• Die Nutzung von Zoom ist lizenzbasiert. Für die Nutzung von Zoom an der Universität Ulm stehen ausreichend Lizenzen bereit.
• Nutzer, welche ein Zoom Meeting anlegen und später auch starten wollen, benötigen einen Zoom Account und eine Zoom Lizenz.
• Eine Zoom Lizenz deckt im Standardfall Meetings bis 300 Teilnehmer ohne Zeitbeschränkung ab. Für Meetings mit mehr Teilnehmern ist eine Zusatzlizenz erforderlich. Sollte Moodle feststellen, dass in Ihrem Kurs mehr als 300 Teilnehmer/innen eingeschrieben sind, werden Sie in der Zoom Aktivität eine Hinweismeldung sehen. Bitte wenden Sie sich dann an den kiz Helpdesk um eine größere Zoom Lizenz zu erhalten.
• Studierende und andere Teilnehmer, welche an einem Zoom Meeting teilnehmen aber dieses selbst nicht starten, benötigen keinen eigenen Zoom Account und keine eigene Zoom Lizenz.

Der größte Vorteil von Zoom als Videokonferenzsoftware ist der Zoom Client. Dieser hat folgende unmittelbare Vorteile für Sie:

• Im Zoom Client stehen alle Funktionen von Zoom zur Verfügung, bei der Browserversion jedoch nicht.
• Der Zoom Client funktioniert deutlich performanter als die Browserversion, insbesondere in Meetings mit vielen Teilnehmern und Kameras.
• Mit dem Zoom Client können Probleme mit Kameras, Mikrofonen und dem Netzwerk deutlich besser analysiert und behoben werden.
• Nur mit dem Zoom Client kann die Funktion der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Meetings zur Erhöhung der Vertraulichkeit genutzt werden.

Ja, das ist problemlos möglich, allerdings nicht im Rahmen der Integration von Zoom in Moodle.

Wenn Sie als Studierender Zoom für Ihre Lern- und Arbeitgruppen nutzen wollen, so legen Sie sich bitte selbst einen Zoom Account für Studierende an.

Ein Zoom Meeting erscheint nur dann auf Ihrem Dashboard und in Ihrem Kalender, wenn der Veranstalter einen Startzeitpunkt und eine Dauer für das Meeting definiert hat. Manche Dozierende legen jedoch wiederkehrende Zoom Meetings an, bei denen es keine Einträge gibt. Sprechen Sie gerne Ihren Dozierenden an und schlagen Sie ihm vor, einen Startzeitpunkt und eine Dauer einzutragen.

Zusatzhinweis:
Die Universität Ulm entwickelt aktuell eine Erweiterung der Zoom Meeting Aktivität, mit der Zoom Meetings mit täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholendem Rhythmus einschließlich der hilfreichen Kalender- und Dashboardeinträge angelegt werden können. Sobald dies bereitsteht, wird diese Frage hier aktualisiert werden.

Damit Sie in aller Ruhe und unabhängig und schon vor einer konkreten Lehrveranstaltung ausprobieren können, steht Ihnen in Moodle ein Zoom Selbsttest Kurs zur Verfügung.

Alternativ können Sie auch den offiziellen Zoom Selbsttest nutzen.

Wenn Sie in Ihrem Zoom Meeting einen Startzeitpunkt und eine Dauer definieren, wird Moodle einen Eintrag im Moodle Kalender und im Moodle Dashboard erzeugen. Alle Teilnehmer können dann vom Dashboard aus direkt nach dem Login zum Meeting gehen.

Wenn Sie Ihr Zoom Meeting alternativ dazu als wiederkehrendes Meeting kennzeichnen, können Sie mehrere Optionen auswählen: Keine bestimmte Zeit, Täglich, Wöchentlich oder Monatlich.

Für Zoom Meetings, die in einem bekannten Rhythmus stattfinden, setzen Sie bitte die entsprechend zutreffenden täglichen, wöchentlichen und monatlichen Intervalle. Moodle wird dann für alle Termine die Einträge für Kalender und Dashboard erzeugen.

Bei der Option Keine bestimmte Zeit wird Moodle die Einträge für Kalender und Dashboard nicht erzeugen. In diesem Fall müssen die Studierenden zunächst in Ihren Moodle Kurs gehen, die Zoom Aktivität suchen und diese öffnen. Wir empfehlen diese Option daher nur in begründeten Fällen einzusetzen.

