Dienstreisen während der Corona-Pandemie
Bitte beachten Sie das Merkblat Zur Durchführung und Abrechnung von Erasmus Personalmobilitäten (STA + STT) während der COVID-19-Pandemie.
Erasmus+ Personalmobilität (STT)
Mobilitäten zu Fort- und Weiterbildungszwecken
Erasmus+ ermöglicht Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen von Hochschulpersonal in Programmländern zum Ausbau der Internationalisierung.
Zu Fort- und Weiterbildungszwecken darf Hochschulpersonal einer deutschen Hochschule mit einer Erasmus Charta für die Hochschulbildung (ECHE) an eine aufnehmende Hochschule mit ECHE oder eine sonstige in einem anderen Programmland ansässige Einrichtung, die auf dem Arbeitsmarkt oder in den Bereichen allgemeiner und beruflicher Bildung oder Jugend tätig ist, gefördert werden.
Die Auslandsaufenthalte dauern mindestens zwei Tage und höchstens zwei Monate.
Mit STT kann Hochschulpersonal aus allen Bereichen gefördert werden.
Kontakt
Dr. Sabine Habermalz
| nach Vereinbarung. |
- Erfahrungsaustausch zwischen Kolleginnen und Kollegen mit ähnlichen Tätigkeiten auf internationaler Ebene
- Kennenlernen von anderen europäischen Hochschulen und Hochschulsystemen
- Auffrischung und Anwendung von Fremdsprachenkenntnissen
- Claudia Mühlhäuser (kiz: Informationsmedien)
"Mich hat beeindruckt, wie viel ich an fünf ausgefüllten, intensiven Tagen über die Bibliothek der University of York erfahren konnte. Dank der Bereitschaft und Offenheit vieler Mitarbeiter habe ich einen Einblick bekommen in die tägliche Arbeit der Abteilungen, die Aufgaben der einzelnen Teams, die Strukturen und Zuständigkeiten. Das Workprogram war top. Daneben war es noch möglich sich mit den Kollegen über den Berufsalltag und die aktuellen Fragen, die in York die gleichen sind wie in Ulm, auszutauschen. Ich habe viele gute Erfahrungen und Anregungen mitgenommen und nebenbei mein Englisch verbessert."
ERASMUS Individualmobilität York/UK - März 2014
- Wiebke Gerdelmann (II-3: International Office)
"Eine große Bereicherung für mich waren der persönliche Austausch mit den internationalen Kollegen und der Einblick in die Lebens-, Lern- und Arbeitskultur Schwedens. Es war sehr interessant zu sehen, wie ähnlich die Herausforderungen im Bereich der Internationalisierung weltweit doch sind und welche Maßnahmen in verschiedenen Ländern ergriffen werden, um die Internationalisierung an der eigenen Hochschule voranzutreiben.
"ERASMUS STT-Week Göteborg/Schweden - November 2013
- Alexander Mangold (II-2: Studiensekretariat)
"Der Austausch mit Kollegen aus dem gleichen Aufgabengebiet in einem für mich bis dahin unbekannten Land und Hochschulsystem waren für mich die größte Bereicherung dieses Austausches. Nachdem das "erste Eis" gebrochen und die Sprachbarriere überwunden war, profitierten beide Seiten von den Erfahrungen des anderen."
ERASMUS Individualmobilität Kaunas/Litauen - April 2013- Dr. Philipp von Wrangell (Studienkommission Biologie)
"Das Zusammentreffen mit ERASMUS Koordinatoren aus vielen Ländern an einer gemeinsamen Partneruniversität gibt die Möglichkeit sich über Unterschiede und Gemeinsamkeiten der jeweiligen Fächerkulturen auszutauschen. Anerkennungspraxis, Angebote englischsprachiger Kurse, spezielle Angebote für Austauschstudierende, Organisation der Unterbringung – dies alles aus erster Hand zu hören hilft bei der Beratung der eigenen Studierenden, um die richtige Partneruniversität für einen erfolgreichen Austausch auszuwählen."
ERASMUS STT-Week Porto/Portugal - Mai 2012- Christiane Westhauser (II-4: Zentrale Studienberatung)
"In einer Arbeitsgruppe zu agieren in der jeder aus einem anderen Land kommt und keiner meine Sprache spricht, hat mich spüren lassen wie es unseren Studierenden und Gästen gehen mag, wenn sie ein Studium in Ulm aufnehmen oder zu einem Austausch hierher kommen. Eine weitere Erkenntnis war, dass meine Englischkenntnisse besser sind als ich mir zugetraut hätte."
