International Office

Erasmus+ Studierendenmobilität Studium (SMS)

Nach Beendigung der Mobilität

Informationen für Outgoings im akademischen Jahr 2017/18

Berichte und Bescheinigungen

Nach Beendigung der Mobilität* sind folgende Unterlagen innerhalb eines Monats beim International Office einzureichen:

*Die Frist läuft ab dem letzten Tag der Mobilität, der auch als offizielles Enddatum auf dem Certificate of Mobility eingetragen ist (in der Regel Tag der letzten Prüfung, letzter Unterrichts- oder Arbeitstag / nicht gemeint ist "innerhalb eines Monats nach Rückkehr aus dem Ausland" oder "nach Rückkehr an die Universität Ulm")!

Alle Studierenden, die am Erasmus+ Programm teilnehmen, sind verpflichtet, einen Nachweis über die tatsächliche Dauer der Mobilität vorzulegen.

Hierzu musste Teil 1 des Certificate of Mobility nach der Ankunft von der Gasthochschule bestätigt und als Kopie/Scan beim International Office eingereicht werden. Teil 2 des Certificate of Mobility war kurz vor der Abreise von der Gasthochschule zu bestätigen. Zum Abschluss der Mobilität muss das Originaldokument (Teil 1+2) eingereicht werden.

Die tatsächliche Dauer meint jedoch nicht den Zeitraum zwischen Datum der Anreise bzw. Abreise, sondern ist definiert als der Zeitraum zwischen

  • Datum des Beginns der Mobilitätsphase: der erste Tag, an dem der/die Teilnehmer/in an der Gasthochschule anwesend sein muss.
  • Datum des Endes der Mobilitätsphase: der letzte Tag, an dem der/die Teilnehmer/in an der Gasthochschule anwesend sein muss.

Hinweis an Studierende der Humanmedizin: da auch das Landesprüfungsamt einen Nachweis über den Studienaufenthalt verlangt, dafür aber keine eigenen Formulare zur Verfügung stellt, empfehlen wir Ihnen, das Certificate of Mobility zwei mal ausstellen zu lassen (eine Original-Ausfertigung für Erasmus, die zweite für das LPA).

Alle Teilnehmer am Erasmus+ Programm sind verpflichtet, nach Beendigung der Mobilität einen Online-Fragebogen auszufüllen (EUSurvey). Sie erhalten dazu eine individuelle Aufforderung per eMail von replies-will-be-discarded(at)ec.europa.eu, sobald das Datum verstrichen ist, an dem die Mobilität spätestens enden sollte (siehe Grant Agreement), mit dem Betreff "Ihr Bericht über den Erasmus-Auslandsaufenthalt / Erasmus participant report request".

Diese eMail enthält einen Link, über den Sie Ihren Bericht online erstellen und einreichen können. Unmittelbar nach Absenden der Daten wird ein PDF generiert. Senden Sie das PDF per eMail an das International Office (erasmus(at)uni-ulm.de).

Wenn Ihr Aufenthalt wesentlich früher geendet hat, als im Grant Agreement vereinbart wurde, reichen Sie uns bitte baldmöglichst das Certificate of Mobility ein, damit wir das tatsächliche Enddatum im Online-Portal eintragen können und die eMail mit dem Link zeitnah verschickt wird (ggf. vorab als PDF an erasmus(at)uni-ulm.de, das Original muss aber trotzdem in Hardcopy eingereicht werden!).

Darüber hinaus  bitten wir Sie, einen persönlichen Erfahrungsbericht anfertigen. Sofern Sie der Veröffentlichung zustimmen, wird dieser Bericht über die Homepage des International Office zukünftigen Interessierten und Teilnehmenden am Erasmus+-Programm zur Verfügung gestellt.

Bitte loggen Sie sich dazu in mobility-online ein und füllen Sie den entsprechenden Fragebogen aus.

Alle Teilnehmer am Erasmus+ Programm sind verpflichtet, vor Beginn der Mobilität einen OLS Online-Sprachtest durchzuführen, sofern die (Haupt-)Unterrichtssprache nicht Muttersprache ist (oder vor Beginn in der entsprechenden Sprache kein Test zur Verfügung stand).

Sie sind verpflichtet, uns umgehend zu informieren, wenn sie den Online-Sprachtest nicht durchführen können, andernfalls sind wir berechtigtigt, die finanzielle Unterstützung ganz oder teilweise zurück zu fordern.

Das Testergebnis (mit Datum) ist als Nachweis über die Durchführung beim International Office einzureichen (PDF an erasmus(at)uni-ulm.de).

Sofern beim ersten Test vor der Mobilität das Ergebnis C2 (höchstmögliches Ergebnis) erreicht wurde, besteht keine Option einen zweiten Test (freiwillig) nach Beendigung der Mobilität zu absolvieren. Wir bitten darum, in diesem Fall das Ergebnis des ersten Tests einzureichen, damit wir die Vollständigkeit der Unterlagen schneller prüfen können.