Damit Teilnehmer einem Meeting beitreten können, müssen zwei Voraussetzungen zutreffen:

1. Das Meeting muss gestartet sein. Dies passiert dann, wenn der Veranstalter das Meeting betritt. Alternativ kann der Veranstalter auch die Option Beitritt vor Veranstalter/in ermöglichen für das Meeting setzen, dann entfällt diese Voraussetzung.
2. Der Startzeitpunkt des Meetings muss erreicht sein. Ab 15 Minuten vor diesem Zeitpunkt ist der Beitritt zum Meeting möglich.

Die Zoom Lizenz für Dozierende deckt im Standardfall Meetings bis 300 Teilnehmer ohne Zeitbeschränkung ab. Für Meetings mit mehr Teilnehmern ist eine Zusatzlizenz erforderlich.

Sollte Moodle feststellen, dass in Ihrem Kurs mehr als 300 Teilnehmer/innen eingeschrieben sind, werden Sie in der Zoom Aktivität eine Hinweismeldung sehen, dass Ihr Zoom Lizenz zu klein sein könnte. Bitte wenden Sie sich dann an den kiz Helpdesk um eine größere Zoom Lizenz zu erhalten.

Grundsätzlich sollte jeder Teilnehmer, der einen Moodle Account hat, das Meeting auch über Moodle betreten.

Für Teilnehmer, die aber keinen Moodle Account haben – wie beispielsweise Gastredner oder externe Workshopleiter – unterstützt Zoom auch einen Direktbeitritt.

Als Veranstalter des Zoom Meetings sehen Sie auf der Übersichtsseite Ihrer Zoom Meeting Aktivitäten einen Direktlink zum Meeting. Der Link enthält eine Meeting-ID und ein Passwort und hat das Schema uni-ulm.zoom.us/j/12345678901?pwd=aBcDeFgHiJkLmNoPqRsTuVwXyZ

Wenn Sie diesen Direktlink an externe Teilnehmer weitergeben, können sie damit das Meeting direkt betreten.
Bitte achten Sie aus diesen Gründen dabei aber darauf, dass dieser Link nicht in die falschen Hände gerät.

Nur der Moodle Nutzer, welcher ein Zoom Meeting in Moodle angelegt hat, kann dieses später auch starten. Dies ist eine lizenztechnische Beschränkung von Zoom.

Für den Fall dass Ihre Meetings nicht vom selben Moodle Nutzer angelegt und gestartet werden sollen, nutzen Sie bitte entweder den Mechanismus Alternativer Veranstalter oder Meeting planen für. Beide Mechanismen stellen wir in unserer Handreichung für Dozierende vor.

Nur der Moodle Nutzer, welcher ein Zoom Meeting in Moodle angelegt hat, kann dieses später auch starten. Dies ist eine lizenztechnische Beschränkung von Zoom.

Für den Fall dass Ihre Meetings nicht vom selben Moodle Nutzer angelegt und gestartet werden sollen, nutzen Sie bitte entweder den Mechanismus Alternativer Veranstalter oder Meeting planen für. Beide Mechanismen stellen wir in unserer Handreichung für Dozierende vor.

Nur der Moodle Nutzer, welcher ein Zoom Meeting in Moodle angelegt hat, kann dieses später auch starten. Dies ist eine lizenztechnische Beschränkung von Zoom.

Wenn in Ihrem Moodle Kurs nun eine Zoom Meeting Aktivität existiert und Sie im Kurs auch eine Dozentenrolle haben, so kann es trotzdem sein dass Sie das Meeting nicht starten können weil Sie es eben nicht angelegt haben. Sie erkennen diesen Zustand daran, dass Sie auf der Zoom Meeting Übersichtsseite nicht den Button Meeting starten sehen sondern den Button Dem Meeting beitreten. Außerdem werden Sie nicht als Veranstalter gelistet.

In einem solchen Fall müssen Sie das Meeting aber nicht zwingend löschen und neu anlegen. Bearbeiten Sie die Zoom Meeting Aktivität, tragen sich selbst als Alternativer Veranstalter ein und speichern die Aktivität neu ab. Danach können auch Sie das Meeting starten.

Mit der Einstellung Alternative Veranstalter/innen können Sie weiteren Moodle Nutzern im Zoom Meeting die Berechtigung erteilen, das Meeting zu starten und im Meeting selbst als Veranstalter zu agieren. Alternative Veranstalter/innen können aus einer vorgegebenen Liste von Moodle Nutzern ausgewählt werden, die

1. im Moodle Kurs eingeschrieben sind,
2. und eine der Kursrollen verantwortlicher Dozent, begleitender Dozent, Sekretär, Kommunikator haben oder Dozentenrechte im Aktivitätskontext zugeteilt bekommen haben
3. sowie bereits auch einen Zoom Account haben.

