Erasmus+ Gastdozenturen (STA)
Mobilitäten zu Unterrichtszwecken

Erasmus+ fördert Gastdozenturen an europäischen Partnerhochschulen, die eine gültige Erasmus Charta für Hochschulen (ECHE) besitzen. Gastdozent*innen sollen durch ihren Aufenthalt die europäische Dimension der Gasthochschule stärken, deren Lehrangebot ergänzen und ihr Fachwissen Studierenden vermitteln, die nicht im Ausland studieren wollen oder können.

Nach Möglichkeit sollte dabei die Entwicklung gemeinsamer Studienprogramme der Partnerhochschulen ebenso wie der Austausch von Lehrinhalten und -methoden eine Rolle spielen.

Lehraufenthalte innerhalb Europas dauern zwischen min. zwei Tagen und max. zwei Monaten (zuzügl. An- und Abreise); das Unterrichtspensum liegt bei mindestens acht Stunden je Aufenthalt bzw. für die erste Woche.  Bei längeren Aufenthalten wird die Stundenzahl nach der Formel [8 Stunden / 5 Tage * Arbeitstage gesamt] berechnet.

Wird an der Gasteinrichtung neben der Lehre auch an der Entwicklung innovativer Unterrichtsmethoden oder Curricula gearbeitet, kann der Aufenthalt als kombinierte Mobilität (zu Unterrichtszwecken wie zur Fort- und Weiterbildung) gefördert werden. Das Lehrpensum reduziert sich dabei um die Hälfte. (Forschungsaktivitäten oder Kongressteilnahmen können jedoch nicht als Weiterbildungszwecke anerkannt werden).

Kontakt

Dr. Sabine Habermalz
Beratungszeiten:
Nach vorheriger Vereinbarung.

Partnerhochschulen in Programm- und Partnerländern

Gastdozenturen sind nur möglich an Partnerhochschulen, mit denen ein gültiges Erasmus+ Austauschabkommen besteht, das auch den Dozent*innenaustausch mit einschließt. Die meisten unserer Austauschabkommen umfassen nur Studierendenaustausch. Die Agreements können üblicherweise aber recht kurzfristig erweitert werden.

Grundsätzlich können wir nur Erasmus+ Austauschabkommen mit Hochschulen in den sogenannten Erasmus+ Programmländern abschließen, die eine gültige Erasmus+ Hochschulcharte (ECHE) von der EU-Kommission verliehen bekommen haben. Es besteht aber die Möglichkeit, auch Abkommen mit Hochschulen in den sog. Partnerländern, z.B. in der Schweiz oder UK abzuschließen und Gastdozenturen auch in diese Länder zu fördern. Allerdings gibt es hier zusätzliche budgetäre Einschränkungen.

Erasmus+ Programmländer

Zu den Erasmus+ Programmländern gehören

  • die Mitgliedsstaaten der EU
  • die EU-Kandidatenländer (Türkei, Mazedonien, Serbien)
  • die EWR/EFTA Länder (Island, Liechtenstein, Norwegen, jedoch nicht die Schweiz)
  • sowie die überseeischen Gebiete dieser Länder

Mobilitätsdauer

Mindestdauer: Unterricht an mindestens zwei aufeinanderfolgenden Tagen an der Gasteinrichtung
Höchstdauer: 2 Monate (60 Tage) an der Gasteinrichtung (aber nicht mehr, als im Austauschabkommen vereinbart wurde)

Das Unterrichtspensum liegt bei mindestens acht Stunden je Aufenthalt bzw. für die erste Woche.  Bei längeren Aufenthalten wird die Stundenzahl nach der Formel [8 Stunden / 5 Tage * Arbeitstage gesamt] berechnet.

Förderdauer

In den Austauschabkommen mit unseren Partnern ist i.d.R. eine Dauer von max. 1 Woche für die Mobilität von Lehrenden vereinbart, in Ausnahmefällen eine Dauer von 2 Wochen.

