Dienstreisen während der Corona-Pandemie
Bitte beachten Sie das Merkblat Zur Durchführung und Abrechnung von Erasmus Personalmobilitäten (STA + STT) während der COVID-19-Pandemie.
Erasmus+ Gastdozenturen (STA)
Mobilitäten zu Unterrichtszwecken
Erasmus+ fördert Gastdozenturen an europäischen Partnerhochschulen, die eine gültige Erasmus Charta für Hochschulen (ECHE) besitzen. Gastdozenten sollen durch ihren Aufenthalt die europäische Dimension der Gasthochschule stärken, deren Lehrangebot ergänzen und ihr Fachwissen Studierenden vermitteln, die nicht im Ausland studieren wollen oder können.
Nach Möglichkeit sollte dabei die Entwicklung gemeinsamer Studienprogramme der Partnerhochschulen ebenso wie der Austausch von Lehrinhalten und -methoden eine Rolle spielen.
Lehraufenthalte innerhalb Europas dauern zwischen min. zwei Tagen und max. zwei Monaten (zuzügl. An- und Abreise); das Unterrichtspensum liegt bei mindestens acht Stunden je Aufenthalt bzw. für die erste Woche. Bei längeren Aufenthalten wird die Stundenzahl nach der Formel [8 Stunden / 5 Tage * Arbeitstage gesamt] berechnet.
Wird an der Gasteinrichtung neben der Lehre auch an der Entwicklung innovativer Unterrichtsmethoden oder Curricula gearbeitet, kann der Aufenthalt als kombinierte Mobilität (zu Unterrichtszwecken wie zur Fort- und Weiterbildung) gefördert werden. Das Lehrpensum reduziert sich dabei um die Hälfte. (Forschungsaktivitäten oder Kongressteilnahmen können jedoch nicht als Weiterbildungszwecke anerkannt werden).
Sorgen Sie für ausreichenden Versicherungsschutz
Mit der Teilnahme am Erasmus+-Programm ist keinerlei Versicherungsschutz verbunden. Weder die EU-Kommission, noch die Nationale Agentur für Erasmus+ in Deutschland (DAAD), noch die Universität Ulm haften für Schäden, die aus Krankheit, Tod, Unfall, Verletzung von Personen, Verlust oder Beschädigung von Sachen im Zusammenhang mit Erasmus+ Auslandsaufenthalten entstehen. Sie sind daher angehalten, sich selbst um ausreichenden Versicherungsschutz zu kümmern (Kranken-, Haftpflicht- und Unfallversicherung).
Sie sollten dabei darauf achten, dass Ihre Krankenversicherung auch Behandlungskosten im Ausland im Zusammenhang mit COVID-19 abdeckt. Ggf. ist der Abschluss einer zusätzlichen Auslandskrankenversicherung zu erwägen, z.B. über die Gruppenversicherung beim DAAD (Tarif 750).
Kontakt
Dr. Sabine Habermalz
| nach Vereinbarung. |
Mobilitätsdauer
Mindestdauer: Unterricht an mindestens zwei aufeinanderfolgenden Tagen an der Gasteinrichtung
Höchstdauer: 2 Monate (60 Tage) an der Gasteinrichtung (aber nicht mehr, als im Austauschabkommen vereinbart wurde)
Das Unterrichtspensum liegt bei mindestens acht Stunden je Aufenthalt bzw. für die erste Woche. Bei längeren Aufenthalten wird die Stundenzahl nach der Formel [8 Stunden / 5 Tage * Arbeitstage gesamt] berechnet.
Förderdauer
In den Austauschabkommen mit unseren Partnern ist i.d.R. eine Dauer von max. 1 Woche für die Mobilität von Lehrenden vereinbart, in Ausnahmefällen eine Dauer von 2 Wochen.
- Aufgrund des begrenzten Budgets kann eine finanzielle Förderung i.d.R. nur für max. 1-2 Wochen gewährt werden (= finanzielle Unterstützung aus Erasmus+ Mitteln der EU).
