International Office

Erasmus+ Personalmobilität (STT)
Mobilitäten zu Fort- und Weiterbildungszwecken

Erasmus+ ermöglicht Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen von Hochschulpersonal in Programmländern zum Ausbau der Internationalisierung.

Zu Fort- und Weiterbildungszwecken darf Hochschulpersonal einer deutschen Hochschule mit einer Erasmus Charta für die Hochschulbildung (ECHE) an eine aufnehmende Hochschule mit ECHE oder eine sonstige in einem anderen Programmland ansässige Einrichtung, die auf dem Arbeitsmarkt oder in den Bereichen allgemeiner und beruflicher Bildung oder Jugend tätig ist, gefördert werden.

Die Auslandsaufenthalte dauern mindestens zwei Tage und höchstens zwei Monate.

Mit STT kann Hochschulpersonal aus allen Bereichen gefördert werden.

Infoveranstaltung

Donnerstag, 12. Oktober 2023
Im Rahmen des Netzwerktags für Sekretariate der Universität Ulm
09:00 – 12:30 Uhr (H8 | N25)

  • Erfahrungsaustausch zwischen Kolleginnen und Kollegen mit ähnlichen Tätigkeiten auf internationaler Ebene
  • Kennenlernen von anderen europäischen Hochschulen und Hochschulsystemen
  • Auffrischung und Anwendung von Fremdsprachenkenntnissen

Katharina Benz (II-3: International Office)

“Wenn ich jetzt die Namen bestimmter Länder höre, sehe ich jetzt Gesichter vor mir und mein Herz geht auf. Die Erasmus Staff Week ist ein Geschenk. Ich kann nur jedem empfehlen, es anzunehmen.”

 
Erna Pehlivanovic (Dezernat I)

"Für mich war die Staff Training Week an der Universidad Politecnica de Valencia eine tolle Erfahrung. Das Kennenlernen internationaler Kolleg*innen, der gegenseitige Austausch über die Arbeitsweisen verschiedener Universitäten, sowie der abwechslungsreiche Kurs und das angebotene Zusatzprogramm waren eine große Bereicherung. Valencia ist insgesamt eine spannende und lebenswerte Stadt. Alles in allem hat der Aufenthalt in Valencia meine Erwartungen übertroffen. Ich kann es nur empfehlen, an Erasmus+ teilzunehmen."

 
Dr. Melina Klepsch (SAPS: School of Advanced Professional Studies)

"Es war eine wunderbare Woche. Beim Blended Intensive Programme (BIP) an der Universitatea 1 Decembrie 1918 in Alba Iulia gab es spannende Workshops und viele Netzwerkmöglichkeiten. Die ganze Woche haben wir über Microcredentials, Living Labs und Erasmus diskutiert, um EU.ACE voranzubringen."

 
Anneli Williams (II-3: International Office)

"My Erasmus Staff Week in Limerick offered me the chance for professional development in an exciting setting, giving me the time, space and energy to learn, network and grow with other participants from 12 EU countries."
Erasmus STT-Week Limerick / Irland - April 2024

 
Claudia Mühlhäuser (kiz: Informationsmedien)

"Mich hat beeindruckt, wie viel ich an fünf ausgefüllten, intensiven Tagen über die Bibliothek der University of York erfahren konnte. Dank der Bereitschaft und Offenheit vieler Mitarbeiter habe ich einen Einblick bekommen in die tägliche Arbeit der Abteilungen, die Aufgaben der einzelnen Teams, die Strukturen und Zuständigkeiten. Das Workprogram war top. Daneben war es noch möglich sich mit den Kollegen über den Berufsalltag und die aktuellen Fragen, die in York die gleichen sind wie in Ulm, auszutauschen. Ich habe viele gute Erfahrungen und Anregungen mitgenommen und nebenbei mein Englisch verbessert."
ERASMUS Individualmobilität York/UK - März 2014

Wiebke Gerdelmann (II-3: International Office)

"Eine große Bereicherung für mich waren der persönliche Austausch mit den internationalen Kollegen und der Einblick in die Lebens-, Lern- und Arbeitskultur Schwedens. Es war sehr interessant zu sehen, wie ähnlich die Herausforderungen im Bereich der Internationalisierung weltweit doch sind und welche Maßnahmen in verschiedenen Ländern ergriffen werden, um die Internationalisierung an der eigenen Hochschule voranzutreiben.
"ERASMUS STT-Week Göteborg/Schweden - November 2013