  • Aufgrund des begrenzten Budgets kann eine finanzielle Förderung i.d.R. nur für max. 1-2 Wochen (einschl. An-/Abreise) gewährt werden (= finanzielle Unterstützung aus Erasmus+ Mitteln der EU).
  • Längere Aufenthalte sind dennoch möglich, aber nur mit teilweiser Finanzierung (= finanzielle Unterstützung aus Erasmus+ Mitteln der EU in Kombination mit Zero-Grant-Tagen).

Reisetage

Zusätzlich können die An- und Abreisetage gefördert werden, sofern die An-/Abreise unmittelbar vor dem ersten bzw. nach dem letzten Weiterbildungstag erfolgt (keine "freien Tage" dazwischen). Wird nachhaltig gereist (Green Travel), können jeweils bis zu 3 Tage für An- bzw. Abreise gefördert werden (max. 6), bei Standardreisen jeweils nur ein Tag (max. 2).

Reisestrecke

Reisekosten werden ebenfalls als Stückkosten gewährt. Maßgeblich ist die einfache Entfernung zwischen Ort der Abreise und Ort der Gasteinrichtung, die mit dem Distanzrechner der EU-Kommission ermittelt wird. Wird nachhaltig gereist (Green Travel), sind die Stückkosten höher als bei Standardreisen.

Green Travel

Wird der überwiegende Teil der Reisestrecke (hin- und zurück) nachhaltig mit Bus und Bahn, Fahrgemeinschaft oder Fahrrad gereist, gilt dies als Green Travel. Hierfür werden mehr Tage für An- und Abreise bezuschusst als bei Standardreisen. Auch die Stückkosten für die Entfernung liegen höher.

Merkblatt: Green Travel

Berechnung der Fördersumme

Die max. Höhe der finanziellen Förderung wird auf der Basis von "Stückkosten" berechnet. Die Höhe der Stückkosten kann sich von Projekt zu Projekt ändern. Aus welchem Projekt die Förderung gewährt wird, hängt ab vom Zeitpunkt der Antragstellung, da wir immer zuerst die Fördermittel aus den älteren Projekten verausgaben. Derzeit verwenden wir die Fördermittel aus dem Projekt 2022 (für Mobilitäten bis 31.07.2024). Sind in einem Projekt nicht ausreichend Fördermittel vorhanden, kann die Zahl der geförderten Tage reduziert werden.

Auszahlung

Die ermittelte Fördersumme wird als Pauschale gewährt, wobei 70% als Abschlag ausgezahlt werden, 30% nach Beendigung der Mobilität und Einreichen aller Abschlussunterlagen.

Stückkosten für Aufenthaltstage

Zielland

Betrag (Stückkosten) pro Teilnehmenden pro Tag

Tag 1 - 14

Tag 15- 60
Dänemark, Finnland, Irland, Island, Lichtenstein, Luxemburg, Norwegen, Schweden*

180 €

126 €
Belgien, Frankreich, Griechenland, Italien, Malta, Niederlande, Österreich, Portugal, Spanien, Zypern 160 € 112 €
Bulgarien, Estland, Kroatien, Lettland, Litauen, Nordazedonien,  Polen, Rumänien, Slowakei, Slowenien, Tschechische Republik,Türkei, Ungarn, 140 € 98 €
*Schweiz und Vereinigtes Königreich werden analog zu Ländergruppe 1 gefördert

Hin- und Rückfahrt (Projekt 2022)

Stückkosten für Hin- und Rückfahrt

einfache Entfernung
gem. Distanzrechner

Betrag (Stückkosten) pro Teilnehmer (= Hin- und Rückfahrt)

Standardreisen

Green Travel

10 - 99 km

20 EUR

---

100 – 499 km

180 EUR

210 EUR

500 – 1.999 km

275 EUR

320 EUR

2.000 – 2.999 km

360 EUR

410 EUR

3.000 – 3.999 km

530 EUR

610 EUR

4.000 – 7.999 km

820 EUR

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8.000 km und mehr

1.500 EUR

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Möglicherweise kann eine Erasmus-geförderte Reise zu einer gesonderten Versteuerung führen. Während „normale“ Dienstreisen aus Haushaltsmitteln und damit nach dem Landesreisekostengesetz (LRKG) abgerechnet werden, werden Erasmus-geförderte Reisen nach den durch das Programm bestimmten EU-Pauschalen berechnet und ausgezahlt. Die Reisekostenstelle im Dezernat III muss allerdings nach der Reise eine Vergleichsrechnung erstellen, die die nach Landesreisekostengesetz erstattungsfähigen Kosten der Reise der gezahlten EU-Pauschale gegenüberstellt.