ERASMUS STT-Week Bergen/Norwegen - Mai 2012- Tobias Bott (III-2: Personalentwicklung, Gender and Diversity)
"Der Perspektivwechsel und der Austausch darüber, wie Andere sich ähnlichen Herausforderungen und Aufgaben stellen, erhöht die eigene Kreativität und schafft Impulse bestehende Lösungswege zu bestärken, zu hinterfragen sowie weiterzuentwickeln."
ERASMUS STT-Week Bergen/Norwegen - Mai 2012- Bernd Aumann (kiz: Service-Bereich Medien)
"Es ist unglaublich interessant zu erkunden, welche Lösungen andere Kulturen für ähnliche Probleme gefunden haben. Dabei entsteht eine äußerst wertvolle neue Perspektive auf die eigene Kultur und Arbeitswelt, die den Blick freigibt für neue kreative Lösungen."
ERASMUS Individualmobilität Istanbul/Türkei - Juni 2011
Erasmus+ fördert die berufliche Entwicklung von Hochschulpersonal durch Fortbildungsmaßnahmen im Ausland und durch Hospitationen an einer Partnerhochschule oder bei entsprechenden Einrichtungen im Ausland. Entscheidend ist, dass die geförderte Person von der Antragstellung bis zum Abschluss der Mobilität in einem Beschäftigungsverhältnis mit der Universität Ulm steht. Mit Erasmus+ STT können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus folgenden Bereichen gefördert werden:
| Allgemeine & technische Verwaltung | Öffentlichkeitsarbeit |
| Bibliothek | Studienkommission |
| Fakultäten | Studierendenberatung |
| Finanzen | Technologie & Transfer |
| International Office | Weiterbildung |
Wissenschaftliches Personal
Fakultätsangehörige, die in Forschung und Lehre tätig sind, sollten für Mobilitäten an Partnerhochschulen vorrangig über Erasmus+ STA Mobilität zu Unterrichtszwecken gefördert werden.
Es gibt verschiedene Maßnahmen und Aktivitäten, die im Rahmen von Erasmus+ (STT) gefördert werden können. Voraussetzung ist, dass die Weiterbildungsaktivitäten an der Gasteinrichtung an mindestens an zwei aufeinander folgenden Tagen stattfinden. Eine Erasmus+ STT-Mobilität darf maximal 2 Monate (60 Tage) dauern. Eine volle finanzielle Förderung von Mobilitäten, die länger als ein bis zwei Wochen dauern, ist i.d.R. jedoch nicht möglich.
Die Mobilität muss in einem Erasmus+ Programmland durchgeführt werden. Mobilitäten an Universitäten oder Einrichtungen in Deutschland oder aber in einem Land, in dem die geförderte Person ihren Hauptwohnsitz hat, sind von der Förderung ausgeschlossen.
Weiterbildungen im Rahmen von Forschungsvorhaben mit direktem Forschungsbezug sowie Kongressteilnahmen sind von einer Förderung ausgeschlossen.
Erasmus+ Programmländer
Zu den Erasmus+ Programmländern gehören
- die Mitgliedsstaaten der EU
- die EU-Kandidatenländer (Türkei, Mazedonien, Serbien)
- die EWR/EFTA Länder (Island, Liechtenstein, Norwegen, jedoch nicht die Schweiz)
- das Vereinigte Königreich (Übergangsregelung)
- sowie die überseeischen Gebiete dieser Länder
Welche ERASMUS-Variante ist für Sie interessant?
Job Shadowing
Job Shadowing bedeutet, Kolleginnen und Kollegen mit ähnlichen Aufgaben und Tätigkeiten „wie ein Schatten“ zu begleiten und dadurch Verfahrensabläufe oder Arbeitstechniken an einer anderen Einrichtung kennen zu lernen.
Als Gasteinrichtungen kommen in erster Linie Erasmus+ Partnerhochschulen der Universität Ulm in Frage. Es ist aber auch möglich, eine STT-Mobilität an einer anderen Einrichtung zu absolvieren, die in einem Erasmus+ Programmland ansässig ist und die auf dem Arbeitsmarkt oder in den Bereichen allgemeiner und beruflicher Bildung oder Jugend tätig ist.
