Diese Webseite erklärt den Prozess für Raumreservierungen in der Fakultät für Mathematik und Wirtschaftswissenschaften.

Ziel ist dabei zu helfen, unkompliziert eine vollständige Anfrage zur Raumreservierung an die zuständige Stelle weiterzugeben. Weiter unten gibt es Kontakte für die zuständigen Personen und einen FAQ Abschnitt.

Bitte beachten Sie, dass die reguläre Semesterplanung über zentrale Stellen erfolgt. Insbesondere sollten alle Lehrveranstaltungen bereits vor Beginn der Stundenplanung für das entsprechende Semester bei den zuständigen Stellen gemeldet werden. Zudem sollten Raumreservierungen für regelmäßige Termine von Seminaren und Tutorien immer unter den entsprechenden Veranstaltungseinträgen im Hochschulportal gebucht werden und nicht als separate Events. Durch das nachfolgend beschriebene Vorgehen wird dies sichergestellt.

• Bis einschließlich Oktober 2023 übernimmt Frau Gerda Fromm die Bearbeitung der Reservierungsanfragen für die Studienkommission Mathematische Studiengänge.
• Zukünftig nach Oktober 2023 übernimmt Frau Bernadette Maiwald diese Aufgabe von Frau Fromm.
• Frau Nadine Mathe ist zum 1. April 2023 in die zentrale Raumvergabe auf die vorher von Herrn Schachtschneider besetzte Stelle gewechselt.

Die zuständige Person ist nicht da. Was tun?

• Gerda Fromm wird bei dringenden Raumangelegenheiten von Manfred Sauter vertreten.
• Julius Düker wird in Raumangelegenheiten außerhalb der Stundenplanung von Gerda Fromm vertreten.
• Bei Personen der zentralen Raumverwaltung gibt es in der Regel Information zur Vertretung in einer E-Mail Abwesenheitsnotiz.

Welche Räume sind zentral verwaltet?

• Alle Räume im Hochschulportal, bei denen Tom Schachtschneider bzw. Nadine Mathe als Raumverwalter aufgeführt sind.

Es geht um eine „externe“ Angelegenheit, die nicht der Mathematik oder den Wirtschaftswissenschaften zugeordnet werden kann.

• Bei regelmäßigen stundenplanrelevanten Veranstaltungen: Bitte gegenenfalls zuständigen Stundenplaner aus dem entsprechenden Fachbereich kontaktieren.
• Bei Einzelveranstaltungen und zentral verwalteten Räumen:  zentrale Raumvergabe
• Bei Einzelveranstaltungen und den nicht zentral verwalteten Räumen in der Heho 18 oder 22 (also Räume E20, E60, 120, 220, 1.41 und 1.42): Gerda Fromm
• Ansonsten ist in der Regel jemand von den Raumverwaltern oder Stundenplanern aus anderen Fachbereichen zuständig. Kontaktieren Sie gegebenenfalls doch zunächst eine entsprechende Person aus Ihrem Fachbereich. Zudem können Sie im Campusonline über die Suche nach Räumen für einen Raum detaillierte Information insbesondere zu den zugeordneten Raumverwalter*innen abrufen.

Wie sucht man im Hochschulportal effizient nach Räumen?

• Wenn es nur eine kleine Zahl geeigneter oder erwünschter namentlich bekannter Räume gibt, kann man das direkt mit der Suche zur Raumbelegung machen. Damit kann man gezielt einen Wochenstundenplan oder den Semesterstundenplan für einen Raum ausgeben lassen. Wenn es um einen Raum in der Heho 18 geht, würde man in der Suchmaske also „E20“, „E60“, „120“ und „220“ durchprobieren.
• Kompliziertere Suchanfragen kann man mit Hilfe von „Detaillierte Raumsuche“ unter „Räume und Gebäude“ im Hochschulportal vornehmen. Diese Suche steht nach der Anmeldung im Hochschulportal zur Verfügung, wenn Sie dort korrekt als Lehrperson geführt werden.

