Buchungssoftware - Herausforderungen bei der Einführung
Wir beleuchten die wichtigsten Erfolgsfaktoren und Stolpersteine bei der Einführung von Buchungssystemen in Core Facilities. Anhand von Praxisbeispielen und Erfahrungsberichten diskutieren wir in diesem Workshop, worauf es bei der Auswahl, Implementierung und dem laufenden Betrieb einer Buchungssoftware ankommt – und welche typischen Fehler vermieden werden sollten.
Leitfragen:
- Welche Methoden (Umfragen, Interviews, Pilotgruppen) eignen sich, um Akzeptanz und Widerstand frühzeitig zu identifizieren?
- Wie lässt sich die Buchungssoftware nahtlos mit bestehenden Systemen (z. B. SAP, Gerätesteuerung) verbinden?
- Wie organisiert man einen effizienten Support (z. B. Helpdesk, FAQ, Nutzer:innen-Community)?
- "Die Nutzer:innen / die Core Facilities boykottieren das System – was tun?"
Ziel: Konkrete Maßnahmen definieren, um die Akzeptanz der Buchungssoftware zu erhöhen, Widerstände frühzeitig zu erkennen, die Systemintegration sicherzustellen und einen effektiven Nutzersupport aufzubauen.
Moderation: Jennifer Eßer
Change Canvas: Veränderungen systematisch planen und analysieren
Veränderungen in Core Facilities – sei es durch neue Buchungssysteme, Einführung von Gebühren oder Einbindung von neuen (professoralen) Geräten/Technologien – erfordern eine strukturierte Herangehensweise. In diesem Workshop lernen wir das Tool „Change Canvas“ kennen, mit dem Veränderungsprozesse systematisch geplant, kommuniziert und reflektiert werden können.
Leitfragen:
- Was ist ein Change Canvas und für welche Fragestellungen/Prozesse eignet es sich?
- Wie erstelle ich ein Change Canvas?
- Ausgangslage, Veränderungsbedarf und Akteure definieren
- Chancen, Risiken und Widerstände einschätzen
- Zielbild und Maßnahmen entwickeln
- Wie kann ich das Tool bei meinem Veränderungsprozess konkret anwenden?
Ziel: Gemeinsam wenden wir das Change Canvas auf ein konkretes Beispiel aus dem Alltag von Core Facilities an und diskutieren, wie es als praxisnahes Planungsinstrument in Veränderungsprozesse integriert werden kann.
Moderation: Jana Hedrich
Evaluation – der „ideale“ Evaluationsprozess
Wie lässt sich der Erfolg von Core Facilities messbar und nachvollziehbar bewerten? In diesem Workshop erarbeiten wir gemeinsam, wie ein praxisnaher und zugleich wirkungsvoller Evaluationsprozess aussehen kann – orientiert an den Zielen, Strukturen und Ressourcen wissenschaftlicher Serviceeinrichtungen.
Leitfragen:
- Was sind die Ziele der Evaluation und welche Kennzahlen oder Indikatoren sind passend?
- Welche Methoden zur Datenerhebung gibt es? (Nutzerfeedback, Systemdaten, Peer Review etc.)
- Wie können Stakeholder (Leitung, Mitarbeitende, Nutzer:innen, Träger) eingebunden werden?
- Interne vs. externe Evaluation – wann ist was sinnvoll?
- Wie gehen wir mit den Ergebnissen um? Wie erreichen wir eine kontinuierliche Verbesserung?
Ziel: ein praxisorientierter Vorschlag, wie der Evaluationsprozess “idealerweise” aussehen könnte, damit eine Evaluation nicht nur zur Rechenschaftslegung, sondern auch zur Qualitätsentwicklung beitragen kann.
Moderation: Karen de Bruyne
Tätigkeitsdarstellung – Rollen und Leistungen klar benennen
In Core Facilities ist innerhalb des Teams häufig klar, wer welche Aufgaben übernimmt. Systematisch oder von außen betrachtet — etwa allein anhand der Jobtitel — ist das jedoch oft nicht ersichtlich.