... auf eigene Faust
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ein Job Shadowing machen möchten, müssen selbstständig nach einer geeigneten Universität oder Einrichtung recherchieren. Sofern es sich bei der gewünschten Gasteinrichtung um eine Erasmus+ Partnerhochschule handelt, kann das International Office bei der Kontaktaufnahme behilflich sein.
Workshops, Seminare und Konferenzen
Die Teilnahme an Workshops, Seminaren und Konferenzen in einem Erasmus+ Programmland kann gefördert werden, es gelten hier aber verschiedene Einschränkungen.* Es können jedoch keine Konferenz- oder Teilnahmegebühren erstattet werden; es wird nur der reguläre Mobilitätszuschuss gewährt.
*Insbesondere Veranstaltungen, die sich einer bestimmten Disziplin widmen, sind von der Förderung ausgeschlossen; Veranstaltungen, bei denen es z.B. um innovative Lern- und Lehrpraktiken geht, können gefördert werden.
Sprachkurse
Die Teilnahme an Sprachkursen in einem Erasmus+ Programmland ist förderfähig, sofern diese Art der Weiterbildung auch im dienstlichen Interesse ist. Es können jedoch keine Kursgebühren erstattet werden; es wird nur der reguläre Mobilitätszuschuss gewährt.
ERASMUS Staff Training Weeks (STT Weeks)
Viele unserer ERASMUS-Partnerhochschulen organisieren regelmäßig Weiterbildungswochen (sogenannte Staff Training Weeks). Besonders empfehlenswert sind solche Veranstaltungen, die themenorientiert sind und sich an bestimmte Zielgruppen richten.
Sonstige Weiterbildungsangebote
Es gibt mittlerweile eine Vielzahl von Anbietern und Agenturen, die sich auf Weiterbildungsangebote für Hochschulangehörige spezialisiert haben, welche ggf. eine Förderung aus dem Erasmus+ STT-Programm für eine Teilnahme in Anspruch nehmen können. Eine Übersicht uns bekannter Anbieter und Agenturen finden Sie hier.
Bitte haben Sie Verständnis, dass wir im internen Bewilligungsverfahren aber u.U. nicht alle Veranstaltungen, die von diesen Anbietern und Agenturen durchgeführt werden, gleichermaßen für förderfähig oder förderwürdig erachten.
Mobilitätsdauer
Mindestdauer: Weiterbildung an mindestens zwei aufeinanderfolgenden Tagen an der Gasteinrichtung
Höchstdauer: 2 Monate (60 Tage) an der Gasteinrichtung
Förderdauer
- Aufgrund des begrenzten Budgets kann eine finanzielle Förderung i.d.R. nur für max. 1-2 Wochen (einschl. An-/Abreise) gewährt werden (= finanzielle Unterstützung aus Erasmus+ Mitteln der EU).
- Längere Aufenthalte sind dennoch möglich, aber nur mit teilweiser Finanzierung (= finanzielle Unterstützung aus Erasmus+ Mitteln der EU in Kombination mit Zero-Grant-Tagen).
Reisetage
Zusätzlich können ein Tag für Anreise sowie ein Tag für Abreise gefördert werden, sofern die An-/Abreise unmittelbar vor dem ersten bzw. nach dem letzten Weiterbildungstag erfolgen (keine "freien Tage" dazwischen).
Auszahlung
Die ermittelte Fördersumme wird als Pauschale gewährt, wobei 70% als Abschlag ausgezahlt werden, 30% nach Beendigung der Mobilität und Einreichen aller Abschlussunterlagen.
Berechnung der Fördersumme
Die max. Höhe der finanziellen Förderung wird auf der Basis von "Stückkosten" berechnet. Aus welchem Projekt die Förderung gewährt wird, hängt ab vom Zeitpunkt der Antragstellung, da wir immer zuerst die Fördermittel aus älteren Projekten verausgaben. Derzeit verwenden wir die Fördermittel aus dem Projekt 2018. Die Sätze aus dem Folgeprojekt sind gleich.