Wenn der von Ihnen zum alternativen Veranstalter auserkorene Nutzer nicht in der vorgegebenen Liste enthalten ist, trifft eines dieser drei Kriterien nicht zu.

Die Zoom Meeting Aktivität in Moodle unterstützt leider den Gruppenmodus für Aktivitäten nicht. Das heißt, Sie können leider nicht mit einer einzigen Aktivität mehrere Zoom Meetings für Gruppen bereitstellen.

Als Alternative stehen Ihnen die Breakout Räume innerhalb eines Zoom Meetings zur Verfügung. Sie können darüber hinaus auch mehrere Zoom Meetings im Moodle Kurs anlegen und diese mit Voraussetzungen auf einzelne Kursgruppen einschränken.

Eine Mail mit dem Betreff "Max Mustermann invites you to join a Zoom meeting as alternative host" erhalten Sie genau dann wenn ein Kollege Sie als alternativer Veranstalter in ein Zoom Meeting einträgt. Dies ist insbesondere dann erforderlich, wenn Ihr Kollege ein Zoom Meeting für Sie plant aber Sie es starten sollen.

In der Mail sehen Sie die Details zum Meeting sowie einen Link um dem Meeting direkt beizutreten. Sie können diese Mail aber praktisch ignorieren, da das Meeting für Sie trotzdem und idealerweise aus Ihrem Moodle Kurs zugänglich ist.

Sollten Sie im Laufe der Zeit viele dieser Mails erhalten und diese abbestellen wollen, können Sie diese in Ihren Zoom Einstellungen unter dem Abschnitt Email Notification mit dem Punkt When an alternative host is set or removed from a meeting abbestellen.

Eine Mail mit dem Betreff "New Zoom meeting scheduled" erhalten Sie dann wenn ein Kollege für Sie ein Zoom Meeting geplant hat. Dies ist insbesondere dann erforderlich, wenn Ihr Kollege ein Zoom Meeting für Sie plant und Sie es starten sollen.

In der Mail sehen Sie die Details zum Meeting sowie einen Link um dem Meeting direkt beizutreten. Sie können diese Mail aber praktisch ignorieren, da das Meeting für Sie trotzdem und idealerweise aus Ihrem Moodle Kurs zugänglich ist.

Sollten Sie im Laufe der Zeit viele dieser Mails erhalten und diese abbestellen wollen, können Sie diese in Ihren Zoom Einstellungen unter dem Abschnitt Email Notification mit dem Punkt When someone scheduled a meeting for a host abbestellen.

Mit der Einstellung Verschlüsselung können Sie das Vertraulichkeitsniveau des Meetings von erweiterter Verschlüsselung auf Ende-zu-Ende Verschlüsselung erhöhen. Ende-zu-Ende Verschlüsselung bedeutet dass der Verschlüsselungs-Schlüssel auf Ihrem lokalen Endgerät gespeichert wird und niemand, auch nicht Zoom, diesen erlangen kann. Bei Ende-zu-Ende Verschlüsselung stehen aber mehrere Meeting Funktionen nicht zur Verfügung.

Mit der Einstellung Warteraum können Sie einen Warteraum im Meeting aktivieren, mit dem der Veranstalter den Zutritt jedes Teilnehmers kontrollieren und freigeben muss. Diese Option bietet sich für vertrauliche Seminare und Gruppenarbeiten, jedoch nicht für große Vorlesungen, an.

Mit der Einstellung Beitritt vor Veranstalter/in ermöglichen können Sie ermöglichen, dass die Meeting Teilnehmer schon (bis zu 15 Minuten) vor dem Beitritt des Veranstalters das Meeting betreten. Diese Option bietet sich an, wenn damit zu rechnen ist, dass der Veranstalter sehr pünktlich beitritt und dann auch direkt mit dem Meeting gestartet wird.