Alexander Mangold (II-2: Studiensekretariat)

"Der Austausch mit Kollegen aus dem gleichen Aufgabengebiet in einem für mich bis dahin unbekannten Land und Hochschulsystem waren für mich die größte Bereicherung dieses Austausches. Nachdem das "erste Eis" gebrochen und die Sprachbarriere überwunden war, profitierten beide Seiten von den Erfahrungen des anderen." 
ERASMUS Individualmobilität Kaunas/Litauen - April 2013

 
Dr. Philipp von Wrangell (Studienkommission Biologie)

"Das Zusammentreffen mit ERASMUS Koordinatoren aus vielen Ländern an einer gemeinsamen Partneruniversität gibt die Möglichkeit sich über Unterschiede und Gemeinsamkeiten der jeweiligen Fächerkulturen auszutauschen. Anerkennungspraxis, Angebote englischsprachiger Kurse, spezielle Angebote für Austauschstudierende, Organisation der Unterbringung – dies alles aus erster Hand zu hören hilft bei der Beratung der eigenen Studierenden, um die richtige Partneruniversität für einen erfolgreichen Austausch auszuwählen." 
ERASMUS STT-Week Porto/Portugal - Mai 2012

 

Christiane Westhauser (II-4: Zentrale Studienberatung)

"In einer Arbeitsgruppe zu agieren in der jeder aus einem anderen Land kommt und keiner meine Sprache spricht, hat mich spüren lassen wie es unseren Studierenden und Gästen gehen mag, wenn sie ein Studium in Ulm aufnehmen oder zu einem Austausch hierher kommen. Eine weitere Erkenntnis war, dass meine Englischkenntnisse besser sind als ich mir zugetraut hätte."
ERASMUS STT-Week Bergen/Norwegen - Mai 2012

 

Tobias Bott (III-2: Personalentwicklung, Gender and Diversity)

"Der Perspektivwechsel und der Austausch darüber, wie Andere sich ähnlichen Herausforderungen und Aufgaben stellen, erhöht die eigene Kreativität und schafft Impulse bestehende Lösungswege zu bestärken, zu hinterfragen sowie weiterzuentwickeln." 
ERASMUS STT-Week Bergen/Norwegen - Mai 2012

 
Bernd Aumann (kiz: Service-Bereich Medien)

"Es ist unglaublich interessant zu erkunden, welche Lösungen andere Kulturen für ähnliche Probleme gefunden haben. Dabei entsteht eine äußerst wertvolle neue Perspektive auf die eigene Kultur und Arbeitswelt, die den Blick freigibt für neue kreative Lösungen." 
ERASMUS Individualmobilität Istanbul/Türkei - Juni 2011

Erasmus+ fördert die berufliche Entwicklung von Hochschulpersonal durch Fortbildungsmaßnahmen im Ausland und durch Hospitationen an einer Partnerhochschule oder bei entsprechenden Einrichtungen im Ausland. Entscheidend ist, dass die geförderte Person von der Antragstellung bis zum Abschluss der Mobilität in einem Beschäftigungsverhältnis mit der Universität Ulm steht. Mit Erasmus+ STT können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus sämtlichen Arbeitsbereichen gefördert werden.

Wissenschaftliches Personal

Fakultätsangehörige, die in Forschung und Lehre tätig sind, sollten für Mobilitäten an Partnerhochschulen vorrangig über Erasmus+ STA Mobilität zu Unterrichtszwecken gefördert werden.

Es gibt verschiedene Maßnahmen und Aktivitäten, die im Rahmen von Erasmus+ (STT) gefördert werden können. Voraussetzung ist, dass die Weiterbildungsaktivitäten an der Gasteinrichtung an mindestens an zwei aufeinander folgenden Tagen stattfinden. Eine Erasmus+ STT-Mobilität darf maximal 2 Monate (60 Tage) dauern. Eine volle finanzielle Förderung von Mobilitäten, die länger als ein bis zwei Wochen dauern, ist i.d.R. jedoch nicht möglich.

Die Mobilität sollte in einem Erasmus+ Programmland durchgeführt werden. In besonders zu begründenden Ausnahmefällen (Qualifikation durch die Mobilität ist zwingend erforderlich; ist nicht in einem Programmland möglich) können auch Mobilitäten in einem Erasmus+ Partnerland (sämtliche Länder, die nicht Programmland sind) gefördert werden .

Mobilitäten an Universitäten oder Einrichtungen in Deutschland oder aber in einem Land, in dem die geförderte Person ihren Hauptwohnsitz hat, sind von der Förderung ausgeschlossen.

