Dezernat IV für Finanzen

Wir über uns:

Das Dezernat IV für Finanzen verantwortet das Finanz- und Rechnungswesen der Universität. Es erstellt die Wirtschaftspläne, die interne Budgetierung, die externe und interne Rechnungslegung sowie die Jahresabschlüsse. Die Zuständigkeit umfasst zudem die Betreuung der Zweit- und Drittmittelmittel, den zentralen Einkauf, die Buchhaltung einschließlich Zahlungsverkehr sowie die Steuerangelegenheiten. Zudem begleitet es die zentral geführten Berufungs- und Bleibeverhandlungen.

 

Aktuelles

Das Finanzdezernat arbeitet wieder im Normalbetrieb. Aufgrund der Homeoffice-Regelung kann es allerdings zu einer eingeschränkten Erreichbarkeit (nur E-Mail, nicht telefonisch) kommen. Wir bitten um Verständnis.

Die zentrale E-Mail-Adresse zentrale-bewirtschaftung@uni-ulm.de wurde deaktiviert. Bitte wenden Sie sich wieder direkt an den zuständigen Sachbearbeiter. Rechnungen sind wieder in Papierform und "sachlich richtig" gezeichnet einzureichen.

Einführung der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung

Das Finanzdezernat bereitet gemeinsam mit dem kiz die Einführung der sogenannten eRechnung vor. Gemäß den Regelungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU besteht als  öffentlicher Auftraggeber eine Verpflichtung zur Annahme und Verarbeitung elektronisch strukturierter Eingangsrechnungen.

Daraus ergeben sich folgende Vorteile:

  • Standardisierung des Rechnungsdurchlaufs und Vermeidung von Medienbrüchen
  • Prozessoptimierung u.a. durch Workflowunterstützung
  • Schaffung von Transparenz im Rechnungsbearbeitungsprozess
  • Vermeidung von Doppelerfassung und Redundanzen in den Bearbeitungsschritten
  • Schluss mit der Papierablage für Rechnungen

Künftig wird die gesamte Rechnungsbearbeitung voll elektronisch abgewickelt. So erfolgt z.B. die Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit nicht mehr handschriftlich auf dem Originalbeleg, sondern digital. Eine grundlegende Änderung wird auch die Einführung eines zentralen Rechnungseingangs sein. Dies betrifft dann sowohl die Rechnungen, die in Papierform eingehen, als auch die Rechnungen, die per eMail übersandt werden.

Dadurch bedingt ist der bisherige Workflow zu überarbeiten. Die universitätsweite Umstellung ist für Herbst 2021 vorgesehen. Davon betroffen sind alle Eingangsrechnungen sowie auch die Eigenbelege wie z.B. Auslagenerstattungen.

Bei Bestellungen, die von Ihnen ab sofort eigenständig veranlasst werden, nehmen Sie bitte die folgenden Angaben in die Rechnungsanschrift auf:

Universität Ulm
Institut für                                                             (genaue Einrichtungsbezeichnung)
Rechnungsleitkennzeichen                                 (genaue Bezeichnung „K-123456“/ “P-P1234567“)
Straße                                                                    (genaue Straßenbezeichnung)
89081 Ulm


USt-ID:           DE173703203
Leitweg-ID:   08-A8981-76

 

Das Rechnungsleitkennzeichen ergibt sich aus der Finanzierung. Es setzt sich aus den vorangestellten Buchstaben „K-“ für Landesmittel bzw. „P-“ für Drittmittel, gefolgt von der Kostenstelle (z.B. „K-123456“) bzw. dem betreffenden Drittmittelprojekt (z.B. „P-P1234567“) zusammen. Dieses Rechnungsleitkennzeichen ist für eine automatisierte Ermittlung der verantwortlichen Einrichtung erforderlich.

Derzeit befindet sich das Verfahren noch in der Testphase. Bis auf die zusätzlichen Angaben in der Rechnungsanschrift, die Sie bei einer Direktbestellung aufnehmen müssen, ändert sich vorerst bius zur Umstellung im Herbst 2021 nichts. Alle Rechnungen sind von Ihnen in Papierform sachlich richtig zu zeichnen und mit der Hauspost an die Abteilung IV-2 Wirtschaftsangelegenheiten und Drittmittelbewirtschaftung zu senden. Rechnungen, die elektronisch eingehen, sind noch bis zur Umstellung auszudrucken und es gilt das entsprechende Vorgehen.

Weitere Informationen:

Rundschreiben 9/2021 - Einführung der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung

FAQs zur eRechnung - häufige Fragen und Antworten (Zugriff universitätsintern)

Kontakt

Leitung
Petra Kirsinger
Dezernat IV Finanzen
Telefon: +49 (0)731/50-25040
E-Mail: petra.kirsinger(at)uni-ulm.de

  • Sekretariat
  • Helmholtzstraße 16
  • 89081 Ulm
  • Telefon: +49 (0)731/50-25041
  • Telefax: +49 (0)731/50-25046

  • Zugangsportal zur Kontoauskunft
    (inkl. Daten Leistungsorientierten Mittelzuweisung)

 

 

 

Bankverbindungen

Kontoinhaber: Kasse der Universität Ulm
Bundesbank Ulm
BIC (SWIFT-Code): MARKDEF1630
IBAN: DE72 6300 0000 0063 0015 05

Kontoinhaber: Kasse der Universität Ulm
LBBW/BW-Bank Stuttgart, Filiale Ulm
BIC (SWIFT-Code): SOLADEST600
IBAN: DE15 6005 0101 7439 5032 50 

Kontoinhaber: Kasse der Universität Ulm
Sparkasse Ulm
BIC (SWIFT-Code): SOLADES1ULM
IBAN: DE68 6305 0000 0000 0050 50