Anleitung für Raumreservierungen

Diese Webseite erklärt den Prozess für Raumreservierungen in der Fakultät für Mathematik und Wirtschaftswissenschaften.

Ziel ist dabei zu helfen, unkompliziert eine vollständige Anfrage zur Raumreservierung an die zuständige Stelle weiterzugeben. Weiter unten gibt es Kontakte für die zuständigen Personen und einen FAQ Abschnitt.

Bitte beachten Sie, dass die reguläre Semesterplanung über zentrale Stellen erfolgt. Insbesondere sollten alle Lehrveranstaltungen bereits vor Beginn der Stundenplanung für das entsprechende Semester bei den zuständigen Stellen gemeldet werden. Zudem sollten Raumreservierungen für regelmäßige Termine von Seminaren und Tutorien immer unter den entsprechenden Veranstaltungseinträgen im Hochschulportal gebucht werden und nicht als separate Events. Durch das nachfolgend beschriebene Vorgehen wird dies sichergestellt.

Aktuelles zum eingeschränkten Betrieb

Stand: 2021-02-16

Es gibt eine Informationsseite zu Räumen für Lehre, Prüfungen und Besprechungen, mit aktueller Information zum Nutzungksonzept im eingeschränkten Universitätsbetrieb. Dort findet sich auch Angaben zur maximalen Belegungszahl und ob der Raum an die Lüftungsanlage angeschlossen ist. Räume dürfen nur nach eingebuchter Reservierung verwendet werden. Alle nicht durch die bestehenden Regelungen erfassten Veranstaltungen müssen vorab von der Arbeitssicherheit geprüft und genehmigt werden. Zur Anwesenheitserfassung muss das elektronische Datenerfassungssystem KNApp UU verwendet werden. Alle Lehrräume sind mit QR-Codes ausgestattet und alle Teilnehmenden können sich über ein durch den QR-Code verlinktes Web-Formular registrieren. Die Registierung ist verpflichtend. Wer seine Daten nicht angeben möchte, darf an der Präsenzveranstaltung nicht teilnehmen!

Weitere Information gibt es auch auf der Planungseite für die mathematischen Veranstaltungen im SoSe 2021.

Ich brauche einen Raum. Was nun?

Es geht um Raumangelegenheiten, welche die Stundenplanung betreffen?
Beispiele: Verlegung eines regelmäßigen Vorlesungstermins, veränderte Raum-und Terminanforderungen bei geplanten Lehrveranstaltungen

Mathematische Studiengänge und mathematische Exportveranstaltungen: an Manfred Sauter wenden
Wirtschaftswissenschaften: an Julius Düker wenden

Es geht um Raumreservierungen zentral verwalteter Räume für Einzeltermine?
Zentral verwaltet sind alle üblichen Räume und Hörsäle außer die Räume in Heho 18, Räume 141 und 1.42 in Heho 22 und außer die Seminarräume in O29 LGM, siehe auch die FAQ.
Beispiele: Vortrag, Workshop, Klausur, ein mit den Hörern einer Veranstaltung abgesprochener Ausweichtermin, mündliche Prüfungen

mit konkreten Raumanfragen an Tom Schachtschneider wenden

Es geht um sonstige Raumreservierungen, also regelmäßige Termine oder Einzelreservierungen für nicht zentral (aber im Hochschulportal) verwaltete Räume?
Beispiele: zusätzliche Tutoriumstermine, mit Teilnehmern abgesprochene Seminartermine, Vorträge in der Heho 18, mündliche Prüfungen

Mathematische Studiengänge: mit konkreten Raumanfragen an Nadine Mathe wenden
Wirtschaftswissenschaften: mit konkreten Raumanfragen an Julius Düker wenden

Bemerkungen

Solange die Semesterplanung läuft, werden noch keine Raumreservierungen für Einzeltermine in der kommenden Vorlesungszeit ausgeführt. Insbesondere können Hörsäle für Klausuren in der ersten Semesterwoche erst nach Abschluss der Semesterplanung reserviert werden, es sei denn es geht um Termine außerhalb des 8–18 Uhr Zeitfensters.

Die Semesterplanung für das Sommersemester ist spätestens ab dem 1. April und die Semesterplanung für das Wintersemester spätestens ab dem 1. Oktober abgeschlossen. Herr Schachtschneider führt aber Reservierungen in der Regel bereits ab Mitte März oder Mitte September aus.