Weiterbildungen im Rahmen von Forschungsvorhaben mit direktem Forschungsbezug sowie Kongressteilnahmen sind von einer Förderung ausgeschlossen.

Erasmus+ Programmländer

Zu den Erasmus+ Programmländern gehören

  • die Mitgliedsstaaten der EU
  • die EU-Kandidatenländer (Türkei, Mazedonien, Serbien)
  • die EWR/EFTA Länder (Island, Liechtenstein, Norwegen, jedoch nicht die Schweiz)
  • sowie die überseeischen Gebiete dieser Länder

Welche ERASMUS-Variante ist für Sie interessant?

Job Shadowing

Job Shadowing bedeutet, Kolleginnen und Kollegen mit ähnlichen Aufgaben und Tätigkeiten „wie ein Schatten“ zu begleiten und dadurch Verfahrensabläufe oder Arbeitstechniken an einer anderen Einrichtung kennen zu lernen.

Als Gasteinrichtungen kommen in erster Linie Erasmus+ Partnerhochschulen der Universität Ulm in Frage. Es ist aber auch möglich, eine STT-Mobilität an einer anderen Einrichtung zu absolvieren, die auf dem Arbeitsmarkt oder in den Bereichen allgemeiner und beruflicher Bildung oder Jugend tätig ist.

... auf eigene Faust

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ein Job Shadowing machen möchten, müssen selbstständig nach einer geeigneten Universität oder Einrichtung recherchieren. Sofern es sich bei der gewünschten Gasteinrichtung um eine Erasmus+ Partnerhochschule handelt, kann das International Office bei der Kontaktaufnahme behilflich sein.

Workshops, Seminare und Konferenzen

Die Teilnahme an Workshops, Seminaren und Konferenzen kann gefördert werden, es gelten hier aber verschiedene Einschränkungen.* Es können jedoch keine Konferenz- oder Teilnahmegebühren erstattet werden; es wird nur der reguläre Mobilitätszuschuss gewährt.

*Insbesondere Veranstaltungen, die sich einer bestimmten Disziplin widmen, insbesondere Forschungsthemen, sind von der Förderung ausgeschlossen; Veranstaltungen, bei denen es z.B. um innovative Lern- und Lehrpraktiken geht, können gefördert werden.

Sprachkurse

Die Teilnahme an Sprachkursen ist förderfähig, sofern diese Art der Weiterbildung auch im dienstlichen Interesse ist. Es können jedoch keine Kursgebühren erstattet werden; es wird nur der reguläre Mobilitätszuschuss gewährt.

ERASMUS Staff Training Weeks (STT Weeks)

Viele unserer ERASMUS-Partnerhochschulen organisieren regelmäßig Weiterbildungswochen (sogenannte Staff Training Weeks). Besonders empfehlenswert sind solche Veranstaltungen, die themenorientiert sind und sich an bestimmte Zielgruppen richten.

Aktuelle Ausschreibungen finden Sie hier

Sonstige Weiterbildungsangebote

Es gibt mittlerweile eine Vielzahl von Anbietern und Agenturen, die sich auf Weiterbildungsangebote für Hochschulangehörige spezialisiert haben, welche ggf. eine Förderung aus dem Erasmus+ STT-Programm für eine Teilnahme in Anspruch nehmen können. Eine Übersicht uns bekannter Anbieter und Agenturen finden Sie hier.

Bitte haben Sie Verständnis, dass wir im internen Bewilligungsverfahren aber u.U. nicht alle Veranstaltungen, die von diesen Anbietern und Agenturen durchgeführt werden, gleichermaßen für förderfähig oder förderwürdig erachten.

Mobilitätsdauer

Mindestdauer: Weiterbildung an mindestens zwei aufeinanderfolgenden Tagen an der Gasteinrichtung
Höchstdauer: 2 Monate (60 Tage) an der Gasteinrichtung

Förderdauer

  • Aufgrund des begrenzten Budgets kann eine finanzielle Förderung i.d.R. nur für max. 1-2 Wochen (einschl. An-/Abreise) gewährt werden (= finanzielle Unterstützung aus Erasmus+ Mitteln der EU).
  • Längere Aufenthalte sind dennoch möglich, aber nur mit teilweiser Finanzierung (= finanzielle Unterstützung aus Erasmus+ Mitteln der EU in Kombination mit Zero-Grant-Tagen).