Stückkosten für Aufenthaltstage
| Zielland | Stückkosten je Tag pro Teilnehmer | |
Tag 1 - 14 | Tag 15 - 60 | |
| Dänemark, Finnland, Irland, Island, Lichtenstein, Luxemburg, Norwegen, Schweden, Vereinigtes Königreich | 180 EUR | 126 EUR |
| Belgien, Deutschland, Frankreich, Griechenland, Italien, Malta, Niederlande, Österreich, Portugal, Spanien, Zypern | 160 EUR | 112 EUR |
| Bulgarien, Estland, Kroatien, Lettland, Litauen, Mazedonien (FYROM), Polen, Rumänien, Slowakei, Slowenien, Tschechische Republik,Türkei, Ungarn, | 140 EUR | 98 EUR |
Stückkosten für Hin- und Rückfahrt
einfache Entfernung | Betrag (Stückkosten) |
10 - 99 km | 20 EUR |
100 – 499 km | 180 EUR |
500 – 1.999 km | 275 EUR |
2.000 – 2.999 km | 360 EUR |
3.000 – 3.999 km | 530 EUR |
4.000 – 7.999 km | 820 EUR |
8.000 km und mehr | 1.500 EUR |
Möglicherweise kann eine Erasmus-geförderte Reise zu einer gesonderten Versteuerung führen. Während „normale“ Dienstreisen aus Haushaltsmitteln und damit nach dem Landesreisekostengesetz (LRKG) abgerechnet werden, werden Erasmus-geförderte Reisen nach den durch das Programm bestimmten EU-Pauschalen berechnet und ausgezahlt.
Die Reisekostenstelle im Dezernat II muss allerdings nach der Reise eine Vergleichsrechnung erstellen, die die nach Landesreisekostengesetz erstattungsfähigen Kosten der Reise der gezahlten EU-Pauschale gegenüberstellt.
Sollte die Berechnung ergeben, dass der Erasmus-Zuschuss höher war als es eine Erstattung der Kosten nach Landesreisekostengesetz vorsieht, so ist die Reisekostenstelle verpflichtet, die Differenz zur Versteuerung an das LBV zu melden. Der Betrag wird dann vom LBV als „Sonstiger Bezug“ gewertet und versteuert. Die Steuer wird in der Regel mit der folgenden Gehaltsabrechnung verrechnet.
Erfahrungsgemäß kommt es beispielsweise dann zu einer Besteuerung, wenn die Unterkunft während der Reise relativ gesehen günstig war. Hohe Kosten bei der Verpflegung hingegen werden beim Landesreisekostengesetz nicht gesondert berücksichtigt, sondern nur durch die Tagegeld-Pauschale.
Nach dem Landesreisekostengesetz sind folgende Kosten ansatzfähig:
- alle Fahrtkosten (Flug, Zug, Bahn, U-Bahn, Bus,…) – Belege sammeln!
- die vollen Hotelkosten (ggf. mit Begründung, dass kein günstigeres Hotel gefunden werden konnte) – Belege sammeln!
- eine ortsabhängig festgelegte Tagespauschale für die Verpflegung (keine Belege)
Aber: Nur die zu zahlende Steuer auf den möglichen Differenzbetrag wird Ihnen abgezogen, nicht der komplette Differenzbetrag. Beispiel:
- Gezahlte EU-Pauschale: 1000 Euro
- Reisekosten ansatzfähig nach LRKG: 900 Euro
- Differenz = 100 Euro => Ihr persönlicher Steuersatz auf 100 Euro wird bei der Gehaltsabrechnung abgezogen
Wenn Sie genauer wissen möchten, wie hoch die individuelle Versteuerung ausfällt, kontaktieren Sie Ihren Ansprechpartner beim LBV.
Teilnehmer mit Behinderung
Teilnehmer mit einem Grad der Behinderung (GdB) von mindestens 50 können eine Sonderförderung beantragen. Anträge müssen allerdings mindestens zwei Monate im Voraus gestellt werden. Weitere Informationen auf Anfrage.
Nützliche Informationen
zu behindertengerechten Hochschulen der European Agency for Development in Special Needs Education
Antrag auf Erasmus+ Förderung (STT)
Um eine rechtzeitige Bearbeitung zu gewährleisten, sollten Anträge zwei Monate vor Beginn der geplanten Mobilität eingereicht werden.