In diesem Workshop gleichen wir die in der Praxis verwendeten Jobtitel mit den tatsächlich ausgeübten Rollen ab. Ziel ist, die Vielfalt an Bezeichnungen auf eine überschaubare Anzahl typischer Rollen zu reduzieren und gleichzeitig zu erfassen, welche Senioritätsstufen (z. B. Einstiegs-, Fach- oder Leitungsniveau) üblicherweise mit welchen Titeln einhergehen. Ziel ist es, Funktionen wie Core Manager:in, Wissenschaftsmanager:in, technisches Personal oder Leitung sichtbar und strukturiert darzustellen – z. B. für Tätigkeitsberichte, Webseiten, Evaluationsunterlagen oder Stellenbeschreibungen.
Leitfragen:
- Welche Rollen und Aufgaben finden sich in Core Facilities?
- Welche Jobtitel stehen in der Praxis dafür?
- Wie lassen sich Rollen/Jobtitel verschiedenen Senioritätsstufen zuordnen?
- Welche Unterschiede bestehen zwischen administrativen, technischen und wissenschaftsnahen Tätigkeiten?
Ziel: wiederverwendbare, praxisnahe Textbausteine für Tätigkeitsberichte, Webseiten, Evaluationsunterlagen und Stellenbeschreibungen sowie eine Rollen-/Senioritäts-Matrix, die unterschiedlich benannte Jobprofile anschlussfähig macht.
Moderation: Tanja Ninkovic
SFB-Verbünde – Einbindung von Core Facilities in Z-Projekte
Sonderforschungsbereiche (SFBs) bieten Core Facilities eine wichtige Möglichkeit, sich strategisch in große, interdisziplinäre Forschungsverbünde einzubringen. Gleichzeitig stellen sie besondere Anforderungen an Organisation, Finanzierung und Kommunikation. In diesem Workshop diskutieren wir, wie sich Core Facilities in Z-Projekte einbringen können und worauf bei der Antragstellung und Umsetzung geachtet werden sollte.
Leitfragen:
- Welche Vorteile hat es, als CF in einem Z-Projekt mitzuwirken?
- Wie überzeuge ich die Antragsteller von einem CF Z-Projekt?
- Welche Faktoren müssen vor Antragstellung bedacht werden?
- Worauf ist bei den Finanzierungsstrategien zu achten?
Ziel: Praxisnahe Übersicht zur Beteiligung von Core Facilities in Z-Projekten bei SFB-Verbünden
Moderation: Astrid Schauss
Nutzergewinnung und -bindung in CFs
Wie finden neue Nutzer:innen den Weg in die Core Facility – und wie bleiben sie langfristig? In diesem Workshop erarbeiten wir Strategien, um die Sichtbarkeit der Einrichtung zu erhöhen, Einstiegshürden zu senken und die Bindung bestehender Nutzer:innen zu stärken.
Leitfragen:
- Wie sprechen wir die Zielgruppen an und welche Kommunikationswege sind nützlich?
- Welche niedrigschwelligen Angebote helfen neue Nutzer:innen zu gewinnen?
- Welche Rolle spielen Servicequalität und Beratung und wie können wir sie sicherstellen?
- Welche Maßnahmen stärken die langfristige Nutzerbindung?
- Wie können wir Nutzerfeedback systematisch erfassen und zur Weiterentwicklung nutzen
Ziel: Praxistaugliche Ideen und Beispiele sammeln, um den Nutzerkreis gezielt zu erweitern und stabile, vertrauensvolle Kooperationen zu fördern.
Moderation: Nina Schulze
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Themen sind unter anderem:
- Zielgruppenansprache und Kommunikationswege
- Niedrigschwellige Angebote für neue Nutzer:innen
- Bedeutung von Servicequalität und Beratung
- Maßnahmen zur langfristigen Nutzerbindung
- Nutzung von Feedback zur Weiterentwicklung
Ziel ist es, praxistaugliche Ideen und Beispiele zu sammeln, um den Nutzerkreis gezielt zu erweitern und stabile, vertrauensvolle Kooperationen zu fördern.
Moderation: Nina Schulze
