Campusportal

Vorteile

Von der Einführung des auf HISinOne basierenden neuen Campusportals und den damit verbundenen organisatorischen und technischen Weiterentwicklungen profitieren Mitarbeiter*innen, Lehrende, Forschende, Studierende und Alumni zugleich.

  • Das neue Campusportal wird das zentrale Portal für alle Zielgruppen: Studieninteressierte, Studierende, Doktoranden, Alumni, Forschende und Lehrende, Forschungsinstitute und Verwaltungspersonal.
  • Das neue Campusportal kann jederzeit und von überall aus über den Webbrowser aufgerufen werden. Die intuitiv und barrierearm gestaltete Nutzeroberfläche ist auch für moderne Endgeräte wie Smartphone- und Tablet optimiert.
  • Zudem erfüllt das neue Campusportal die gesetzlichen Anforderungen (u.a. Onlinezugangsgesetz, Datenschutz, Barrierefreiheit) und ist zukunftssicher aufgestellt.

Weitere Vorteile im Überblick

Ein durchgängiges digitales Bewerbungs- und Immatrikulationsverfahren ermöglicht es zukünftigen Studienbewerber*innen, einfach und schnell ins Studium zu starten. Durch die Einführung von HISInOne wird Studierenden die Organisation ihres Studiums erleichtert:

  • Wichtige Anwendungen zur Organisation des Studiums wie Vorlesungsverzeichnis und Prüfungsanmeldung sind über das neue Campusportal zentral gebündelt, ein Wechsel zwischen verschiedenen Diensten ist nicht mehr notwendig.
  • Durch Self-Service-Funktionalitäten können Studierende u. a. Leistungsnachweise und Immatrikulationsbescheinigungen abrufen, sich für Veranstaltungen und Prüfungen anmelden oder auch selbstständig zum Studium zurückmelden.
  • Alle Daten zum Studium und Studienverlauf sind jederzeit und von überall aus verfügbar.

HISinOne unterstützt Promovierende und Promotionsinteressierte bei der zielgerichteten Administration und Organisation ihres Promotionsvorhabens mit verschiedenen Akteur*innen der Universität Ulm.

  • Alle wichtigen Daten sind im Self-Service auf einem Blick verfügbar, sowohl für die Promotionsverwaltung wie auch für die Promovierenden selbst.
  • Einreichung und Genehmigung der Anträge erfolgen im System, vom Antrag auf Annahme als Doktorand*in, über Unterbrechungsanträge, dem Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens bis hin zum finalen Abschluss ihres Promotionsvorhabens.
  • Eine hochgradige Integration und Interaktion der HISinOne Bereiche ermöglicht die einfache Immatrikulation der Promovierenden ohne Doppelerfassung ihrer Daten über das System.

Mit HISinOne profitieren Promotions-, Prüfungs- und Zulassungsausschüsse, Promotionssekretariate und Studienkommissionen vor allem durch Verbesserungen in den Bereichen Effizienz, Transparenz und Qualität der Verwaltungsprozesse.

Für Zulassungsausschüsse:

  • Automatisierte Workflows: Vereinfachen die Verwaltung von Bewerbungen und Zulassungen und ermöglichen eine schnelle Bearbeitung und Entscheidungsfindung.
  • Effiziente Datenverwaltung: Zentrale Datenbanken ermöglichen eine hohe Datenintegrität und -sicherheit, was besonders bei hohen Bewerberzahlen vorteilhaft ist.

Für Prüfungsausschüsse:

  • Zentrale Datenverwaltung: Erleichtert die Erstellung und Verwaltung von Prüfungsplänen sowie die Erfassung und Auswertung von Prüfungsergebnissen.
  • Verbesserte Transparenz: Studierende können jederzeit ihren aktuellen Leistungsstand einsehen und erhalten zeitnah Informationen über Prüfungsergebnisse.

Für Promotionsausschüsse und -sekretariate:

  • Effiziente Verwaltung: Zentrale Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Bewerberdaten reduzieren Redundanzen und Fehler.
  • Automatisierte Kommunikation: Automatische Benachrichtigungen und Statusupdates verbessern die Interaktion mit den Bewerbern und beschleunigen den Bewerbungsprozess.
  • Datenintegrität und Sicherheit: Elektronische Erfassung und Verarbeitung der Daten erhöhen die Datenintegrität und -sicherheit.

Für Studienkommissionen:

  • Bessere Planbarkeit: Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung von Studienplänen und Modulkatalogen.
  • Transparente Kommunikation: Studienanforderungen können klar und verständlich an die Studierenden kommuniziert werden.
  • Qualitätssicherung: Zentrale Erfassung und Auswertung von Studienleistungen und -fortschritten erleichtern die Qualitätssicherung und Akkreditierung von Studiengängen.