Sollte die Berechnung ergeben, dass der Erasmus-Zuschuss höher war als es eine Erstattung der Kosten nach Landesreisekostengesetz vorsieht, so ist die Reisekostenstelle verpflichtet, die Differenz zur Versteuerung an das LBV zu melden. Der Betrag wird dann vom LBV als „Sonstiger Bezug“  gewertet und versteuert. Die Steuer wird in der Regel mit der folgenden Gehaltsabrechnung verrechnet.

Erfahrungsgemäß kommt es beispielsweise dann zu einer Besteuerung, wenn die Unterkunft während der Reise relativ gesehen günstig war. Hohe Kosten bei der Verpflegung hingegen werden beim Landesreisekostengesetz nicht gesondert berücksichtigt, sondern nur durch die Tagegeld-Pauschale.

Nach dem Landesreisekostengesetz sind folgende Kosten ansatzfähig:

  • alle Fahrtkosten (Flug, Zug, Bahn, U-Bahn, Bus,…) – Belege sammeln!
  • die vollen Hotelkosten (ggf. mit Begründung, dass kein günstigeres Hotel gefunden werden konnte) – Belege sammeln!
  • eine ortsabhängig festgelegte Tagespauschale für die Verpflegung (keine Belege)

Aber: Nur die zu zahlende Steuer auf den möglichen Differenzbetrag wird Ihnen abgezogen, nicht der komplette Differenzbetrag. Beispiel:

  • Gezahlte EU-Pauschale: 1000 Euro
  • Reisekosten ansatzfähig nach LRKG: 900 Euro
  • Differenz = 100 Euro => Ihr persönlicher Steuersatz auf 100 Euro wird bei der Gehaltsabrechnung abgezogen

Wenn Sie genauer wissen möchten, wie hoch die individuelle Versteuerung ausfällt, kontaktieren Sie Ihren Ansprechpartner beim LBV.

Teilnehmer mit Behinderung

Mitarbeitende an Hochschulen mit einer Behinderung oder einer chronischen Erkrankung (nachgewiesen durch beispielsweise einen Behindertenausweis, Bescheid des Landessozialamtes oder ein ärztliches Attest), aus der ein finanzieller Mehrbedarf im Ausland hervorgeht und welche von der Heimathochschule eine Zusage für einen Erasmus+ geförderten Auslandsaufenthalt erhalten haben, können auf besonderen Antrag (spätestens 3 Monate vor der geplanten Mobilität einzureichen) – über die Heimathochschule Unterstützung real anfallender Mehrkosten bis zu einer Höhe von € 15.000 beantragen. Die beantragte Summe wird nach Ihrem persönlichen Bedarf berechnet und zusätzlich zur regulären Erasmus+ Förderrate ausgezahlt. Dabei können allerdings nur Mehrkosten berücksichtigt werden können, die

  • nicht von nationalen Stellen (Integrationsämtern, Krankenkassen, Landschaftsverbänden, Sozialämtern, Studentenwerken) übernommen werden.
  • Ihnen durch den Auslandsaufenthalt entstehen. Hierzu zählen z. B. zusätzliche Flugkosten und Kosten für die Unterkunft von mitreisenden Assistenten oder für eine barrierefreie Unterkunft.

Zusatzförderung für Teilnehmende, die ihre Auslandsmobilität mit Kind/ern antreten

Mitarbeitende, welche für einen Auslandsaufenthalt über Erasmus+ gefördert werden und mit ihrem Kind/ihren Kindern ins Ausland reisen, können auf besonderen Antrag (spätestens 3 Monate vor der geplanten Mobilität einzureichen) – über die Heimathochschule Unterstützung real anfallender Mehrkosten bis zu einer Höhe von € 15.000 beantragen. Die beantragte Summe wird nach dem persönlichen Bedarf berechnet und zusätzlich zur regulären Erasmus+ Förderrate ausgezahlt. Dabei können allerdings nur Mehrkosten berücksichtigt werden, die

  • nicht von nationalen Stellen (Integrationsämtern, Krankenkassen, Landschaftsverbänden, Sozialämtern, Studentenwerken) übernommen werden.
  • Ihnen durch den Auslandsaufenthalt für Ihre Kinder entstehen. Hierzu zählen z. B. Reisekosten für Kind/er und Betreuungskosten.

Nützliche Informationen

zu behindertengerechten Hochschulen der European Agency for Development in Special Needs Education

Antrag auf Erasmus+ Förderung (STA)

Um eine rechtzeitige Bearbeitung zu gewährleisten, sollten Anträge spätestens 6 Wochen vor Beginn der Mobilität (sowie vor Buchung von Reise/Hotel) in Papierform (Hauspost) eingereicht werden. Es werden nur vollständige Anträge bearbeitet. Unvollständige Anträge werden zurückgesandt. Einzureichen sind:

Mobility Agreement

Mobilitätsvereinbarung mit der Gasthochschule. Unterschrieben vom Antragsteller, vom der zuständigen ERASMUS Hochschul- oder Fachkoordination an der Gasthochschule sowie vom der ERASMUS Fachkoordination an der Universität Ulm. Die Einholung der Unterschriften der Koordinator*innen kann per eMail erfolgen (das Dokument kann digital signiert bzw. unterschrieben und eingescannt werden).

Datenerhebungsbogen

zur Berechnung der Maximalförderung, unterschrieben vom Antragsteller, ggf. einschließlich

Ehrenwörtliche Erklärung zu Green Travel

Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise (bitte jeweils die neueste Version herunterladen)

unterschrieben vom Antragsteller und vom jeweiligen Vorgesetzten. Angabe der Buchungsstelle leer lassen: (Projektnummer wird vom International Office eingetragen).

Im Dienstreiseantrag ist anzugeben, ob Sie Zuwendungen von dritter Seite erhalten. Damit ist nicht die Förderung aus Erasmus+ Mitteln gemeint, sondern ob Sie seitens des Gastgebers z.B. Unterkunft/Verpflegung erhalten. Sofern Sie seitens des Gastgebers ein Honorar erhalten, muss dies vorher als Nebentätigkeit angemeldet werden.

Bewilligung der Erasmus+ Förderung (STA)

Wird ihr Antrag bewilligt, erhalten Sie per eMail ein Grant Agreement (Erasmus+ Finanzhilfevereinbarung) zugeschickt. Bitte zweimal ausdrucken, beide Ausfertigungen unterschreiben und an das International Office zurücksenden; Sie erhalten eine gegengezeichnete Ausfertigung per Hauspost zurück. Das Grant Agreement tritt in Kraft, nachdem es von beiden Parteien unterzeichnet wurde.

Datenschutzerklärung der EU-Kommission zur Erhebung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten zur Verwaltung und Dokumentation der geförderten Mobilitäten im Rahmen des Erasmus+ Programms:

https://webgate.ec.europa.eu/erasmus-esc/index/privacy-statement

Bitte beachten Sie:

Eine Förderung aus dem Erasmus+ Programm muss grundsätzlich vor Antritt der Mobilität beantragt und bewilligt werden. Eine Bewilligung von Zuschüssen für bereits angetretene oder abgeschlossene Mobilitäten ist ausgeschlossen.