Den Antrag am Computer ausfüllen und ausdrucken, selbst unterschreiben sowie von dem/der zuständigen Vorgesetzten unterschreiben lassen. Den unterschriebenen Antrag per Hauspost an das International Office schicken.
Sprachkenntnisse sind in Kompetenzstufen nach dem gemeinsamen europäischen Referenzrahmen für Sprachen (Common European Framework of References for Languages / CEFR) anzugeben.
Bitte beachten Sie:
Eine Förderung aus dem Erasmus+ Programm muss grundsätzlich vor Antritt der Mobilität beantragt und bewilligt werden. Eine nachträgliche Bewilligung von Zuschüssen für bereits angetretene oder abgeschlossene Mobilitäten ist nicht zulässig.
Wer entscheidet über meinen Antrag?
In erster Instanz entscheiden die jeweiligen Vorgesetzten, ob sie einen Antrag befürworten und für diesen Zweck einen Dienstreiseantrag genehmigen werden.
Frau Dr. Sabine Habermalz (Erasmus+ Hochschulkoordinatorin / International Office) überprüft, ob die beantragte Weiterbildungsmaßnahme den Förderkriterien des Erasmus+ Programms entspricht und in welchem Umfang eine finanzielle Förderung für die Maßnahme bewilligt werden kann.
Herr Haimerl (Leiter Personalabteilung) prüft Ziele und Inhalt der beantragten Weiterbildungsmaßnahme nach qualitativen Gesichtspunkten sowie deren Relevanz für die dienstlichen Aufgaben der Antragstellerin oder des Antragstellers.
Gemeinsam entscheiden sie, ob und in welchem Umfang die Mobilität bewilligt werden soll. Diese Entscheidung muss abschließend vom Personalrat genehmigt werden.
Bescheid
Bewerberinnen und Bewerber werden per Brief (Hauspost) informiert, ob und welchem Umfang der Antrag bewilligt wurde.
Mobilitätsvereinbarung (Mobility Agreement)
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, denen eine Förderung für eine Erasmus+ Mobilität zur Weiterbildung bewilligt wurde, müssen mit der Gasteinrichtung eine Vereinbarung über die Weiterbildungsmaßnahme abschließen.
Mobility Agreement: Staff Mobility for Training
Das vollständig ausgefüllte Mobility Agreement muss von einem Vertreter der Gasteinrichtung ("The sending institution"), dem/der jeweilige Vorgesetzten ("The supervisor") sowie der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter ("The staff member") unterschrieben und beim International Office eingereicht werden. Originale sind nicht erforderlich, gescannte Kopien bzw. digitale Signaturen werden akzeptiert.
Die Erasmus+ Hochschulkoordinatorin überprüft noch einmal, ob diese Vereinbarung formal und inhaltlich mit dem bewilligten Antrag übereinstimmt und genehmigt die Vereinbarung abschließend mit ihrer Unterschrift.
Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement)
Ein gültiges Mobility Agreement ist Voraussetzung für die Ausstellung des Grant Agreement und wird integraler Bestandteil dieser Finanzhilfevereinbarung (als Anlage).
Die Finanzhilfevereinbarung wird in doppelter Ausfertigung ausgestellt und tritt in Kraft, nachdem sie von der geförderten Person sowie der Erasmus+ Hochschulkoordinatorin unterzeichnet wurde und beide Parteien eine Originalausfertigung erhalten haben (digitale Signaturen/gescannte Dokumente sind beim Grant Agreement nicht zulässig).
Ab diesem Zeitpunkt kann ein Abschlag in Höhe von 70% der Fördersumme ausbezahlt werden. Hierzu ist genehmigter Dienstreiseantrag beim International Office einzureichen sowie mindestens eine Rechnung (im Original).
Datum und Dauer
Achten Sie darauf, dass die Angaben zu Anreise/Abreise sowie erster/letzter Weiterbildungstag im Mobility Agreement sowie im Dienstreiseantrag übereinstimmen. Änderungen der Termine im Vergleich zum Antrag sind unproblematisch, sofern sich an der Dauer der Mobilität nichts ändert.
Danach sind Änderung im Datum unverzüglich mitzuteilen, weil sich damit die Bewilligung ändern oder ganz erlöschen kann!
