Organisation und Durchführung von Prüfungen während der Corona-Krise

Sehr geehrte Prüfende,

im Folgenden finden Sie Hinweise zur Organisation und Durchführung von Prüfungen in Präsenz an der Universität Ulm. Für die schriftlichen und mündlichen Prüfungen sind durch das Dezernat V Räume, in den schriftliche Prüfungen und Räume, in den mündliche Prüfungen abgenommen werden können, festgelegt worden. Wie Sie als Prüfende bei der Planung der Prüfungen vorgehen und wie die Hygieneschutzmaßnahmen eingehalten werden können finden Sie im Folgenden. Bitte beachten Sie die dort aufgeführten Regelungen, damit die Prüfungen unter den geltenden Hygieneschutzbestimmungen abgenommen werden können.

Durchführung von Prüfungseinsichten

Hier finden Sie Hinweise zur Durchführung von Prüfungseinsichten für Zeiten mit eingeschränktem Publikumsverkehr.

Hinweise zur Abnahme von mündlichen Prüfungen

Ich möchte eine “Mündliche Online-Prüfung” anbieten, was muss ich tun?

  1. Melden Sie die Prüfung über Ihren/Ihre Prüfungskoordinatorin an das Studiensekretariat. Im Rahmen der Prüfungsorganisation wurde eine neue Prüfungsform für die geplanten mündlichen Prüfungen im Online-Format angelegt. Die Prüfung sehen Sie im Hochschulportal als "Mündliche Online-Prüfung".
  2. Lesen Sie die Handreichung für Prüfende für die Durchführung von mündlichen Prüfungen per Videokonferenz an der Universität Ulm während der Corona Krise.
  3. Die Vorgehensweise für die Anmeldung bei den Prüfungen ist exakt dieselbe wie bei mündlichen Präsenzprüfungen. Die Studierenden melden sich über das Portal zur mündlichen Online-Prüfung an und vereinbaren einen Termin mit Ihnen. Sie tragen dann den Prüfungstermin und später die Note im Hochschulportal ein.
  4. Das Protokoll der Prüfung wird wie bei einer mündlichen Präsenzprüfung an das Studiensekretariat übermittelt.
  5. Bitte beachten Sie: Studierende, die bereits zu der betreffenden Prüfung als mündlichen Präsenzprüfung angemeldet sind, müssen sich ans Studiensekretariat wenden, um den Anmeldesatz für die Präsenzprüfung zu stornieren. Erst dann ist eine Anmeldung zur Mündlichen Online-Prüfung möglich.
  6. Mit der Anmeldung zur Mündlichen Online-Prüfung erklärt der Prüfling sein Einverständnis zur Teilnahme an der Prüfung im Onlineformat.

Welche Räume stehen für die mündlichen Prüfungen in Präsenz zur Verfügung?

Das Dezernat V hat Prüfungsräume für die mündlichen Prüfungen festgelegt, die von Parkplätzen bzw. öffentlichen Haltestellen leicht zugänglich und gut belüftbar sind. Nur in diesen Räumen dürfen mündliche Prüfungen in Präsenz statt finden. Die ausgewiesenen Prüfungsräume sind über den Campus verteilt:

  • Helmholtzstr. 18: 120,
  • Helmholtzstr. 22: E03, E04,
  • Universität Ost O28: 2001, 2002, 2003, 2004,
  • Universität Ost N25: H9, 2103, 2201*, 2202*, 2203*,
  • Universität West Q47 WWP: 47.1.506, 47.1.507.

Die mit * gekennzeichneten Räume stehen nur bis zum 12.06.2020 zu Verfügung.

Wie buche ich einen Raum für eine mündliche Prüfung in Präsenz?

Bitte wenden Sie sich zur Buchung der Prüfungsräume an Ihre Studiengangs-/Prüfungskoordinatorinnen und Koordinatoren.

Was ist hinsichtlich der Hygieneschutzbestimmungen in den Räumen bei mündlichen Prüfungen zu beachten?