Reisetage

Zusätzlich können die An- und Abreisetage gefördert werden, sofern die An-/Abreise unmittelbar vor dem ersten bzw. nach dem letzten Weiterbildungstag erfolgt (keine "freien Tage" dazwischen). Wird nachhaltig gereist (Green Travel), können jeweils bis zu 3 Tage für An- bzw. Abreise gefördert werden (max. 6), bei Standardreisen jeweils nur ein Tag (max. 2).

Reisestrecke

Reisekosten werden ebenfalls als Stückkosten gewährt. Maßgeblich ist die einfache Entfernung zwischen Ort der Abreise und Ort der Gasteinrichtung, die mit dem Distanzrechner der EU-Kommission ermittelt wird. Wird nachhaltig gereist (Green Travel), sind die Stückkosten höher als bei Standardreisen.

Green Travel

Wird der überwiegende Teil der Reisestrecke (hin- und zurück) nachhaltig mit Bus und Bahn, Fahrgemeinschaft oder Fahrrad gereist, gilt dies als Green Travel. Hierfür werden mehr Tage für An- und Abreise bezuschusst als bei Standardreisen. Auch die Stückkosten für die Entfernung liegen höher.

Merkblatt: Green Travel

Berechnung der Fördersumme

Die max. Höhe der finanziellen Förderung wird auf der Basis von "Stückkosten" berechnet. Die Höhe der Stückkosten kann sich von Projekt zu Projekt ändern. Aus welchem Projekt die Förderung gewährt wird, hängt ab vom Zeitpunkt der Antragstellung, da wir immer zuerst die Fördermittel aus älteren Projekten verausgaben. Derzeit verwenden wir die Fördermittel aus dem Projekt 2022 (für Mobilitäten bis 31.07.2024). Sind in einem Projekt nicht ausreichend Fördermittel vorhanden, kann die Zahl der geförderten Tage reduziert werden.

Auszahlung

Die ermittelte Fördersumme wird als Pauschale gewährt, wobei 70% als Abschlag ausgezahlt werden, 30% nach Beendigung der Mobilität und Einreichen aller Abschlussunterlagen.

Aufenthalts- und Reisetage 2022

Zielland

Betrag (Stückkosten) pro Teilnehmer pro Tag
Tag 1 - 14 Tag 15 - 60

Ländergruppe 1
Dänemark, Finnland, Irland, Island, Liechtenstein, Luxemburg, Norwegen, Schweden*

180 EUR

 126 EUR

Ländergruppe 2
Belgien, Frankreich, Griechenland, Italien, Malta, Niederlande, Österreich, Portugal, Spanien, Zypern

160 EUR

 112 EUR

Ländergruppe 3
Bulgarien, Estland, Kroatien, Lettland, Litauen, Nordmazedonien,  Polen, Rumänien, Slowakei, Slowenien, Tschechische Republik,Türkei, Ungarn

140 EUR

 98 EUR
*Schweiz und Vereinigtes Königreich werden analog zu Ländergruppe 1 gefördert

einfache Entfernung
gem. Distanzrechner

Betrag (Stückkosten) pro Teilnehmer (= Hin- und Rückfahrt)
Standardreisen Green Travel

10 - 99 km

23 EUR

 ---

100 – 499 km

180 EUR

 210 EUR

500 – 1.999 km

275 EUR

 320 EUR

2.000 – 2.999 km

360 EUR

 410 EUR

3.000 – 3.999 km

530 EUR

 610 EUR

4.000 – 7.999 km

820 EUR

 ---

8.000 km und mehr

1.500 EUR

 ---

Möglicherweise kann eine Erasmus-geförderte Reise zu einer gesonderten Versteuerung führen. Während „normale“ Dienstreisen aus Haushaltsmitteln und damit nach dem Landesreisekostengesetz (LRKG) abgerechnet werden, werden Erasmus-geförderte Reisen nach den durch das Programm bestimmten EU-Pauschalen berechnet und ausgezahlt.
Die Reisekostenstelle im Dezernat III muss allerdings nach der Reise eine Vergleichsrechnung erstellen, die die nach Landesreisekostengesetz erstattungsfähigen Kosten der Reise der gezahlten EU-Pauschale gegenüberstellt.

Sollte die Berechnung ergeben, dass der Erasmus-Zuschuss höher war als es eine Erstattung der Kosten nach Landesreisekostengesetz vorsieht, so ist die Reisekostenstelle verpflichtet, die Differenz zur Versteuerung an das LBV zu melden. Der Betrag wird dann vom LBV als „Sonstiger Bezug“  gewertet und versteuert. Die Steuer wird in der Regel mit der folgenden Gehaltsabrechnung verrechnet.