Dienstreiseantrag
Im Dienstreiseantrag ist anzugeben, ob Sie Zuwendungen von dritter Seite erhalten. Damit ist nicht die Förderung aus Erasmus+ Mitteln gemeint, sondern ob Sie seitens des Gastgebers z.B. Unterkunft/Verpflegung erhalten.
Sofern Sie im Rahmen einer Dienstreise seitens des Gastgebers ein Honorar erhalten, muss dies vorher als Nebentätigkeit angemeldet werden. (Ein Honorar ist aber mit einer Eramus+ Personalmobilität zu Fort- und Weiterbildungszwecken nicht vereinbar!)
Organisation der Reise
Für die Organisation der Reise (Buchung Fahrt / Flug / Hotel etc.) sind die geförderten Personen selbst verantwortlich. Andererseits haben Sie damit auch volle Kostenkontrolle und können durch rechtzeitige Buchung von Flügen oder Wahl von preiswerteren Übernachtungsmöglichkeiten dafür sorgen, dass das Ihnen bewilligte Budget möglichst nicht überschritten wird.
Hierbei ist das Merkblatt Dienstreisen zu beachten, insbesondere hinsichtlich der Buchung der Reise über ein Vertragsreisebüro der Universität Ulm. (Buchung über andere Anbieter nur, wenn die Leistung dort nachweislich kostengünstiger ist. Angebot vom Vertragsreisebüro muss dazu vorgelegt werden.)
Es sollten keine kostenpflichtigen Buchungen vorgenommen werden, bevor die Bewilligung für die Erasmus+ Förderung (Grant Agreement) vorliegt.
Begleichung von Rechnungen / Erstattungen
Alle Rechnungen müssen von Ihnen selbst beglichen werden. Sie erhalten dazu vorab einen Abschlag in Höhe von 70% der Fördersumme. Die Auszahlung des Abschlags ist jedoch nur möglich, wenn bereits nachweislich Kosten im Zusammenhang mit der bewilligten Mobilität anfallen. Die Originalrechnungen (z.B. für Bahn- oder Flugbuchung und/oder Hotelreservierung) sind sachlich richtig zu zeichnen und über die Erasmus+ Hochschulkoordinatorin (International Office) einzureichen.
Nach Beendigung der Mobilität müssen innerhalb von 30 Tagen alle Abschlussunterlagen, einschließlich eines Antrags auf Reisekostenabrechnung mit sämtlichen Originalbelegen eingereicht werden. Danach werden die restlichen 30% der Fördersumme ausbezahlt.
Reisebelege
Am Ende der Mobilität müssen sämtliche Reisebelege eingereicht werden.
Dazu zählen neben Rechnungen für Bahn, Flug und Hotel auch Tickets und Boarding Pässe, Busfahrscheine u.ä. (aber nicht: Restaurantrechnungen oder Eintrittskarten).
Darum: alles aufbewahren!
Versicherungsschutz
Mit der Teilnahme am ERASMUS-Programm ist keinerlei Versicherungsschutz verbunden. Es besteht die Möglichkeit, auf eigene Kosten an der Gruppenversicherung des DAAD teilzunehmen (Krankenversicherung, Unfall- und Privathaftpflichtversicherung). Auskunft bei der Versicherungsstelle des DAAD (Tel. 0228-882-294).
NEU: A1 Bescheinigung
Sobald die Termine für Ihre Erasmus+ Personalmobilität feststehen, setzen Sie sich bitte mit den für Sie zuständigen Personalsachbearbeiter*innen in Verbindung setzen, um eine A1-Bescheinigung zu beantragen.
Die A1-Bescheinigung dient zum Nachweis, dass Angestellte sich nur vorübergehend im Ausland aufhalten und währenddessen auch weiterhin der deutschen Sozialversicherung unterliegen. Damit soll vermieden werden, auch im Gastland Sozialversicherungsbeiträge zahlen zu müssen.
Die A1-Bescheinigung ist auch bei kurzen Auslandsdienstreisen mitzuführen. Es wird in einigen Ländern inzwischen streng kontrolliert und hohe Geldstrafen verhängt.
Bestätigung der Gasteinrichtung
Um nachzuweisen, dass die Mobilität wie im Grant Agreement vereinbart durchgeführt wurde, muss die tatsächliche Dauer der Weiterbildungsmaßnahme von der Gasteinrichtung bestätigt werden. Die Bescheinigung sollte am letzten Tag ausgestellt und datiert sein.
