.

8.    Diese Regelungen werden der jeweiligen Sach- und Rechtslage bei Bedarf angepasst.

 


B) Informationen zu Mitteilungen/Anträgen der Beschäftigten an die ZUV, Abtl. Personal während des Notbetriebes (diese gelten nicht für Beschäftigte der medizinischen Fakultät, diese können sich an die Klinikumsverwaltung wenden)


1.    Krankmeldung

Im Falle einer Arbeitsunfähigkeit, bitten wir um Mitteilung der Erkrankung und der Wiederherstellung des Arbeitsvermögens. Wir benötigen folgende Daten:

  • Name, Vorname
  • Personalnummer LBV
  • Universitätseinrichtung
  • Datum des ersten vollständigen Krankheitstages (begonnene und vorzeitig abgebrochene Arbeitstage gelten nicht als Krankheitstag)
  • ärztliche Bescheinigung, soweit vorhanden
  • Ging der Krankheit Erholungsurlaub voraus? Falls ja: Wann hat der Urlaub begonnen?
    Wann war der letzte Krankheitstag?
  • Besteht gegen Dritte ggf. ein Schadensersatzanspruch – z.B. aufgrund eines Unfalls?
  • Wann war die Arbeitsunfähigkeit beendet (Urlaub oder Zeitausgleich gilt als Dienstantritt)?
    Bei Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung die Angabe, falls der Dienst frühzeitig angetreten wurde.

Mitteilungen und AU-Bescheinigungen bitte direkt per- E-Mail an: AU-Sachbearbeiter(at)uni-ulm.de
Wir leiten diese Daten an das Landesamt für Besoldung und Versorgung weiter, um den Wegfall der Entgeltfortzahlung zu vermeiden.

2.    Quarantäneanordnung

Sofern Beschäftigte, für die Quarantäne nach §56 IfSG angeordnet wurde, ihre Tätigkeit nicht ausüben können, bitten wir diese, sich in der Personalabteilung unter folgender E-Mail-Adresse sachbearbeiter-abt.III-1(at)uni-ulm.de zu melden und eine entsprechende Bescheinigung vorlegen. Sie erhalten Zahlungen nach dem IfSG.

3.    Mitteilung über Elternzeit/Mutterschutz

Bitte senden Sie Ihre Mitteilungen zu Mutterschutz und Elternzeit ebenfalls per E-Mail an die Personalsachbearbeiter: sachbearbeiter-abt.III-1(at)uni-ulm.de

Sollten Sie - aus datenschutzrechtlichen Gründen - keine Übermittlung per Mail vornehmen wollen, erfolgt die Meldung nach Ende des Notbetriebes, die Daten sind uns in diesem Fall per Post zuzuleiten.

4.    Wochenend-, Überstunden, Erschwerniszuschläge etc.

Beschäftigte, die im Rahmen des Notdienstes entsprechend herangezogen werden, können unverändert ihre Anträge per Post bei uns einreichen. Wir bemühen uns, diese weiterhin zeitnah zu bearbeiten.

5.    Rechnungen im Zusammenhang mit Reisekosten

Bitte senden Sie uns Ihre Stornorechnungen mit einer sachlich richtig- Bestätigung per E-Mail an: bettina.hermann-koros(at)uni-ulm.de und sylke.tuerke(at)uni-ulm.de

Bitte reichen Sie uns Ihre Dienstreiseabrechnungen wie gewohnt ein, wir bemühen uns, diese zeitnah zu bearbeiten.
    

Aktualisierungen

Bitte lesen Sie regelmäßig die Informationen auf dieser Internetseite, um neue Hinweise zu erfahren.

 

Weitere Informationen zum Thema

Weitere wichtige Informationen finden Sie unter:
https://www.uni-ulm.de/universitaet/informationen-zum-coronavirus/

Informationen der Personalabteilung zum Notbetrieb

Informationen der Personalabteilung, welche Leistungen während des Notbetriebes noch erbracht werden, entnehmen Sie bitte folgender Internetseite (nur intern lesbar):