- Längere Aufenthalte sind dennoch möglich, aber nur mit teilweiser Finanzierung (= finanzielle Unterstützung aus Erasmus+ Mitteln der EU in Kombination mit Zero-Grant-Tagen). Zero-Grant-Tage können nicht rückwirkend in finanziell geförderte Tage umgewandelt werden (weder ganz noch teilweise).
- Sollte das Budget ausgeschöpft sein, ist es dennoch möglich, eine Mobilität zu Unterrichtszwecken im Rahmen von Erasmus+ zu absolvieren, jedoch ohne finanzielle Förderung (= Zero Grant mit Erasmus+ Förderung der EU).
Sofern Sie die Möglichkeit haben, aus eigenen Mitteln solche Gastdozenturen zu finanzieren, ohne finanzielle Förderung (Zero Grant), die jedoch den Anforderungen von Erasmus+ STA genügen, und sollten Sie ferner bereit sein, auch die entsprechende Dokumentation durchzuführen, würden sich solche Mobilitäten positiv auf die Mittelzuweisung in folgenden Projektjahren auswirken.
Reisetage
Zusätzlich können ein Tag für Anreise sowie ein Tag für Abreise gefördert werden, sofern die An-/Abreise unmittelbar vor dem ersten bzw. nach dem letzten Weiterbildungstag erfolgen (keine "freien Tage" dazwischen).
Auszahlung
Die ermittelte Fördersumme wird als Pauschale gewährt, wobei 70% als Abschlag ausgezahlt werden, 30% nach Beendigung der Mobilität und Einreichen aller Abschlussunterlagen.
Berechnung der Fördersumme
Die max. Höhe der finanziellen Förderung wird auf der Basis von "Stückkosten" berechnet. Aus welchem Projekt die Förderung gewährt wird, hängt ab vom Zeitpunkt der Antragstellung, da wir immer zuerst die Fördermittel aus älteren Projekten verausgaben. Derzeit verwenden wir die Fördermittel aus dem Projekt 2018. Die Sätze im Nachfolgeprojekt sind gleich hoch.
Stückkosten für Aufenthaltstage
| Zielland | Stückkosten je Tag pro Teilnehmer | |
Tag 1 - 14 | Tag 15 - 60 | |
| Dänemark, Finnland, Irland, Island, Lichtenstein, Luxemburg, Norwegen, Schweden, Vereinigtes Königreich | 180 EUR | 126 EUR |
| Belgien, Deutschland, Frankreich, Griechenland, Italien, Malta, Niederlande, Österreich, Portugal, Spanien, Zypern | 160 EUR | 112 EUR |
| Bulgarien, Estland, Kroatien, Lettland, Litauen, Mazedonien (FYROM), Polen, Rumänien, Slowakei, Slowenien, Tschechische Republik,Türkei, Ungarn, | 140 EUR | 98 EUR |
Stückkosten für Hin- und Rückfahrt
einfache Entfernung | Betrag (Stückkosten) |
10 - 99 km | 20 EUR |
100 – 499 km | 180 EUR |
500 – 1.999 km | 275 EUR |
2.000 – 2.999 km | 360 EUR |
3.000 – 3.999 km | 530 EUR |
4.000 – 7.999 km | 820 EUR |
8.000 km und mehr | 1.500 EUR |
Möglicherweise kann eine Erasmus-geförderte Reise zu einer gesonderten Versteuerung führen. Während „normale“ Dienstreisen aus Haushaltsmitteln und damit nach dem Landesreisekostengesetz (LRKG) abgerechnet werden, werden Erasmus-geförderte Reisen nach den durch das Programm bestimmten EU-Pauschalen berechnet und ausgezahlt.
Die Reisekostenstelle im Dezernat II muss allerdings nach der Reise eine Vergleichsrechnung erstellen, die die nach Landesreisekostengesetz erstattungsfähigen Kosten der Reise der gezahlten EU-Pauschale gegenüberstellt.
Sollte die Berechnung ergeben, dass der Erasmus-Zuschuss höher war als es eine Erstattung der Kosten nach Landesreisekostengesetz vorsieht, so ist die Reisekostenstelle verpflichtet, die Differenz zur Versteuerung an das LBV zu melden. Der Betrag wird dann vom LBV als „Sonstiger Bezug“ gewertet und versteuert. Die Steuer wird in der Regel mit der folgenden Gehaltsabrechnung verrechnet.