Ich werde im Hochschulportal nicht als Lehrperson geführt oder kann keine „Detaillierte Raumsuche“ ausführen. An wen kann ich mich wenden?

• Bei den Wirtschaftswissenschaften können in der Regel auch alle Sekretariate eine detaillierte Raumsuche für ihre Mitarbeiter durchführen.
• Freischaltung der detaillierten Raumsuche: E-Mail an qis-lsf(at)uni-ulm.de.
• Freischaltung der Rolle „Lehrender“ im Hochschulportal: Mitarbeiter können sich an den kiz Helpdesk wenden. Geben Sie dabei neben dem Kürzel Ihres kiz-Accounts auch an, welchem Institut Sie zugeordnet sind.
• Nicht korrekt als Lehrperson bei einer Veranstaltung eingetragen?
  Mathematische Studiengänge: an Mathe Manfred Sauter wenden
  Wirtschaftswissenschaften: an Julius Düker wenden

Ich brauche für einen Einzeltermin (z.B. für eine Besprechung) einmalig einen kleinen Raum in der Helmholtzstraße. Leider sieht es so aus, als ob am gewünschten Termin nichts mehr frei ist. Was kann ich tun?

• Frau Hildebrand (Tel. 23536) verwaltet Raum 2.22 (He22) (20 Personen, Kreidetafel, kein Beamer) und Raum 1.27 (He20) (16 Personen, Whiteboard, mit Beamer).
• Es gibt den Besprechungsraum 203 (He18) (10 Personen, Flipchart, kein Beamer aber großes Display mit HDMI-Anschluss), der bei Frau Kronschnabl (Tel. 23501) reserviert werden kann.
• Der Raum 220 (He18) ist während des Semesters in der Regel für Mittwoch- und Freitagnachmittag durch das Dekanat reserviert, obwohl diese Termine nicht immer genutzt werden. Information darüber kann gegebenenfalls bei Frau Kronschnabl erfragt werden.
• Der Senatssaal im Untergeschoss von He16 kann beim Hausmeister Herr Schaible für festlichere Anlässe und Vorträge reserviert werden.
• Man kann im Hochschulportal die Wochenbelegungen für die geeigneten Räume in der Helmholtzstraße durchgehen. Häufig lässt sich dabei zum Beispiel eine kleinere Übungs- oder Tutorienveranstaltung finden, welche sich in Absprache mit dem Übungsleiter oder der Übungsleiterin leicht einmalig tauschen oder verlegen lässt.

Ist es manchmal nötig mehrere Personen wegen Raumreservierungen zu kontaktieren?

• In komplizierteren Fällen kann das eventuell vorkommen; z.B. wenn man für eine Klausur Räume in der HeHo 18 (von der Fakultät, nicht zentral verwaltet), Hörsäle im Hauptkomplex (zentral verwaltet) und anderen Fachbereichen zugeordnete Räume (nicht zentral verwaltet, nur über direkte Reservierungsanfrage) reservieren will. Dabei werden die Reservierungen dann von den jeweiligen Personen technisch über separate Events vorgenommen. (Müssen alle Reservierungen in einem einzelnen Event vorliegen, geht das nur über indirekt über Reservierungsanfragen. Dazu gegebenenfalls den zuständigen Stundenplaner kontaktieren.)

Gibt es Räume, die nicht reserviert werden können, obwohl sie im Hochschulportal als frei eingetragen sind?

• Das kann beispielsweise vorkommen, wenn Räume in einem bestimmten Zeitraum als von Studierenden buchbare Lernräume vorgesehen sind, oder es sich um Institutsseminarräume handelt, die im Bürobereich von Instituten liegen und auch von diesen ausgestattet sind.
• In der Regel können freie Räume aber reserviert werden. Insbesondere trifft dies auf alle zentral verwalteten Räume zu.