Welche Informationen werden benötigt?

Bei der Anfrage werden am besten konkrete Reservierungswünsche angegeben, die über die Raumsuche im Hochschulportal bereits auf Verfügbarkeit überprüft wurden. Falls im Hochschulportal keine geeigneten freien Räume mehr verfügbar sind, gelingt die Raumfindung in der Regel nur durch Raumtausch über separate persönliche Absprachen.

Veranstaltungstitel und Kontaktperson
Separates Event oder im Hochschulportal geplante Lehrveranstaltung?
Einzeltermine oder regelmäßige Termine?
Welche Räume sollen an den Terminen reserviert werden? Gibt es Anforderungen an die Räume?

Zuständige Personen

Zentrale Raumvergabe

Tom Schachtschneider

Zuständig für die zentrale Raumvergabe. Führt Reservierungen für alle zentral verwalteten Räume aus, solange diese entweder außerhalb der Vorlesungszeiten liegen oder nach Abschluss der Stundenplanung auch in der Vorlesungszeit. Kanonischer Ansprechpartner für Hörsaalreservierungen und Raumreservierungen außerhalb der Helmholtzstraße 18 (insbesondere bei Klausuren, allgemeinen Einzelveranstaltungen, Vorträgen oder Workshops).

Email: tom.schachtschneider(at)uni-ulm.de

Telephone: +49(0)731/50-25076

2a. Mathematik

Nadine Mathe

Sekretariat der Studienkommission Mathematische Studiengänge. Verwaltet außerhalb der Stundenplanung (also insbesondere während des Semesters) die Hörsäle E20, E60, 120 und 220 in der Heho 18 und den Raum 1.41 in Heho 22. Führt Raumreservierungen oder allgemeine Reservierungsanfragen (für Räume außerhalb der Helmholtzstraße) für Vorträge, Seminare oder Klausuren durch.

Email: nadine.mathe(at)uni-ulm.de

Telephone: +49(0)731/50-23600

Dr. Manfred Sauter

Zuständig für die Stundenplanung der mathematischen Studiengänge. Ansprechpartner bei allen Angelegenheiten, welche die Semesterplanung betreffen (z.B. Verlegung von regelmäßigen Vorlesungsterminen, Überschneidungen in Stundenplänen, Meldungen zu Raum- oder Terminanforderungen).

Email: manfred.sauter(at)uni-ulm.de

Telephone: +49(0)731/50-23592

2b. Wirtschaftswissenschaften

Julius Düker

Zuständig für Stundenplanung und Raumangelegenheiten bei den Wirtschaftswissenschaften.

Email: julius.dueker(at)uni-ulm.de

Telephone: +49(0)731/50-23546

FAQ

Die zuständige Person ist nicht da. Was tun?

Nadine Mathe wird in Raumangelegenheiten von Manfred Sauter vertreten.
Julius Düker wird in Raumangelegenheiten außerhalb der Stundenplanung von Nadine Mathe vertreten.
Tom Schachtschneider wurde bisher in der Regel durch Kai Braunwarth vertreten; Information zur Vertretung in der E-Mail Abwesenheitsnotiz.

Welche Räume sind zentral verwaltet?

Alle Räume im Hochschulportal, bei denen Tom Schachtschneider als Raumverwalter aufgeführt ist.

Ist es manchmal nötig mehrere Personen wegen Raumreservierungen zu kontaktieren?

Das kann tatsächlich vorkommen, wenn man z.B. für eine Klausur Räume in der HeHo 18 (von der Fakultät, nicht zentral verwaltet), Hörsäle im Hauptkomplex (zentral verwaltet) und anderen Fachbereichen zugeordnete Räume (nicht zentral verwaltet, nur über direkte Reservierungsanfrage) reservieren will. Dabei werden die Reservierungen dann von den jeweiligen Personen technisch über separate Events vorgenommen. (Müssen alle Reservierungen in einem einzelnen Event vorliegen, geht das nur über indirekt über Reservierungsanfragen. Dazu gegebenenfalls den zuständigen Stundenplaner kontaktieren.)

Es geht um eine „externe“ Angelegenheit, die nicht der Mathematik oder den Wirtschaftswissenschaften zugeordnet werden kann.