Erfahrungsgemäß kommt es beispielsweise dann zu einer Besteuerung, wenn die Unterkunft während der Reise relativ gesehen günstig war. Hohe Kosten bei der Verpflegung hingegen werden beim Landesreisekostengesetz nicht gesondert berücksichtigt, sondern nur durch die Tagegeld-Pauschale.
Nach dem Landesreisekostengesetz sind folgende Kosten ansatzfähig:
- alle Fahrtkosten (Flug, Zug, Bahn, U-Bahn, Bus,…) – Belege sammeln!
- die vollen Hotelkosten (ggf. mit Begründung, dass kein günstigeres Hotel gefunden werden konnte) – Belege sammeln!
- eine ortsabhängig festgelegte Tagespauschale für die Verpflegung (keine Belege)
Aber: Nur die zu zahlende Steuer auf den möglichen Differenzbetrag wird Ihnen abgezogen, nicht der komplette Differenzbetrag. Beispiel:
- Gezahlte EU-Pauschale: 1000 Euro
- Reisekosten ansatzfähig nach LRKG: 900 Euro
- Differenz = 100 Euro => Ihr persönlicher Steuersatz auf 100 Euro wird bei der Gehaltsabrechnung abgezogen
Wenn Sie genauer wissen möchten, wie hoch die individuelle Versteuerung ausfällt, kontaktieren Sie Ihren Ansprechpartner beim LBV.
Teilnehmer mit Behinderung
Teilnehmer mit einem Grad der Behinderung (GdB) von mindestens 50 können eine Sonderförderung beantragen. Anträge müssen allerdings mindestens zwei Monate im Voraus gestellt werden. Weitere Informationen auf Anfrage.
Nützliche Informationen
zu behindertengerechten Hochschulen der European Agency for Development in Special Needs Education
Antrag auf Erasmus+ Förderung (STA)
Um eine rechtzeitige Bearbeitung zu gewährleisten, sollten Anträge spätestens 4 Wochen vor Beginn der Mobilität (sowie vor Buchung von Reise/Hotel) in Papierform (Hauspost) eingereicht werden. Es werden nur vollständige Anträge bearbeitet. Unvollständige Anträge werden zurückgesandt. Einzureichen sind:
unterschrieben vom Antragsteller
Mobility Agreement (Teaching) oder Mobility Agreement (Teaching & Training)
Mobilitätsvereinbarung mit der Gasthochschule. Unterschrieben vom Antragsteller, vom zuständigen ERASMUS Hochschul- oder Fachkoordinator an der Gasthochschule sowie vom ERASMUS Fachkoordinator an der Universität Ulm. Die Einholung der Unterschriften der Koordinatoren kann per eMail erfolgen (das Dokument kann digital signiert bzw. unterschrieben und eingescannt werden).
Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise
unterschrieben vom Antragsteller und vom jeweiligen Vorgesetzten. Angabe der Buchungsstelle: ERASMUS STA eintragen (Projektnummer wird vom International Office ergänzt).
Im Dienstreiseantrag ist anzugeben, ob Sie Zuwendungen von dritter Seite erhalten. Damit ist nicht die Förderung aus Erasmus+ Mitteln gemeint, sondern ob Sie seitens des Gastgebers z.B. Unterkunft/Verpflegung erhalten. Sofern Sie seitens des Gastgebers ein Honorar erhalten, muss dies vorher als Nebentätigkeit angemeldet werden.
Bewilligung der Erasmus+ Förderung (STA)
Wird ihr Antrag bewilligt, erhalten Sie per Hauspost ein Grant Agreement (Erasmus+ Finanzhilfevereinbarung) in zweifacher Ausfertigung zugeschickt. Beide Ausfertigungen sind von Ihnen zu unterschreiben und an das International Office zurückzusenden; Sie erhalten eine gegengezeichnete Ausfertigung per Hauspost zurück. Das Grant Agreement tritt in Kraft, nachdem es von beiden Parteien unterzeichnet wurde.