Einen entsprechenden Vordruck erhalten Sie zusammen mit dem Grant Agreement. Nehmen Sie dieses Dokument mit ins Ausland. Sie müssen es nach Ihrer Rückkehr im Original einreichen.
Notfalls können sich einen Vordruck auch hier herunterladen:
Datum und Dauer
Achten Sie darauf, dass die Angaben zum ersten/letzten Weiterbildungstag auf dem Certificate of Mobility mit den Angaben im Mobility Agreement, im Grant Agreement sowie im Dienstreiseantrag übereinstimmen, ansonsten ist diese Bescheinigung ungültig.
Abschlussunterlagen
Innerhalb eines Monats nach Beendigung der Mobilität sind folgende Unterlagen beim International Office einzureichen:
Bescheinigung der Gasthochschule (Certificate of Mobility)
• 1 Original
Ausdruck des Online-Erfahrungsberichts (EU Survey)
• 1 Ausdruck
Formular Reisekostenabrechnung
• 1 Original + 1 Kopie
Belege
• 1 Satz Originale – 1 Satz Kopien (sofern Original-Belege auf Thermo-Papier gedruckt wurden, müssen diese zusätzlich kopiert werden / s. Rundschreiben 6/2019)
Bei gemeinsamen Reisen mehrerer Personen: nur den Anteil der angefallenen Kosten pro Person auflisten (Kosten für gegenseitige Auslagen vorab untereinander verrechnen).
Bitte keine weiteren Unterlagen (Anschreiben Bewilligung, Mobility Agreement, Grant Agreement) einreichen.
Das International Office prüft, ob die Vorgaben des Erasmus+ Programms eingehalten wurden und leitet die Abrechnung und die Belege an die Reisekostenabteilung (III-1) zur Auszahlung der Abschlussrate (30% der Bewilligungssumme) weiter
Die Reisekostenabteilung erstellt darüber hinaus eine Vergleichsberechnung nach Landesreisekostengesetz (LRKG) zur Ermittlung der Steuerpflicht bzw. der steuerlichen Absetzbarkeit. Hierbei können nur Kosten berücksichtigt werden, die zur Durchführung der Fort- und Weiterbildung an der Gasteinrichtung angefallen sind. Kosten im Rahmen anderer Aktivitäten (z.B. private Fahrten am Ort der Gasteinrichtung oder Eintrittsgelder) können nicht berücksichtigt werden.
Außerdem wäre es nett...
... wenn sie Ihren Gastgebern eine kurze eMail schicken und sich bedanken würden, vielleicht mit ein paar Fotos aus der Zeit ihres Aufenthalts. Das stärkt die partnerschaftlichen Beziehungen - und erhöht die Bereitschaft, auch zukünftig einen Gast im Rahmen von Erasmus+ aufzunehmen.
EU Survey
Alle Teilnehmer am Erasmus+ Programm sind verpflichtet, einen Bericht über ihre Mobilität anzufertigen. Der Bericht muss online erstellt werden. Nach Beendigung der Mobilität erhalten Sie einen entsprechenden Link per eMail mit der Absendeadresse replies-will-be-discarded(at)ec.europa.eu.
Nach Absenden des Berichts wird ein PDF erzeugt. Bitte sofort abspeichern, da Sie keinen Zugriff mehr auf das Dokument bekommen, wenn Sie die Webseite einmal verlassen haben. Ein Ausdruck des Berichts (PDF) ist zusammen mit den weiteren Unterlagen zur Schlussabrechnung einreichen.
Datum und Dauer
Achten Sie darauf, dass die Angaben zu Anreise/Abreise sowie erster/letzter Weiterbildungstag in der Reisekostenabrechnung mit denen im Mobility Agreement im Grant Agreement, im Dienstreiseantrag und der Bescheinigung der Gasthochschule übereinstimmen.
Ausschlussfrist
Normalerweise können Reisekostenabrechnungen bis zu 6 Monate nach Beendigung der Dienstreise eingereicht werden. Wenn eine Förderung aus dem Erasmus+ Programm in Anspruch genommen wird, müssen die Reisekostenabrechnungen innerhalb von 30 Tagen nach Beendigung der Mobilität eingereicht werden.