Bei regelmäßigen stundenplanrelevanten Veranstaltungen: Bitte gegenenfalls zuständigen Stundenplaner aus dem entsprechenden Fachbereich kontaktieren.
Bei Einzelveranstaltungen und zentral verwalteten Räumen: Tom Schachtschneider
Bei Einzelveranstaltungen und den nicht zentral verwalteten Räumen in der Heho 18 oder 22 (also Räume E20, E60, 120, 220 und 1.41): Nadine Mathe

Wie sucht man im Hochschulportal effizient nach Räumen?

Wenn es nur eine kleine Zahl geeigneter oder erwünschter namentlich bekannter Räume gibt, kann man das direkt mit der Suche zur Raumbelegung machen. Damit kann man gezielt einen Wochenstundenplan oder den Semesterstundenplan für einen Raum ausgeben lassen. Wenn es um einen Raum in der Heho 18 geht, würde man in der Suchmaske also „E20“, „E60“, „120“ und „220“ durchprobieren.
Kompliziertere Suchanfragen kann man mit Hilfe von „Detaillierte Raumsuche“ unter „Räume und Gebäude“ im Hochschulportal vornehmen. Diese Suche steht nach der Anmeldung im Hochschulportal zur Verfügung, wenn Sie dort korrekt als Lehrperson geführt werden.

Ich werde im Hochschulportal nicht als Lehrperson geführt oder kann keine „Detaillierte Raumsuche“ ausführen. An wen kann ich mich wenden?

Bei den Wirtschaftswissenschaften können in der Regel auch alle Sekretariate eine detaillierte Raumsuche für ihre Mitarbeiter durchführen.
Freischaltung der detaillierten Raumsuche: E-Mail an qis-lsf(at)uni-ulm.de. In Sonderfällen eventuell direkt an Lara Herp (Tel. 22487) vom kiz wenden.
Nicht korrekt als Lehrperson bei einer Veranstaltung eingetragen?
Mathematische Studiengänge: an Nadine Mathe wenden
Wirtschaftswissenschaften: an Julius Düker wenden
Freischaltung der Rolle „Lehrender“ im Hochschulportal: Mitarbeiter können sich an den kiz Helpdesk wenden.

Gibt es Räume, die nicht reserviert werden können, obwohl sie im Hochschulportal als frei eingetragen sind?

Ja, zum Beipiel soll der Raum 1.42 (He22) ganztägig als Lernraum für die Studierenden verfügbar sein und kann deshalb nur für öffentliche MathLabs reserviert werden. Es gibt andere Beispiele solchere Räume im Bereich anderer Fakultäten (z.B. gibt es vereinzelt Institutsseminarräume, die im Bürobereich von Instituten liegen und auch von diesen ausgestattet sind).
In der Regel können freie Räume aber reserviert werden. Insbesondere trifft dies auf alle zentral verwalteten Räume zu.

Ich brauche für einen Einzeltermin (z.B. für eine Besprechung) einmalig einen kleinen Raum in der Helmholtzstraße. Leider sieht es so aus, als ob am gewünschten Termin nichts mehr frei ist. Was kann ich tun?

Frau Hildebrand (Tel. 23536) verwaltet Raum 2.22 (He22) (20 Personen, Kreidetafel, kein Beamer) und Raum 1.27 (He20) (16 Personen, Whiteboard, mit Beamer).
Es gibt den Besprechungsraum 203 (He18) (10 Personen, Flipchart, kein Beamer), der bei Frau Kronschnabl (Tel. 23501) reserviert werden kann.
Der Raum 220 (He18) ist während des Semesters in der Regel für Mittwoch- und Freitagnachmittag durch das Dekanat reserviert, obwohl diese Termine nicht immer genutzt werden. Information darüber kann gegebenenfalls bei Frau Kronschnabl erfragt werden.
Der Senatssaal im Untergeschoss von He16 kann beim Hausmeister Herr Schaible für festlichere Anlässe und Vorträge reserviert werden.
Man kann im Hochschulportal die Wochenbelegungen für die geeigneten Räume in der Helmholtzstraße durchgehen. Häufig lässt sich dabei zum Beispiel eine kleinere Übungs- oder Tutorienveranstaltung finden, welche sich in Absprache mit dem Übungsleiter oder der Übungsleiterin leicht einmalig tauschen oder verlegen lässt.