Bitte beachten Sie:
Eine Förderung aus dem Erasmus+ Programm muss grundsätzlich vor Antritt der Mobilität beantragt und bewilligt werden. Eine Bewilligung von Zuschüssen für bereits angetretene oder abgeschlossene Mobilitäten ist ausgeschlossen.
Achten Sie darauf, dass die Angaben zu Anreise/Abreise sowie erster/letzter Unterrichtstag im Antrag, im Mobility Agreement sowie im Dienstreiseantrag übereinstimmen. Jede Änderung im Datum oder der Zahl der Unterrichtsstunden ist unverzüglich mitzuteilen, weil sich damit die Bewilligung ändern oder ganz erlöschen kann.
Organisation der Reise
Für die Organisation der Reise (Buchung Fahrt / Flug / Hotel etc.) sind die geförderten Personen selbst verantwortlich. Andererseits haben Sie damit auch volle Kostenkontrolle und können durch rechtzeitige Buchung von Flügen oder Wahl von preiswerteren Übernachtungsmöglichkeiten dafür sorgen, dass das Ihnen bewilligte Budget möglichst nicht überschritten wird.
Hierbei ist das Merkblatt Dienstreisen zu beachten, insbesondere hinsichtlich der Buchung der Reise über ein Vertragsreisebüro der Universität Ulm. (Buchung über andere Anbieter nur, wenn die Leistung dort nachweislich kostengünstiger ist. Angebot vom Vertragsreisebüro muss dazu vorgelegt werden.)
Es sollten keine kostenpflichtigen Buchungen vorgenommen werden, bevor die Bewilligung für die Erasmus+ Förderung (Grant Agreement) vorliegt.
Begleichung von Rechnungen / Erstattungen
Änderung zu früheren Förderperioden:
Alle Rechnungen müssen von Ihnen selbst beglichen werden. Sie erhalten dazu vorab einen Abschlag in Höhe von 70% der Fördersumme. Die Auszahlung des Abschlags ist jedoch nur möglich, wenn bereits nachweislich Kosten im Zusammenhang mit der bewilligten Mobilität anfallen. Die Originalrechnungen (z.B. für Bahn- oder Flugbuchung und/oder Hotelreservierung) sind sachlich richtig zu zeichnen und über die Erasmus+ Hochschulkoordinatorin (International Office) einzureichen.
Nach Beendigung der Mobilität müssen innerhalb von 30 Tagen alle Abschlussunterlagen, einschließlich eines Antrags auf Reisekostenabrechnung mit sämtlichen Originalbelegen eingereicht werden. Danach werden die restlichen 30% der Fördersumme ausbezahlt.
Reisebelege
Am Ende der Mobilität müssen sämtliche Reisebelege eingereicht werden.
Dazu zählen neben Rechnungen für Bahn, Flug und Hotel auch Tickets und Boarding Pässe, Busfahrscheine u.ä. (aber nicht: Restaurantrechnungen oder Eintrittskarten).
Darum: alles aufbewahren!
Versicherungsschutz
Mit der Teilnahme am ERASMUS-Programm ist keinerlei Versicherungsschutz verbunden. Es besteht die Möglichkeit, auf eigene Kosten an der Gruppenversicherung des DAAD teilzunehmen (Krankenversicherung, Unfall- und Privathaftpflichtversicherung). Auskunft bei der Versicherungsstelle des DAAD (Tel. 0228-882-294).
NEU: A1 Bescheinigung
Sobald die Termine für Ihre Erasmus+ Personalmobilität feststehen, setzen Sie sich bitte mit den für Sie zuständigen Personalsachbearbeiter*innen in Verbindung setzen, um eine A1-Bescheinigung zu beantragen.
Die A1-Bescheinigung dient zum Nachweis, dass Angestellte sich nur vorübergehend im Ausland aufhalten und währenddessen auch weiterhin der deutschen Sozialversicherung unterliegen. Damit soll vermieden werden, auch im Gastland Sozialversicherungsbeiträge zahlen zu müssen.