Erfahrungsgemäß kommt es beispielsweise dann zu einer Besteuerung, wenn die Unterkunft während der Reise relativ gesehen günstig war. Hohe Kosten bei der Verpflegung hingegen werden beim Landesreisekostengesetz nicht gesondert berücksichtigt, sondern nur durch die Tagegeld-Pauschale.

Nach dem Landesreisekostengesetz sind folgende Kosten ansatzfähig:

  • alle Fahrtkosten (Flug, Zug, Bahn, U-Bahn, Bus,…) – Belege sammeln!
  • die vollen Hotelkosten (ggf. mit Begründung, dass kein günstigeres Hotel gefunden werden konnte) – Belege sammeln!
  • eine ortsabhängig festgelegte Tagespauschale für die Verpflegung (keine Belege)

Aber: Nur die zu zahlende Steuer auf den möglichen Differenzbetrag wird Ihnen abgezogen, nicht der komplette Differenzbetrag. Beispiel:

  • Gezahlte EU-Pauschale: 1000 Euro
  • Reisekosten ansatzfähig nach LRKG: 900 Euro
  • Differenz = 100 Euro => Ihr persönlicher Steuersatz auf 100 Euro wird bei der Gehaltsabrechnung abgezogen

Wenn Sie genauer wissen möchten, wie hoch die individuelle Versteuerung ausfällt, kontaktieren Sie Ihre Ansprechperson beim LBV.

Zusatzförderung für Teilnehmende mit geringeren Chancen

Mitarbeitende an Hochschulen mit einer Behinderung oder einer chronischen Erkrankung (nachgewiesen durch beispielsweise einen Behindertenausweis, Bescheid des Landessozialamtes oder ein ärztliches Attest), aus der ein finanzieller Mehrbedarf im Ausland hervorgeht und welche von der Heimathochschule eine Zusage für einen Erasmus+ geförderten Auslandsaufenthalt erhalten haben, können auf besonderen Antrag (spätestens 3 Monate vor der geplanten Mobilität einzureichen) – über die Heimathochschule Unterstützung real anfallender Mehrkosten bis zu einer Höhe von € 15.000 beantragen. Die beantragte Summe wird nach Ihrem persönlichen Bedarf berechnet und zusätzlich zur regulären Erasmus+ Förderrate ausgezahlt. Dabei können allerdings nur Mehrkosten berücksichtigt werden können, die

  • nicht von nationalen Stellen (Integrationsämtern, Krankenkassen, Landschaftsverbänden, Sozialämtern, Studentenwerken) übernommen werden.
  • Ihnen durch den Auslandsaufenthalt entstehen. Hierzu zählen z. B. zusätzliche Flugkosten und Kosten für die Unterkunft von mitreisenden Assistenten oder für eine barrierefreie Unterkunft.

Mitarbeitende, welche für einen Auslandsaufenthalt über Erasmus+ gefördert werden und mit ihrem Kind/ihren Kindern ins Ausland reisen, können auf besonderen Antrag (spätestens 3 Monate vor der geplanten Mobilität einzureichen) – über die Heimathochschule Unterstützung real anfallender Mehrkosten bis zu einer Höhe von € 15.000 beantragen. Die beantragte Summe wird nach dem persönlichen Bedarf berechnet und zusätzlich zur regulären Erasmus+ Förderrate ausgezahlt. Dabei können allerdings nur Mehrkosten berücksichtigt werden, die

  • nicht von nationalen Stellen (Integrationsämtern, Krankenkassen, Landschaftsverbänden, Sozialämtern, Studentenwerken) übernommen werden.
  • Ihnen durch den Auslandsaufenthalt für Ihre Kinder entstehen. Hierzu zählen z. B. Reisekosten für Kind/er und Betreuungskosten.