Auch im schon laufenden Meeting haben Sie noch Einflussmöglichkeiten auf die Sicherheit des Meetings. Die Funktionen verbergen sich im Zoom Client unter dem Button Sicherheit. Sie können dort insbesondere:

• Das Meeting sperren: 
  Diese Funktion sperrt das Meeting, wodurch neue Teilnehmer am Beitreten gehindert werden.
• Den Warteraum aktivieren:
  Diese Funktion aktiviert oder deaktiviert nachträglich den Warteraum für neu hinzukommende Teilnehmer oder verlegt aktuelle Teilnehmer in den Warteraum.
• Zulassen oder verbieten, dass Teilnehmer ihren Bildschirm freigeben, den Chat nutzen, sich umbenennen, sich laut schalten oder ihr Video starten.
• Einzelne Teilnehmer entfernen, wodurch ein Teilnehmer aus einem Meeting entfernt wird und auch nicht wieder beitreten kann.
• Und als "Notbremse" Alle Aktivitäten der Teilnehmer aussetzen, wodurch jegliche Kommunikation im Meeting vorerst abgeschaltet wird und wieder Ruhe einkehren kann.

Als Host können Sie im Homeoffice im privaten WLAN ihr iPad über Airplay mit dem Rechner verbinden und für Zoom freigeben. Dazu öffnen Sie die Bildschirmfreigabe, wählen die iPad Kachel aus, klicken auf Freigeben und folgen den Anweisungen (eventuell werden Sie beim ersten Mal zur Installation des Plugins aufgefordert).

Um das iPad auch im Hörsaal ohne privates WLAN zu verwenden, können Sie auf Ihrem Rechner einen Hotspot einrichten (Einstellungen>Netzwerk>Hotspot einrichten) und das iPad damit verbinden. Danach können Sie wie gewohnt das iPad verwenden, die Internetverbindung des Rechners bleibt davon unberührt.

Alternativ können Sie auch einen Zoom Client auf Ihr Tablet laden und das Meeting direkt über das iPad laufen lassen. In diesem Fall brauchen Sie einen Adapter, um das Ipad an den Beamer im Hörsaal anzuschließen.

Zoom bietet Ihnen neben der Möglichkeit, Meetings lokal auf dem Endgerät des Veranstalters aufzuzeichnen, eigentlich auch die Möglichkeit, Meetings in der Zoom Cloud aufzuzeichnen.

Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist an der Universität Ulm die Aufzeichnung in der Zoom Cloud nicht freigegeben und steht Ihnen nicht zur Verfügung. Unsere Anleitung zur Aufzeichnung von Meetings erklärt den vergleichbar komfortablen Weg der Aufzeichnung auf lokalen Endgeräten.

Bei der lokalen Aufzeichnung eines Zoom Meetings haben Sie nach dem Meeting mehrere Dateien aufbereitet auf Ihrem Endgerät vorliegen:

• zoom_0.mp4:
  Dies ist eine kombinierte Videodatei im MP4 Format, welche den Konferenzton, die Kamerabilder, einen geteilten Bildschirm einschließlich Whiteboard-Anmerkungen enthält.
  Wenn Sie die Aufzeichnung über Opencast in Moodle bereitstellen wollen, dann verwenden Sie hierzu bitte diese Datei.
• audio_only.mp4:
  Dies ist eine reine Audiodatei, welche den Konferenzton enthält.
• playback.m3u:
  Dies ist eine Playlist-Datei, welche eventuelle mehrere Aufzeichnungen des Meetings hintereinander abspielt.
• chat.txt:
  Falls in Ihrem Meeting Chat-Nachrichten verschickt wurden, werden diese in dieser Textdatei gespeichert.

Wie Sie ein Meeting mit Zoom lokal auf Ihrem Endgerät aufzeichnen erklären wir in einer umfangreichen Anleitung. Wenn Sie dieser Anleitung folgen, haben Sie am Ende des Meetings eine kombinierte Videodatei auf Ihrem Endgerät vorliegen.

Für die Bereitstellung Ihrer Meeting-Aufzeichnung in Ihrem Moodle Kurs nutzen Sie nun bitte die Schnittstelle zu Opencast Videos, die wir in einer gesonderten Anleitung zum Upload von Videos in Moodle erklären.

Bitte beachten Sie, dass andere Bereitstellungswege von Meeting-Aufzeichnungen weder unterstützt noch rechtlich abgedeckt sind.

Werden Lehrveranstaltungen aufgezeichnet, müssen trotz aller Vorteile die Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung berücksichtigt werden.

Wenn Sie eine Aufzeichnung anfertigen und zur Verfügung stellen, sind die rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen der Universität zu beachten. Bitte setzen Sie sich vor Ihrer Veranstaltung mit diesen Bedingungen auseinander und treffen Sie in Ihrem Meeting dann die entsprechenden Vorkehrungen.