Die A1-Bescheinigung ist auch bei kurzen Auslandsdienstreisen mitzuführen. Es wird in einigen Ländern inzwischen streng kontrolliert und hohe Geldstrafen verhängt.
Ausführliche Informationen
Bestätigung der Gasthochschule
Eine Bestätigung der Gasthochschule, dass die Lehrmobilität wie im Mobility Agreement vereinbart durchgeführt wurde, muss am letzten Unterrichtstag eingeholt werden. Einen entsprechenden Vordruck erhalten Sie zusammen mit ihrer Bewilligung (Grant Agreement).
Sie können sich diesen Vordruck auch hier herunterladen:
Certificate of Mobility (Teaching) oder Certificate of Mobility (Teaching & Training)
Datum und Dauer
Achten Sie beim Ausfüllen darauf, dass die Daten erster/letzter Unterrichtstag sowie die Anzahl der Unterrichtsstunden mit den Angaben ihres Antrags, des Mobility Agreements sowie des Grant Agreements übereinstimmen, da sonst die Förderzusage erlischt.
Abschlussunterlagen
Innerhalb eines Monats nach Beendigung der Mobilität sind folgende Unterlagen beim International Office einzureichen:
Bescheinigung der Gasthochschule (Certificate of Mobility)
• 1 Original
Ausdruck des Online-Erfahrungsberichts (EU Survey)
• 1 Ausdruck
Formular Reisekostenabrechnung
• 1 Original + 1 Kopie
Belege
• 1 Satz Originale – 1 Satz Kopien (sofern Original-Belege auf Thermo-Papier gedruckt wurden, müssen diese zusätzlich kopiert werden / s. Rundschreiben 6/2019)
Bitte keine weiteren Unterlagen (Anschreiben Bewilligung, Mobility Agreement, Grant Agreement) einreichen.
Bei der Erstattung nach Landesreisekostenrecht bzw. Erstellung einer Vergleichsberechnung zur Ermittlung der Steuerpflicht bzw. der steuerlichen Absetzbarkeit können nur Kosten berücksichtigt werden, die zur Durchführung der Fort- und Weiterbildung an der Gasteinrichtung angefallen sind. Kosten im Rahmen anderer Aktivitäten (z.B. private Fahrten am Ort der Gasthochschule oder Eintrittsgelder) können nicht berücksichtigt werden.
Bei gemeinsamen Reisen mehrerer Personen: nur den Anteil der angefallenen Kosten pro Person auflisten (Kosten für gegenseitige Auslagen vorab untereinander verrechnen).
Das International Office prüft, ob die Vorgaben des Erasmus+ Programms eingehalten wurden und leitet die Abrechnung und die Belege an die Reisekostenabteilung (III-1) zur Auszahlung der Abschlussrate (30% der Bewilligung) weiter.
EU Survey
Alle Teilnehmer am Erasmus+ Programm sind verpflichtet, einen Bericht über ihre Mobilität anzufertigen. Der Bericht muss online erstellt werden. Nach Beendigung der Mobilität erhalten Sie einen entsprechenden Link per eMail mit der Absendeadresse replies-will-be-discarded(at)ec.europa.eu
Nach Absenden des Berichts wird ein PDF erzeugt. Bitte sofort abspeichern, da Sie keinen Zugriff mehr auf das Dokument bekommen, wenn Sie die Webseite einmal verlassen haben. Ein Ausdruck des Berichts (PDF) ist zusammen mit den weiteren Unterlagen zur Schlussabrechnung einreichen.
Datum und Dauer
Achten Sie darauf, dass die Angaben zu Anreise/Abreise sowie erster/letzter Unterrichtstag in der Reisekostenabrechnung mit denen im Mobility Agreement im Grant Agreement, im Dienstreiseantrag und der Bescheinigung der Gasthochschule übereinstimmen.
Ausschlussfrist
Normalerweise können Reisekostenabrechnungen bis zu 6 Monate nach Beendigung der Dienstreise eingereicht werden. Wenn eine Förderung aus dem Erasmus+ Programm in Anspruch genommen wird, müssen die Reisekostenabrechnungen innerhalb 1 Monats nach Beendigung der Mobilität eingereicht werden.