Nur Studierende der Medizin (Klinik + PJ): Ausdruck aus dem Hochschulportal - dient als Nachweis der Immatrikulation während des gesamten Auslandsstudienaufenthalts (PDF an erasmus(at)uni-ulm.de ausreichend).

Nachweis der im Ausland erbrachten Studienleistungen und deren Anerkennung

Für die Einreichung gelten keine harten Fristen, da die Verfügbarkeit der einzureichenden Dokumente davon abhängt, wie schnell die Gasthochschulen die Leistungsnachweise erstellen bzw. die Prüfungsausschüsse und Prüfungsämter das Anerkennungsverfahren durchführen.

Die letzte Stipendienrate wird jedoch erst dann ausgezahlt, wenn alle Unterlagen vollständig und korrekt eingegangen sind. Alle TeilnehmerInnern erhalten dann einen Stipendienabschlussbescheid sowie eine Teilnahmebescheinigung an Ihre angegebene E-Mail-Adresse.

Die am Erasmus+ Programm teilnehmenden Hochschulen sind durch ihre Erasmus Charta (ECHE) verpflichtet, innerhalb von 5 Wochen nach Bekanntgabe der Noten ein Transcript of Records auszustellen.

Studierende der Medizin (PJ): erhalten i.d.R. kein Transcript, sondern müssen sich am Ende eine PJ-Bescheinigung (Anlage 1+2) ausstellen lassen.

Eine Kopie des Transcripts bzw. der PJ-Bescheinigung ist zeitnah beim International Office einzureichen (PDF an outgoings@uni-ulm.de ausreichend).

Die Anerkennung der Studienleistungen muss von den TeilnehmerInnen selbst zeitnah nach Erhalt des Transcript of Records bzw. der PJ-Bescheinigung beantragt werden. Die zuständigen Prüfungsausschüsse bzw. das Landsprüfungsamt sollten die Studienleistungen, die gemäß eines gültigen Learning Agreements erbracht wurden, innerhalb von 5 Wochen anerkennen. Ein Nachweis der Anerkennung ist zeitnah beim International Office einzureichen (PDF an erasmus(at)uni-ulm.de ausreichend), und zwar:

  • Studierende im Bachelor/Master: Notenspiegel (Ausdruck aus dem Hochschulportal) - gleichzeitig als Nachweis der Immatrikulation während des gesamten Auslandsstudienaufenthalts  
  • Studierende der Medizin (Klinik): Notenspiegel (Ausdruck durch das Studiendekanat Medizin)
  • Studierende der Medizin (PJ): Kopie der Anerkennungsbescheinigung des Landesprüfungsamts

Kontakt

Auch wenn die Zusage über Art und Umfang bereits im Learning Agreement erteilt wurde, ist es aus administrativen Gründen erforderlich, dass hierzu ein formaler Antrag gestellt wird:

Antrag auf Anerkennung von Studien- und Prüfungsleistungen (unter "Allgemeine Formulare")

Zusammen mit dem Antrag sind einzureichen:

  • Learning Agreement (Before the Mobility)
  • Learning Agreement (During the Mobility)
  • Learning Agreement (After the Mobility) bzw. Transcript of Records der Gasthochschule

Sobald das Anerkennungsverfahren abgeschlossen ist und das Studierendensekretariat die Leistungen verbucht hat, ist ein Ausdruck des Notenspiegels sowie eine Kopie des Transcript of Records der Gasthochschule beim International Office einzureichen (outgoings(at)uni-ulm.de)

Kontakt

Für die Anerkennung der Studienleistungen sind die Prüfungsausschüsse  zuständig.

Ausnahmen:
Informatik: Professor Dr. Jacobo Toran
Physik: Professor Dr. Susana Huelga

Für die Verbuchung der Studienleistungen ist das Studiensekretariat zuständig.
Ansprechpartner

Studierende (Klinik): Sobald das Anerkennungsverfahren abgeschlossen ist und das Studiendekanat Medizin die Leistungen verbucht hat, ist ein Ausdruck des Notenspiegels (Studiendekanat) sowie eine Kopie des Transcript of Records der Gasthochschule beim International Office einzureichen.

Studierende (PJ): Sobald das Anerkennungsverfahren abgeschlossen ist, ist eine Kopie der PJ-Bescheinigung (Anlage 1+2) sowie des Anerkennungsbescheids des Landesprüfungsamts beim International Office einzureichen.

Kontakt

Für die Anerkennung der Studienleistungen aus dem Ausland für Studierende der Humanmedizin ist das Landesprüfungsamt zuständig.

Das Studiendekanat Medizin stellt auf Antrag Äquivalenzbescheinigungen für die im Ausland erbrachten Studienleistungen aus.