Wheelmap: Um Menschen, die auf einen Rollstuhl oder eine Gehhilfe angewiesen sind, die Orientierung in einer fremden Stadt zu erleichtern, hat der Berliner Verein Sozialhelden e.V. die Internetseite www.wheelmap.org ins Leben gerufen. Anhand einer Online-Karte können User weltweit rollstuhlgerechte Restaurants, Cafés und Bushaltestellen mit einem Ampelsystem nach Barrierefreiheit bewerten. Mit der Kampagne "MapMyDay" rufen die Berliner Sozialhelden einmal jährlich zu einem gemeinsamen Mapping-Event auf. An diesen Aktionstagen werden sowohl Menschen mit und ohne Behinderung dazu angehalten anderen Nutzern über eine App oder soziale Netzwerke barrierefreie Orte bekannt zu geben.#MapMyDay - Sei die Bewegung

Mapped - Inclusive Mobility: Auch das Erasmus Student Network (ESN) stellt mit der Internetseite www.mapped.eu eine Rating-Plattform zur Bewertung barrierefreier Orte zur Verfügung und legt den Fokus dabei auf die Barrierefreiheit europäischer Hochschulen. Bei einer geplanten Mobilität können Geförderte so vorab nachlesen, ob ein Hochschulgebäude beispielsweise mit einer Rampe oder einem Fahrtstuhl ausgestattet ist. Dabei ist die aktive Teilnahme der Nutzer gefragt: diese können nicht nur Informationen abrufen, sondern sich aktiv an der Bewertung der Orte und Institutionen beteiligen. Auf mapped.eu werden außerdem generelle Informationen über die Hochschulen zusammengetragen: Gibt es auf dem Campus eine Beratungsstelle für Studierende mit Behinderung? Wird eine Einführungswoche angeboten? Stehen Lernmaterialien für Menschen mit Sehbehinderung zur Verfügung? Die Zusammenstellung dieser relevanten Informationen soll Studierenden und Hochschulmitarbeitenden die Planung der Mobilität und somit den Weg zu einem erfolgreichen Auslandsaufenthalt erleichtern.

Zweistufiges Antragsverfahren

Die grundstätzliche Beantragung und Bewilligung der Mobilität einerseits und des Stipendiums in einer konkreten Höhe andererseits erfolgt aus Gründen der Datensparsamkeit in zwei Schritten:

  1. Antrag auf Bewilligung der Mobilität
     
  2. Zusätzliche Informationen zur Bewilligung des Stipendiums

  • Ob eine geplante Mobilität bewilligt wird, entscheiden in erster Instanz die jeweiligen Vorgensetzten, da Sie auf dem Antragsformular mit unterschreiben und bestätigen müssen, dass sie einen Dienstreiseantrag für die beantragte Mobilität genehmigen werden.
  • Danach wird der Antrag von der zuständigen Erasmus+ Hochschulkoordinatorin dahingehend überprüft, ob die beantragte Weiterbildungsmaßnahme den Förderkriterien des Erasmus+ Programms entspricht und förderfähig ist.
  • Die für Personalentwicklung zuständige Person prüft Ziele und Inhalte der beantragten Weiterbildungsmaßnahme nach qualitativen Gesichtspunkten sowie deren Relevanz für die dienstlichen Aufgaben der Antragsteller*innen und ob die Weiterbildungsmaßnahme förderwürdig ist.
  • Die gemeinsame Entscheidung wird dem Personalrat zur Überprüfung und abschließenden Genehmigung vorgelegt.

Anschließend werden die Bewerber*innen über die Entscheidung sowie die nächsten Schritte informiert.

Antrag auf Bewilligung der Mobilität

Um eine rechtzeitige Bearbeitung zu gewährleisten, sollten Anträge zwei Monate vor Beginn der geplanten Mobilität eingereicht werden.

  • Den Antrag am Computer ausfüllen und ausdrucken, selbst unterschreiben sowie von dem/der zuständigen Vorgesetzten unterschreiben lassen. Den unterschriebenen Antrag per Hauspost an das International Office schicken.
  • Sprachkenntnisse sind in Kompetenzstufen nach dem gemeinsamen europäischen Referenzrahmen für Sprachen (Common European Framework of References for Languages / CEFR) anzugeben.
    CEFR Raster zur Selbstbeurteilung

Grundsätzlich erhalten alle Bewerber*innen, deren Mobilität bewilligt wurde, ein Stipendium aus Mitteln des Erasmus+ Programms (vorbehaltlich der Verfügbarkeit ausreichender Fördermittel). Die tatsächliche Förderdauer und Stipendienhöhe hängt von einer Vielzahl von Faktoren und Parametern ab, die über einen umfangreichen Datenerhebungsbogen abgefragt werden, der aber nur auszufüllen ist, wenn die geplante Mobilität bewilligt wurde.

