Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung bezieht sich ausschließlich auf die Datenverarbeitung bei der Nutzung des Chatbots. Im Folgenden informieren wir Sie über die Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung unseres Chatbots.
I. Name und Anschrift des Verantwortlichen und Kontakt Datenschutzbeauftragte
Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist die
Universität Ulm
89069 Ulm
Telefon +49 (0)731/50-10
Telefax +49 (0)731/50-22038
Die Universität Ulm ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts, die durch den Präsidenten Prof. Dr.-Ing. Michael Weber (praesident(at)uni-ulm.de) oder durch den Kanzler Dieter Kaufmann (kanzler(at)uni-ulm.de) vertreten wird.
Bei Fragen rund um den Datenschutz wenden Sie sich bitte an die Datenschutzbeauftragte unter dsb(at)uni-ulm.de oder senden einen Brief mit dem Zusatz "Datenschutzbeauftragte" an die o. g. Adresse.
II. Datenkategorien, Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
1. Datenkategorien
Erhebung personenbezogener Daten bei der Bereitstellung des Chatbots und Speicherung der Server-Logfiles
Da der Chatbot auf der Homepage der Universität Ulm betrieben wird, gelten zunächst einmal dieselben Datenschutzhinweise. Zu Beginn des Chatbotdialogs werden nichtpersonenbezogene Daten zur geplanten Mobilität abgefragt, um zielgruppengerecht zu antworten. Bevor eine Frage eingegeben werden kann, werden Nutzer*innen darauf hingewiesen, dass keine persönlichen Daten eingeben werden sollten.
Bei der Nutzung unseres Chatbots werden zusätzlich folgende personenbezogene Daten erhoben
- Zeitstempel, wann die Konversation stattgefunden hat
- Konversationsverlauf
2. Zweck der Datenverarbeitung
Chatbots sind textbasierte Dialogsysteme. Sie bieten die Möglichkeit, auf frei formulierte Besucheranfragen einzugehen und in Form einer Konversation durch Vorgänge oder Prozesse hindurchzuführen. Der Chatbot ermöglicht Nutzer*innen rund um die Uhr Antworten auf die wichtigsten Fragen und Anliegen zu bekommen. Dabei werden die Inhalte angenehm und benutzerorientiert dargestellt. Sämtliche personenbezogenen Daten entstehen durch die Konversation, sie beruhen also auf Nutzer*inneneingaben. Die Angabe von personenbezogenen Daten wird zu keiner Zeit angefordert. Wir bitten die Nutzer*innen personenbezogene Angaben zu meiden. Sollten solche Angaben notwendig sein, um eine Anfrage zu bearbeiten, bitten wir darum, uns eine Email an international(at)uni-ulm.de zu schicken. Eingegebene Daten werden allein zur Erhöhung der Qualität der Chatbotantworten verarbeitet.
3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind Art. 6 Abs.1 lit.a DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs.3 DSGVO i.V.m § 4 LDSG und LHG.
III. Speicherung Ihrer Daten
Die von Nutzern eingegebenen Daten werden in regelmäßigen Abständen von 90 Tagen gelöscht, wobei bei der Nutzung keine personenbezogenen Daten abgefragt werden. Dies ist für die Nutzung des Chatbots auch nicht erforderlich. Natürlich ist es wie bei einer Emailkommunikation möglich, dass Nutzer*innen persönliche Daten eingeben. Diese werden vertraulich behandelt und nicht zur Optimierung des Chatbots eingesetzt. Die Speicherung der vorgenannten Daten in sogenannten Server-Logfiles erfolgt ausschließlich, um Nutzungsstatistiken zu erheben und den Chatbot zu verbessern.
IV. Empfänger Ihrer Daten
Im Rahmen des Chatbotbetriebs werden Ihre Daten von Mitarbeitenden des International Office der Universität Ulm und vom Chatbotanbieter Kauz GmbH ausschließlich zur Verbesserung der Chatbotqualität verwendet. Es haben nur diejenigen Personen der genannten Organisationen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für die Verbesserung des Chatbots benötigen.
V. Datenverarbeitung durch einen Dritten
Bei den personenbezogenen Daten handelt es sich um Nutzer*inneneingaben, die im Verlauf der Konversation mit dem Chatbot getätigt werden können. Neben dem Konversationsverlauf wird auch der Zeitstempel einer Konversation gespeichert. Diese personenbezogenen Daten werden verarbeitet und gespeichert und für die Optimierung des Chatbots eingesetzt. Die Daten werden vertraulich behandelt und können nur von Mitarbeitenden des International Office der Universität Ulm und Mitarbeitenden des Chatbotanbieters Kauz GmbH eingesehen werden. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Gehostet wird der Chatbot vom deutschen Rechenzentrum Open Telecom Cloud (OTC), das DSGVO-konform arbeitet. Englischsprachige Nutzer*inneneingaben werden durch das Übersetzungsprogramm DeepL übersetzt und dort nach der Übersetzung sofort gelöscht.
Kauz GmbH | Open Telecom Cloud (OTC) | DeepL GmbH |
Die Erfassung der Daten und die Speicherung in Server-Logfiles ist für den Betrieb und die stete Optimierung des Chatbots zwingend erforderlich. Es besteht für den Nutzer keine Widerspruchsmöglichkeit. Alle notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust und Missbrauch zu schützen, werden von uns und in unserem Auftrag von den oben genannten Dritten getroffen.
VI. Zentrale Dienste
Neben den Diensten, die zur Bereitstellung der Website der Universität genutzt werden, kommen folgende zum Einsatz:
1. JavaScript
Die Einbindung des Chatbots in die Website der Universität Ulm erfolgt über JavaScript-Funktionen. Ohne JavaScript ist der Chatbot nicht nutzbar.
2. TLS-Verschlüsselung
Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwendet der Chatbotanbieter Kauz GmbH dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (TLS) über HTTPS.
3. E-Mail-Kommunikation
Über im Chatbot hinterlegte E-Mail-Adressen haben Sie in der Regel die Möglichkeit mit den Ansprechpartnern des International Offices Kontakt aufzunehmen. Sollten Sie über ein separates Emailprogramm Kontakt mit uns aufnehmen, werden die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten gespeichert. Diese Daten werden von der Universität Ulm ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet und nach Erreichen des Zwecks gelöscht. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie haben das Recht der Nutzung dieser Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widersprechen.
4. Suchfunktion des Chatbots
Der Chatbot analysiert die Eingaben der Nutzer*innen auf Basis von linguistischen Grundlagen und versteht so die Fragen bzw. Absichten der Nutzer*in. Für die Antwortfindung nutzt der Chatbot eine hinterlegte Datenbasis. Zur Erhöhung der Antwortqualität werden die Nutzer*innen durch den Chatbot vor Beginn einer Konversation nach einigen Informationen gefragt. Diese Informationen werden nur innerhalb der Konversation und nicht anderweitig (z. B. für ein Nutzer*innenprofil) gespeichert. Konkret wird gefragt, ob Nutzer*innen an einem Aufenthalt in Deutschland oder im Ausland interessiert sind, ob sie studieren, promovieren oder forschen bzw. lehren und ob sie einen Abschluss an einer deutschen Universität anstreben.
VII. Ihre Rechte als Betroffene*r
Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung gespeicherter personenbezogener Daten, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die unserem berechtigten oder einem öffentlichen Interesse dient, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO); erteilte Einwilligungen zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei der Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg.