Abschlussunterlagen
Innerhalb eines Monats nach Beendigung der Mobilität sind folgende Unterlagen beim International Office einzureichen:
Abrechnung (Checkliste)
Bescheinigung der Gasthochschule (Certificate of Mobility)
• 1 Original
Ausdruck des Online-Erfahrungsberichts (EU Survey)
• 1 Ausdruck
Formular Reisekostenabrechnung
• 1 Original + 1 Kopie
Belege
• 1 Satz Originale – 1 Satz Kopien (sofern Original-Belege auf Thermo-Papier gedruckt wurden, müssen diese zusätzlich kopiert werden / s. Rundschreiben 6/2019)
Bei gemeinsamen Reisen mehrerer Personen: nur den Anteil der angefallenen Kosten pro Person auflisten (Kosten für gegenseitige Auslagen vorab untereinander verrechnen).
Bitte keine weiteren Unterlagen (Anschreiben Bewilligung, Mobility Agreement, Grant Agreement) einreichen.
Das International Office prüft, ob die Vorgaben des Erasmus+ Programms eingehalten wurden und leitet die Abrechnung und die Belege an die Reisekostenabteilung (III-1) zur Auszahlung der Abschlussrate (30% der Bewilligungssumme) weiter
Die Reisekostenabteilung erstellt darüber hinaus eine Vergleichsberechnung nach Landesreisekostengesetz (LRKG) zur Ermittlung der Steuerpflicht bzw. der steuerlichen Absetzbarkeit. Hierbei können nur Kosten berücksichtigt werden, die zur Durchführung der Fort- und Weiterbildung an der Gasteinrichtung angefallen sind. Kosten im Rahmen anderer Aktivitäten (z.B. private Fahrten am Ort der Gasteinrichtung oder Eintrittsgelder) können nicht berücksichtigt werden.
Außerdem wäre es nett...
... wenn sie Ihren Gastgebern eine kurze eMail schicken und sich bedanken würden, vielleicht mit ein paar Fotos aus der Zeit ihres Aufenthalts. Das stärkt die partnerschaftlichen Beziehungen - und erhöht die Bereitschaft, auch zukünftig einen Gast im Rahmen von Erasmus+ aufzunehmen.