Beschaffungen

Bis auf Weiteres können nur noch Beschaffungen durchgeführt werden, die für den Betrieb in Phase 2 der Corona-Pandemie der Universität erforderlich sind. Bitte richten Sie die Beschaffungsanträge in elektronischer Form an die Geschäftsstelle (kiz(at)uni-ulm.de). Diese wird wie gewohnt die Weiterleitung an die zuständige Stelle übernehmen.

Beschaffung von Headsets

Soweit für die Telearbeit notwendig, können bis zu 50,00 € pro Arbeitsplatz für die Beschaffung eines Headsets erstattet werden. Hierfür ist die kurze Bestätigung der Notwendigkeit durch den Vorgesetzten erforderlich (per Mail). Bitte reichen Sie diese zusammen mit der Rechnung sowie dem Formular für die Erstattung von Auslagen ein. Aufgrund des "Notbetriebs / Phase 2" der Universität kann die Auslagenerstattung erst im Normalbetrieb erfolgen. Die Geschäftsstelle wird Sie informieren, sobald die Erstattung möglich ist.

Rechnungsbearbeitung

Während des Betriebs in Phase 2 der Corona-Pandemie leitet die Geschäftsstelle zu zahlende Rechnungen elektronisch an Dezernat IV weiter. Sollten Rechnungen papierhaft eingehen, werden diese durch die Geschäftsstelle digitalisiert und per E-Mail an die Ansprechpartner weitergeleitet (gleiches gilt für elektronische Rechnungen). Im Rahmen des Betriebs in Phase 2 der Corona-Pandemie ist es zulässig, diese per E-Mail „sachlich richtig“ zu zeichnen und einer/mehrerer Finanzstellen zuzuweisen. Bitte beachten Sie, dass auf diese Art eingereichte Rechnungen nach Wiederaufnahme des Normalbetriebs papiergebunden und unterzeichnet nachgereicht werden müssen. Die Geschäftsstelle wird dies zu gegebener Zeit organisieren und abwickeln.

Auslagenerstattung

Die Erstattung von Auslagen kann erst nach Wiederaufnahme des Normalbetriebs erfolgen.

Ausnahmegenehmigungen / Zutrittsberechtigungen

Der Notbetrieb der Universität Ulm wird zum 03.05.2020 aufgehoben. Ab dem 04.05.2020 wird der Betrieb in der „Pandemie Phase 2“ wiederaufgenommen. Dies bedeutet u.A, dass sämtliche Beschäftigte der Universität Ulm ohne Sondergenehmigungen die Gebäude der Universität betreten dürfen. Bitte beachten Sie, dass trotz dieser Öffnung grundsätzlich sämtliche Aufgaben -soweit möglich- im Home-Office zu erledigen sind. Ausnahmen, in denen die Anwesenheit in den Räumen der Universität erforderlich ist, sind mit dem zuständigen Abteilungsleiter zu besprechen. Bitte beachten Sie, dass externe Dienstleister auch weiterhin eine Sondergenehmigung für das Betreten der Universität benötigen. Das genaue Vorgehen befindet sich aktuell noch in Klärung.

Maßnahmen für den Arbeitsschutz

Zusätzlich zu den bereits gültigen Regelungen des Arbeitsschutzes wurden folgende Maßnahmen für den Infektionsschutz ergänzt. Hierzu sind insbesondere die Betriebsanweisungen „Coronapandemie Betrieb Stufe 2“ und „MND-Masken“ zu beachten. Diese enthalten u.A. die folgenden Regelungen:

• An der Universität gilt eine allgemeine Maskenpflicht.
• Jeder Beschäftigte erhält drei wiederverwendbare Mund-Nase-Bedeckungen (MNB), diese können an den Hauptstandorten des kiz für die zugeordneten Beschäftigten abgeholt werden.
  • Bibliotheks-Zentrale: Bereitstellung über die Postfächer
  • Rest: Nach vorheriger Anmeldung bei Herrn Hiermeier (Tel.: -22488) können die Masken im Raum der TK-Gruppe (N25, Niveau 1) abgeholt werden
• Die Sozialräume des kiz dürfen immer nur von maximal einem Beschäftigten betreten werden.
• Es hat eine obligatorische Sicherheitsunterweisung vor Betreten der Universität zu erfolgen. Diese wird von den Abteilungen organisiert.
• Es müssen die allgemeinen Hygieneregeln befolgt werden.

Verhalten während des Betriebs in Phase 2 der Corona-Pandemie

Den im Rahmen der einschlägigen Betriebsanweisungen sowie von Dez.V festgelegten Regelungen ist unbedingt Folge zu leisten. Weiterführende Informationen können Sie der Homepage von Dez.V entnehmen.