  1. Die Räume werden mit Desinfektionsmitteln ausgestattet. Die am Prüfungsgeschehen beteiligten Personen desinfizieren ihre Hände beim Betreten des Prüfungsraums. Vor jeder Prüfung müssen die Oberflächen der Tische und des Stuhls des Prüflings sowie die Türklinke vom Beisitzenden oder vom Prüfenden desinfiziert und die Räume gelüf-tet werden. Zwischen einzelnen Prüfungsblöcken ist ausreichend Zeit für Personenwechsel und Reinigung einzuplanen (mindestens 20 Minuten). Das Reinigungs- und Lüftungskonzept ist in den Prüfungsräumen ausgehängt.
  2. Für alle Prüfungsbeteiligten gelten die Hausregeln der Universität Ulm, wenn sie sich zu den Prüfungsräumen begeben. Es muss ein Abstand von mindestens 1,5 m zwischen allen beteiligten Personen (Prüfende, Prüfling, Beisitzer) vorhanden sein (z.B. 3 Tische mit je 60 cm). Wenn der Mindestabstand nicht eingehalten werden kann, sind Mund-Nasen-Bedeckungen zu tragen.  
  3. Der Prüfling soll darauf hingewiesen werden, das Universitätsgelände nach Ende der Prüfung zügig zu verlassen.  

Müssen die Studierenden vor der Prüfung eine Erklärung über Ihren Gesundheitszustand abgeben?

Ja, die Studierenden sind angehalten eine Erklärung über Ihren Gesundheitszustand, bzw. Kontakte zu mit Covid-19 Infizierten zur Prüfung mitzubringen.

Hinweise zur Abnahme von schriftlichen Prüfungen

Ich möchte das Prüfungsformat ändern und anstelle einer schriftlichen Klausur ein anderes Format (z.B. Hausarbeit, Mündliche Online-Prüfung...) einrichten lassen, was muss ich tun?

  1. Beachten Sie die Informationen zu alternativen Prüfungsformen des Zentrums für Lehrentwicklung
  2. Teilen Sie Ihren Studierenden rechtzeitig das geänderte Prüfungsformat mit, damit diese ausreichend Zeit zur Vorbereitung auf die Prüfung haben.
  3. Melden Sie die Prüfung mit dem geänderten Prüfungsformat über Ihren/Ihre Prüfungskoordinator/Prüfungskoordinatorin an das Studiensekretariat. Hier wird die Änderung des Prüfungsformats dokumentiert und den Prüfungsausschussvorsitzenden nach gem. § 4 Abs. 5 Satz 3 Satzung der Universität Ulm aufgrund der Auswirkungen der Corona-Pandemie im Bereich Studium und Lehre vom 17.04.2020 zur Kenntnis gegeben.

Was ist bei der Prüfungsvorbereitung zu beachten?

  • Studierende sind rechtzeitig über Zeit und Ort der Prüfung informieren und auf die Informationen des Dezernats II für Studierende zur Abnahme von Prüfungen hinzuweisen.
  • Bei Klausuren, die in mehreren Räumen stattfinden: Studierende alphabetisch anhand ihrer Nachnamen den Prüfungsräumen zuweisen und sie über die Zuweisung informieren.
  • Masken sind von den Aufsichtspersonen selbst mitzubringen.
  • Einsatz von Hilfskräften zur Klausuraufsicht planen - Empfehlung: pro Prüfungsraum sollten zwei Personen Aufsicht führen.
  • Die Selbsterklärung zum Gesundheitszustand der Studierenden in ausreichender Anzahl für die Prüflinge ausdrucken.
  • Merkzettel für die Aufsichtspersonen in ausreichender Zahl drucken
  • Genügend Behälter (Kisten/Kartons) (zwei pro Prüfungsraum) für Klausurblätter und Selbsterklärungen besorgen und diese entsprechend beschriften

Was ist am Tag der Klausur zu beachten?