Datenerhebungsbogen

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, denen eine Förderung für eine Erasmus+ Mobilität zur Weiterbildung bewilligt wurde, müssen mit der Gasteinrichtung eine Mobilitätsvereinbarung (Mobility Agreement) über die Weiterbildungsmaßnahme abschließen. Das vollständig ausgefüllte Mobility Agreement muss von einem Vertreter der Gasteinrichtung ("The receiving institution"), dem/der jeweilige Vorgesetzten ("The supervisor") sowie dem/der Mitarbeiter*in ("The staff member") unterschrieben werden. Originale sind nicht erforderlich, gescannte Kopien bzw. digitale Signaturen werden akzeptiert. Die Erasmus+ Hochschulkoordinatorin überprüft noch einmal, ob diese Vereinbarung formal und inhaltlich mit dem bewilligten Antrag übereinstimmt und genehmigt die Vereinbarung abschließend mit ihrer Unterschrift.

Mobility Agreement

Ferner müssen die Bewerber*innen einen genehmigten Dienstreiseantrag einreichen. Achten Sie darauf, jeweils die neueste Version des Dienstreiseantragsformulars von den Seiten des Personalservice zu verwenden.

Formulare Dienstreisen

Bewerber*innen, die nachhaltig reisen wollen (siehe Merkblatt: Green Travel), müssen ausserdem eine Ehrenwörtliche Erklärung zu Ihrer Reiseplanung einreichen

Ehrenwörtliche Erklärung Green Travel

Datenschutzerklärung der EU-Kommission zur Erhebung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten zur Verwaltung und Dokumentation der geförderten Mobilitäten im Rahmen des Erasmus+ Programms:

https://webgate.ec.europa.eu/erasmus-esc/index/privacy-statement

Bitte beachten Sie:

Eine Förderung aus dem Erasmus+ Programm muss grundsätzlich vor Antritt der Mobilität beantragt und bewilligt werden. Eine nachträgliche Bewilligung von Zuschüssen für bereits angetretene oder abgeschlossene Mobilitäten ist nicht zulässig.

Bescheid

Bewerberinnen und Bewerber werden per eMail informiert, ob und welchem Umfang der Antrag bewilligt wurde.

Datum und Dauer

Achten Sie darauf, dass die Angaben zu Anreise/Abreise sowie erster/letzter Weiterbildungstag im Mobility Agreement sowie im Dienstreiseantrag übereinstimmen. Änderungen der Termine im Vergleich zum Antrag sind unproblematisch, sofern sich an der Dauer der Mobilität nichts ändert.

Danach sind Änderung im Datum unverzüglich mitzuteilen, weil sich damit die Bewilligung ändern oder ganz erlöschen kann!

Dienstreiseantrag

Im Dienstreiseantrag ist anzugeben, ob Sie Zuwendungen von dritter Seite erhalten. Damit ist nicht die Förderung aus Erasmus+ Mitteln gemeint, sondern ob Sie seitens des Gastgebers z.B. Unterkunft/Verpflegung erhalten.

Sofern Sie im Rahmen einer Dienstreise seitens des Gastgebers ein Honorar erhalten, muss dies vorher als Nebentätigkeit angemeldet werden. (Ein Honorar ist aber mit einer Eramus+ Personalmobilität zu Fort- und Weiterbildungszwecken nicht vereinbar!)

Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement)

Ein gültiges Mobility Agreement ist Voraussetzung für die Ausstellung des Grant Agreement und wird integraler Bestandteil dieser Finanzhilfevereinbarung (als Anlage).

Die Finanzhilfevereinbarung wird in doppelter Ausfertigung ausgestellt und tritt in Kraft, nachdem sie von der geförderten Person sowie der Erasmus+ Hochschulkoordinatorin unterzeichnet wurde und beide Parteien eine Originalausfertigung erhalten haben (digitale Signaturen/gescannte Dokumente sind beim Grant Agreement nicht zulässig).

Ab diesem Zeitpunkt kann ein Abschlag in Höhe von 70% der Fördersumme ausbezahlt werden. Voraussetzung ist das Vorliegen eines genehmigten Dienstreiseantrags beim International Office. Ferner ist mindestens eine Rechnung einzureichen (im Original).

Organisation der Reise

Für die Organisation der Reise (Buchung Fahrt / Flug / Hotel etc.) sind die geförderten Personen selbst verantwortlich. Andererseits haben Sie damit auch volle Kostenkontrolle und können durch rechtzeitige Buchung von Flügen oder Wahl von preiswerteren Übernachtungsmöglichkeiten dafür sorgen, dass das Ihnen bewilligte Budget möglichst nicht überschritten wird.