Bitte beachten Sie: mit Mobilität ist bei Erasmus+ der Zeitraum zwischen erstem und letztem Unterrichtstag gemeint (ohne An-Abreise). Achten Sie besonders darauf, dass die Angaben zu Anreise/Abreise sowie erster/letzter Unterrichtstag im Antrag, im Mobility Agreement sowie im Dienstreiseantrag übereinstimmen. Jede Änderung im Datum oder der Zahl der Unterrichtsstunden ist unverzüglich mitzuteilen, weil sich damit die Bewilligung ändern oder ganz erlöschen kann.

Organisation der Reise

Für die Organisation der Reise (Buchung Fahrt / Flug / Hotel etc.) sind die geförderten Personen selbst verantwortlich. Andererseits haben Sie damit auch volle Kostenkontrolle und können durch rechtzeitige Buchung von Flügen oder Wahl von preiswerteren Übernachtungsmöglichkeiten dafür sorgen, dass das Ihnen bewilligte Budget möglichst nicht überschritten wird.

Hierbei ist das Merkblatt Dienstreisen zu beachten, insbesondere hinsichtlich der Buchung der Reise über ein Vertragsreisebüro der Universität Ulm. (Buchung über andere Anbieter nur, wenn die Leistung dort nachweislich kostengünstiger ist. Angebot vom Vertragsreisebüro muss dazu vorgelegt werden.)

Es sollten keine kostenpflichtigen Buchungen vorgenommen werden, bevor die Bewilligung für die Erasmus+ Förderung (Grant Agreement) vorliegt.

Begleichung von Rechnungen / Erstattungen

Änderung zu früheren Förderperioden:

Alle Rechnungen müssen von Ihnen selbst beglichen werden. Sie können dazu vorab einen Abschlag in Höhe von 70% der Fördersumme beantrgen, wenn das Grant Agreement unterzeichnet wurde.. Die Auszahlung des Abschlags ist jedoch nur möglich, wenn bereits nachweislich Kosten im Zusammenhang mit der bewilligten Mobilität anfallen. Die Originalrechnungen (z.B. für Bahn- oder Flugbuchung und/oder Hotelreservierung) sind sachlich richtig zu zeichnen und über die Erasmus+ Hochschulkoordinatorin (International Office) einzureichen. (Keine Abteilungsstempel!)

Nach Beendigung der Mobilität müssen innerhalb von 30 Tagen alle Abschlussunterlagen, einschließlich eines Antrags auf Reisekostenabrechnung mit sämtlichen Originalbelegen eingereicht werden. Danach werden die restlichen 30% der Fördersumme ausbezahlt.

Reisebelege

Am Ende der Mobilität müssen sämtliche Reisebelege eingereicht werden.
Dazu zählen neben Rechnungen für Bahn, Flug und Hotel auch Tickets und Boarding Pässe, Busfahrscheine u.ä. (aber nicht: Restaurantrechnungen oder Eintrittskarten).
Darum: alles aufbewahren!

Versicherungsschutz

Mit der Teilnahme am ERASMUS-Programm ist keinerlei Versicherungsschutz verbunden. Es besteht die Möglichkeit, auf eigene Kosten an der Gruppenversicherung des DAAD teilzunehmen (Krankenversicherung, Unfall- und Privathaftpflichtversicherung). Auskunft bei der Versicherungsstelle des DAAD (Tel. 0228-882-8644).

NEU: A1 Bescheinigung

Sobald die Termine für Ihre Erasmus+ Gastdozentur feststehen, setzen Sie sich bitte mit den für Sie zuständigen Personalsachbearbeiter*innen in Verbindung setzen, um eine A1-Bescheinigung zu beantragen.

Die A1-Bescheinigung dient zum Nachweis, dass Angestellte sich nur vorübergehend im Ausland aufhalten und währenddessen auch weiterhin der deutschen Sozialversicherung unterliegen. Damit soll vermieden werden, auch im Gastland Sozialversicherungsbeiträge zahlen zu müssen.

Die A1-Bescheinigung ist auch bei kurzen Auslandsdienstreisen mitzuführen. Es wird in einigen Ländern inzwischen streng kontrolliert und hohe Geldstrafen verhängt.