  • Merkzettel für die Ankündigungen zum Infektionsschutz vor Beginn der Klausur an die Aufsichtspersonen verteilen.
  • Aufsichtsperson kontrolliert 30 Minuten vor Einlass der Prüflinge:
  1. Ist der Raum gereinigt (siehe Eintrag im Reinigungsplan)?
  2. Stimmt die Bestuhlung mit den Angaben auf dem Aushang überein?
  3. Sind die Plätze nummeriert?
  4. Sind Desinfektionsmittel und Masken* wie angegeben vorhanden? Hinweis: Wichtige Telefonnummern für die Meldung fehlender oder fehlerhafter Bestände, Gebäudemanagement und Hausmeister, Leitwarte für technische Notfälle, sind auf den Raumplänen, die in den Prüfungsräumen aushängen, angegeben.
  • Klausurblätter und Selbsterklärungen vor Klausurbeginn an den markierten Plätzen auslegen, an denen Studierende sitzen dürfen.
  • Je einen Behälter am Raumausgang für die Abgabe der Klausurblätter und Selbsterklärungen bereitstellen.

Beispiel: 8:00 Uhr Beginn der Prüfung im Raumplan -> 7:30 Uhr Kontrolle des Raums plus Auslegen der Klausurblätter und Selbsterklärung -> 8:00 Uhr Einlass der Prüflinge -> Beginn der Prüfung nach Unterweisung der Prüflinge

* Masken müssen sowohl das Aufsichtspersonal als auch die Prüflinge selbst mitbringen. Eine Notfallreserve liegt in den Prüfungsräumen aus, falls aus irgendwelchen Gründen jemand ohne Maske erscheinen sollte.

Wie läuft die Klausur ab?

  • Einlass der Studierenden zu der im Prüfungsplan angegebenen Zeit
  • Studierende nehmen unter Einhaltung der Maskenpflicht geordnet, Reihe für Reihe ihre Plätze ein, beginnend vom Eingang aus gesehen mit dem am weitesten entfernten Platz. Jacken, Taschen sind ggf. an den Rand des Prüfungsraumes zu stellen.
  • Nachdem die Studierenden ihre Plätze eingenommen haben, fordert die Aufsichtsperson sie auf, die Selbsterklärung zum eigenen Gesundheitszustand auszufüllen und zu unterschreiben. Können Studierende diese Erklärung nicht unterschreiben, da sie nicht allen Aussagen zustimmen können, müssen diese den Prüfungsraum verlassen und dürfen an der Prüfung nicht teilnehmen.
  • Anschließend verliest die Aufsichtsperson den Merkzettel zu den Maßnahmen zum Infektionsschutz während der Klausur.
  • Die Studierenden tragen ihre Platznummer auf dem Klausurdeckblatt ein.
  • Studierende legen ihren Studierendenausweis und die unterschriebene Selbsterklärung zum eigenen Gesundheitszustand sichtbar vor sich auf den Tisch. Aufsichtspersonen können mit Schutzmaske durch die freien Reihen gehen und die Identitäten kontrollieren oder Fragen beantworten.
  • Nach Abschluss der Identitätskontrolle dürfen die Studierenden ihre Masken absetzen.
  • Müssen Studierende den Raum während der Prüfung verlassen oder wollen sie die Klausur vorzeitig beenden, setzen sie ihre Maske auf und geben der Aufsichtsperson ein Handzeichen. Diese fordert die Sitznachbar*Innen auf ihre Masken aufzusetzen und aus der Reihe heraus zu treten und ausreichend Platz zu machen. Wenn die betreffende Person wiederkommt, müssen die Sitznachbar*Innen ihre Masken wieder aufsetzen, wieder aus der Reihe treten und die Person wieder an ihren Platz lassen. Wenn alle wieder Platz genommen haben, dürfen die Masken abgesetzt werden.
  • Nach dem Ende der Klausur setzen alle Studierende auf Ankündigung der Aufsichtsperson ihre Schutzmasken wieder auf. Die Aufsichtsperson weist die Studierenden darauf hin, dass sie das Gebäude zügig verlassen sollen. Sie verlassen geordnet den Raum, beginnend mit der Reihe die dem Ausgang am nächsten ist und legen ihre Klausurblätter und die unterschriebene Selbsterklärung am Ausgang in die bereitstehenden Behälter.
  • Klausuren und Selbsterklärungen müssen nach Korrektur und Klausureinsicht beim Studiensekretariat zum Einscannen abgegeben werden.