Ein transparentes und vernetztes Zulassungs- und Immatrikulationsverfahren ermöglicht es den Mitarbeiter*innen, Arbeitsprozesse und Abläufe im Studierendenmanagement zukünftig abteilungsübergreifend nachzuvollziehen:

  • Mit Hilfe von HISinOne sichten und bearbeiten Mitarbeiter*innen in der Zulassungsabteilung und im Fachbereich Bewerbungen bereichsübergreifend direkt über das Campusportal.
  • Dabei behalten alle Beteiligten den Überblick über aktuelle Entwicklungen wie z.B. den Status von Bewerbungen oder die Zahl der Rückmeldungen.
  • Kennzahlen (z. B. zur Berichterstattung an Ministerien) können mit Hilfe des integrierten Berichtswesens zentral und tagesaktuell abgerufen werden.

Mit HISinOne profitieren Promotions-, Prüfungs- und Zulassungsausschüsse, Promotionssekretariate und Studienkommissionen vor allem durch Verbesserungen in den Bereichen Effizienz, Transparenz und Qualität der Verwaltungsprozesse.

Für Zulassungsausschüsse:

  • Automatisierte Workflows: Vereinfachen die Verwaltung von Bewerbungen und Zulassungen und ermöglichen eine schnelle Bearbeitung und Entscheidungsfindung.
  • Effiziente Datenverwaltung: Zentrale Datenbanken ermöglichen eine hohe Datenintegrität und -sicherheit, was besonders bei hohen Bewerberzahlen vorteilhaft ist.

Für Prüfungsausschüsse:

  • Zentrale Datenverwaltung: Erleichtert die Erstellung und Verwaltung von Prüfungsplänen sowie die Erfassung und Auswertung von Prüfungsergebnissen.
  • Verbesserte Transparenz: Studierende können jederzeit ihren aktuellen Leistungsstand einsehen und erhalten zeitnah Informationen über Prüfungsergebnisse.

Für Promotionsausschüsse und -sekretariate:

  • Effiziente Verwaltung: Zentrale Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Bewerberdaten reduzieren Redundanzen und Fehler.
  • Automatisierte Kommunikation: Automatische Benachrichtigungen und Statusupdates verbessern die Interaktion mit den Bewerbern und beschleunigen den Bewerbungsprozess.
  • Datenintegrität und Sicherheit: Elektronische Erfassung und Verarbeitung der Daten erhöhen die Datenintegrität und -sicherheit.

Für Studienkommissionen:

  • Bessere Planbarkeit: Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung von Studienplänen und Modulkatalogen.
  • Transparente Kommunikation: Studienanforderungen können klar und verständlich an die Studierenden kommuniziert werden.
  • Qualitätssicherung: Zentrale Erfassung und Auswertung von Studienleistungen und -fortschritten erleichtern die Qualitätssicherung und Akkreditierung von Studiengängen.

Mitarbeiter*innen an Fakultäten und Lehrstühlen profitieren mit der kommenden Einführung Studiengangs-, Veranstaltungs- und Prüfungsmanagement (Einführung ab 2025) von einem komfortablen Prüfungs- und Raummanagement, das Überbuchungen und Terminkollisionen automatisch erkennt und vermeidet.

Wissenschaftler*innen und Fachabteilungen profitieren durch die Einführung eines zentralen Forschungsinformationssystems.

  • Forschungsaktivitäten sind in HISinOne transparent erfasst und können von anderen Abteilungen und Forschungsinstituten abgerufen, digital weiterverarbeitet und ausgewertet werden.
  • HISinOne sammelt und verknüpft Forschungsmetadaten systematisch, darunter Informationen zu Projekten, Publikationen und Auszeichnungen. Die Datenerfassung basiert auf den vom Wissenschaftsrat empfohlenen Spezifikationen des Kerndatensatzes Forschung (KDSF).

Die Zusammenführung von Informationen aus Verwaltung und Wissenschaft in einem zentralen System führt zu administrativer Entlastung, effizienten Arbeitsabläufen und bietet eine Entlastung bei der Berichterstattung.

Mit dem Einsatz des Alumnimanagement (Einführung geplant ab 2025) wird das Campusportal zur zentralen Plattform für Alumni-Aktivitäten. So können sich Ehemalige mit der Uni Ulm vernetzten und erhalten für sie zugeschnittene Informationen und Serviceleistungen.