Ausführliche Informationen

Bestätigung der Gasthochschule

Eine Bestätigung der Gasthochschule, dass die Lehrmobilität wie im Mobility Agreement vereinbart durchgeführt wurde, muss am letzten Unterrichtstag eingeholt werden. Einen entsprechenden Vordruck erhalten Sie zusammen mit ihrer Bewilligung (Grant Agreement).

Datum und Dauer

Achten Sie beim Ausfüllen darauf, dass die Daten erster/letzter Unterrichtstag sowie die Anzahl der Unterrichtsstunden mit den Angaben ihres Antrags, des Mobility Agreements sowie des Grant Agreements übereinstimmen, ansonsten ist diese Bescheinigung ungültig.

Abschlussunterlagen

Innerhalb eines Monats nach Beendigung der Mobilität sind folgende Unterlagen beim International Office einzureichen:

Abrechnung (Checkliste)

Bescheinigung der Gasthochschule (Certificate of Mobility)
•   1 Original

Ausdruck des Online-Erfahrungsberichts (EU Survey)
•   1 Ausdruck

Formular Reisekostenabrechnung
•   1 Original + 1 Kopie

Belege
•   1 Satz Originale – 1 Satz Kopien (sofern Original-Belege auf Thermo-Papier gedruckt wurden, müssen diese zusätzlich kopiert werden / s. Rundschreiben 6/2019)

Bitte keine weiteren Unterlagen (Anschreiben Bewilligung, Mobility Agreement, Grant Agreement) einreichen.

Bei der Erstattung nach Landesreisekostenrecht bzw. Erstellung einer Vergleichsberechnung zur Ermittlung der Steuerpflicht bzw. der steuerlichen Absetzbarkeit können nur Kosten berücksichtigt werden, die zur Durchführung der Fort- und Weiterbildung an der Gasteinrichtung angefallen sind. Kosten im Rahmen anderer Aktivitäten (z.B. private Fahrten am Ort der Gasthochschule oder Eintrittsgelder) können nicht berücksichtigt werden.

Bei gemeinsamen Reisen mehrerer Personen: nur den Anteil der angefallenen Kosten pro Person auflisten (Kosten für gegenseitige Auslagen vorab untereinander verrechnen).

Das International Office prüft, ob die Vorgaben des Erasmus+ Programms eingehalten wurden und leitet die Abrechnung und die Belege an die Reisekostenabteilung (III-1) zur Auszahlung der Abschlussrate (30% der Bewilligung) weiter (100% falls kein Abschlag beantragt wurde).

EU Survey

Alle Teilnehmer am Erasmus+ Programm sind verpflichtet, einen Bericht über ihre Mobilität anzufertigen. Der Bericht muss online erstellt werden. Nach Beendigung der Mobilität erhalten Sie einen entsprechenden Link per eMail mit der Absendeadresse EU-CORPORATE-NOTIFICATION-SYSTEM@ec.europa.eu (bitte auch im SPAM nachsehen).

Nach Absenden des Berichts wird ein PDF erzeugt. Bitte sofort abspeichern, da Sie keinen Zugriff mehr auf das Dokument bekommen, wenn Sie die Webseite einmal verlassen haben. Ein Ausdruck des Berichts (PDF) ist zusammen mit den weiteren Unterlagen zur Schlussabrechnung einreichen.

Datum und Dauer

Achten Sie darauf, dass die Angaben zu Anreise/Abreise sowie erster/letzter Unterrichtstag in der Reisekostenabrechnung mit denen im Mobility Agreement im Grant Agreement, im Dienstreiseantrag und der Bescheinigung der Gasthochschule übereinstimmen.

Ausschlussfrist

Normalerweise können Reisekostenabrechnungen bis zu 6 Monate nach Beendigung der Dienstreise eingereicht werden. Wenn eine Förderung aus dem Erasmus+ Programm in Anspruch genommen wird, müssen die Reisekostenabrechnungen innerhalb von 30 Tagen nach Beendigung der Mobilität eingereicht werden.