Wichtige Hinweise zur Prüfungsabnahme während der Corona-Krise

Stand: 22.04.2020

Die Universität Ulm ist bemüht, die Beeinträchtigungen durch die Einstellung des Studienbetriebs und die Absage von Präsenzprüfungen abzumildern und den Prüflingen mit Hilfe eines Videokonferenzdienstes eine alternative Prüfungsform anzubieten.

  • Vor diesem Hintergrund hat die Universität Ulm in ihrer Satzung aufgrund der Auswirkungen der Corona-Pandemie im Bereich Studium und Lehre vom 17.04.2020 geregelt, dass:
    1. Auf Antrag des Prüflings und Zustimmung der Prüferin bzw. des Prüfers mündliche Prüfungen auf elektronischem Weg über eine Bild- und Tonverbindung (Videokonfe-renz) abgelegt werden können.
    2. Der ordnungsgemäße Ablauf der Prüfung sichergestellt sein muss.
    3. Die Handreichung für Prüfende zu den einzuhaltenden Erfordernissen für die Durchführung von mündlichen Prüfungen per Videokonferenz an der Universität Ulm während der Corona Krise zu beachten ist.
    4. Dies für mündliche Prüfungen in Promotions- und Habilitationsverfahren sowie für Kolloquien bei Abschlussarbeiten entsprechend gilt.
    5. Prüflinge haben keinen Anspruch auf Durchführung der mündlichen Prüfung via Videokonferenz; die Kommissionsmitglieder bzw. Prüferinnen und Prüfer müssen mit dem Einsatz der Videokonferenz einverstanden sein.
  • Bei Promotionen und Habilitationen muss der Antrag auf Ablegen der Prüfung via Videokonfernez per Mail an die zuständige Prüfungskommission bzw. den zuständigen Habilitationsausschuss gestellt werden. Der Ausschuss entscheidet über den Antrag. Er holt die Zustimmung sämtlicher Mitglieder im Ausschuss ein. Stimmt ein Mitglied der Durchführung der Prüfung per Videokonferenz nicht zu, kann dem Antrag nicht entsprochen werden. Die bisherige Praxis in Bezug auf die An- bzw. ggf. Nichtanmeldung zum Kolloquium/Präsentation ändert sich durch diese Prüfungsform nicht.
  • Es muss eine eigene, unmittelbare und vollständige Kenntnisnahme des gesamten Prüfungsgeschehens von allen Mitgliedern der Kommissionen bzw. Prüferinnen und Prüfer gewährleistet sein und die Bild- und Tonübertragung muss störungsfrei verlaufen. Sofern dies nicht gewährleistet werden kann, liegt kein ordnungsgemäßer Prüfungsablauf vor und die Prüfung muss wiederholt werden. Der ordnungsgemäße Prüfungsablauf ist zu protokollieren.
     
  • Die mündlichen Prüfungen werden derzeit nur über WebEx abgenommen.
     
  • Aus Gründen des Gesundheits- und Infektionsschutzes, der für die Universität Ulm an erster Stelle steht, muss dabei gewährleistet sein, dass sich alle Beteiligten am Prüfungsverfahren in getrennten Räumen befinden. Die Digitalisierungshelfer der jeweiligen Fakultäten stehen für Testkonferenzen zur Verfügung. Das kiz bietet für die Digitalisierungshelfer Schulung und Second Level Support. Es wird empfohlen, die Verbindungsqualität und Funktionsfähigkeit der Software auf den Geräten der Beteiligten einen Tag vor der Prüfung zu testen. Weitere Hinweise dazu finden sich auf der Webseite „Alternativen zur Präsenzlehre“.