Dezernat IV

Einführung der eRechnung

Das Finanzdezernat bereitet gemeinsam mit dem kiz die Einführung der sogenannten eRechnung vor. Gemäß den Regelungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU besteht als  öffentlicher Auftraggeber eine Verpflichtung zur Annahme und Verarbeitung elektronisch strukturierter Eingangsrechnungen.

Daraus ergeben sich folgende Vorteile:

  • Standardisierung des Rechnungsdurchlaufs und Vermeidung von Medienbrüchen
  • Prozessoptimierung u.a. durch Workflowunterstützung
  • Schaffung von Transparenz im Rechnungsbearbeitungsprozess
  • Vermeidung von Doppelerfassung und Redundanzen in den Bearbeitungsschritten
  • Schluss mit der Papierablage für Rechnungen

Künftig wird die gesamte Rechnungsbearbeitung voll elektronisch abgewickelt. So erfolgt z.B. die Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit nicht mehr handschriftlich auf dem Originalbeleg, sondern digital. Eine grundlegende Änderung wird auch die Einführung eines zentralen Rechnungseingangs sein. Dies betrifft dann sowohl die Rechnungen, die in Papierform eingehen, als auch die Rechnungen, die per eMail übersandt werden.

Im Januar 2022 startet die Einführung der eRechnung an der Universität Ulm. Die Umstellung erfolgt schrittweise. Die ersten Einrichtungen (kiz, Wissenschaftliche Werkstatt Feinwerktechnik, Institut für Quantenoptik) wurden bereits während der Testphase umgestellt.

Zum 01.02.2022 wird die Fakultät für Mathematik und Wirtschaftswissenschaften produktiv gehen. Die Schulungen hierfür beginnen im Januar.

Danach werden im Monatsabstand die Zentralen Einrichtungen inkl. Personalvertretungen, die Fakultät Naturwissenschaften und schließlich die Fakultät für Ingenieurwissenschaften, Informatik und Psychologie umgestellt. Die Bereiche werden 2 bis 4 Wochen vor der Produktivsetzung geschult.

Vor Beginn des Umstellungsprozesses werden von allen Einrichtungen Informationen zu den teilnehmenden Personen, deren Rollen sowie erforderlichen Kontierungsberechtigungen benötigt. Diese Informationen sind mit zwei Excel-Tabellen bis spätestens 10 Tage vor Produktivsetzung per eMail (berechtigungen-erechnung(at)uni-ulm.de) an das Dezernat IV zu übermitteln.

  1. Tabelle Benutzeranmeldung
     
  2. Tabelle Benutzerberechtigung

Mit der Umstellung auf die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung ändert sich der Bearbeitungsworkflow, wie folgt:

  • Dezentral eingehende Papierrechnungen sollen umgehend ohne handschriftliche Anmerkungen direkt wie bisher an Abteilung IV-2 geschickt werden,
     
  • dezentral eingehende pdf-Rechnungen bzw. XRechnungen sollen bis zur kompletten Umstellung an die eMail-Adresse rechnungseingang(at)uni-ulm.de bzw. xrechnungseingang(at)uni-ulm.de weitergeleitet werden,
     
  • die zentral und dezentral eingehenden Rechnungen werden im Rahmen der Rechnungsbearbeitung den umgestellten Bereichen/Einrichtungen über die Fiori-Webanwendung zur elektronischen Freigabe übergeben.

Bei Bestellungen, die von Ihnen ab sofort eigenständig veranlasst werden, nehmen Sie bitte die folgenden Angaben in die Rechnungsanschrift auf:

Universität Ulm
Institut für                                                             (genaue Einrichtungsbezeichnung)
Rechnungsleitkennzeichen                                 (genaue Bezeichnung „K-123456“/ “P-P1234567“)
Straße                                                                    (genaue Straßenbezeichnung)
89081 Ulm

USt-ID:           DE173703203
Leitweg-ID:   08-A8981-76
 

Das Rechnungsleitkennzeichen ergibt sich aus der Finanzierung. Es setzt sich aus den vorangestellten Buchstaben „K-“ für Landesmittel bzw. „P-“ für Drittmittel, gefolgt von der Kostenstelle (z.B. „K-123456“) bzw. dem betreffenden Drittmittelprojekt (z.B. „P-P1234567“) zusammen. Dieses Rechnungsleitkennzeichen ist für eine automatisierte Ermittlung der verantwortlichen Einrichtung erforderlich.

Weitere Informationen:

Hier geht's zu den Schulungsunterlagen und Termine (die einzelnen Bereiche werden jeweils vor deren Produktionssetzung seperat informiert)

Hinweise zur eRechnung für Lieferanten

Rundschreiben Nr. 19/2021 - Einführung der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung

Rundschreiben Nr.  9/2021 - Einführung der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung

FAQs zur eRechnung - häufige Fragen und Antworten (Zugriff universitätsintern)
 

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