Hierbei ist das Merkblatt Dienstreisen zu beachten, insbesondere hinsichtlich der Buchung der Reise über ein Vertragsreisebüro der Universität Ulm. (Buchung über andere Anbieter nur, wenn die Leistung dort nachweislich kostengünstiger ist. Angebot vom Vertragsreisebüro muss dazu vorgelegt werden.)

Es sollten keine kostenpflichtigen Buchungen vorgenommen werden, bevor die Bewilligung für die Erasmus+ Förderung (Grant Agreement) vorliegt.

Begleichung von Rechnungen / Erstattungen

Alle Rechnungen müssen von Ihnen selbst beglichen werden. Sie erhalten dazu vorab einen Abschlag in Höhe von 70% der Fördersumme. Die Auszahlung des Abschlags ist jedoch nur möglich, wenn bereits nachweislich Kosten im Zusammenhang mit der bewilligten Mobilität anfallen. Die Originalrechnungen (z.B. für Bahn- oder Flugbuchung und/oder Hotelreservierung) sind sachlich richtig zu zeichnen (keinen Abteilungsstempel verwenden) und über die Erasmus+ Hochschulkoordinatorin (International Office) einzureichen.

Nach Beendigung der Mobilität müssen innerhalb von 30 Tagen alle Abschlussunterlagen, einschließlich eines Antrags auf Reisekostenabrechnung mit sämtlichen Originalbelegen eingereicht werden. Danach werden die restlichen 30% der Fördersumme ausbezahlt.

Reisebelege

Am Ende der Mobilität müssen sämtliche Reisebelege eingereicht werden.
Dazu zählen neben Rechnungen für Bahn, Flug und Hotel auch Tickets und Boarding Pässe, Busfahrscheine u.ä. (aber nicht: Restaurantrechnungen oder Eintrittskarten).
Darum: alles aufbewahren!

Versicherungsschutz

Mit der Teilnahme am ERASMUS-Programm ist keinerlei Versicherungsschutz verbunden. Es besteht die Möglichkeit, auf eigene Kosten an der Gruppenversicherung des DAAD teilzunehmen (Krankenversicherung, Unfall- und Privathaftpflichtversicherung: Tarif 726). Auskunft bei der Versicherungsstelle des DAAD (Tel. 0228-882-8644).

NEU: A1 Bescheinigung

Sobald die Termine für Ihre Erasmus+ Personalmobilität feststehen, setzen Sie sich bitte mit den für Sie zuständigen Personalsachbearbeiter*innen in Verbindung, um eine A1-Bescheinigung zu beantragen.

Die A1-Bescheinigung dient zum Nachweis, dass Angestellte sich nur vorübergehend im Ausland aufhalten und währenddessen auch weiterhin der deutschen Sozialversicherung unterliegen. Damit soll vermieden werden, auch im Gastland Sozialversicherungsbeiträge zahlen zu müssen.

Die A1-Bescheinigung ist auch bei kurzen Auslandsdienstreisen mitzuführen. Es wird in einigen Ländern inzwischen streng kontrolliert und hohe Geldstrafen verhängt.

Gastgeschenke

Die Organisation und Betreuung einer Personalmobilität - sei es für eine ganze Gruppe im Rahmen einer Staff Training Week, oder auch individuell für eine einzelne Person - ist sehr aufwändig. Zeigen Sie Ihren Gastgebern, dass Sie ihre Bemühungen zu schätzen wissen. Geeignete Gastgeschenke bekommen Sie im UniShop, aber auch bei der Tourist-Information Ulm/Neu-Ulm im Stadthaus. Auch deutsche Schokolade erfreut die Kolleg*innen in anderen Ländern.

Bestätigung der Gasteinrichtung

Um nachzuweisen, dass die Mobilität wie im Grant Agreement vereinbart durchgeführt wurde, muss die tatsächliche Dauer der Weiterbildungsmaßnahme von der Gasteinrichtung bestätigt werden. Die Bescheinigung sollte am letzten Tag ausgestellt und datiert sein.

Einen entsprechenden Vordruck erhalten Sie zusammen mit dem Grant Agreement. Nehmen Sie dieses Dokument mit ins Ausland. Sie müssen es nach Ihrer Rückkehr im Original einreichen.

Datum und Dauer

Achten Sie darauf, dass die Angaben zum ersten/letzten Weiterbildungstag auf dem Certificate of Mobility mit den Angaben im Mobility Agreement, im Grant Agreement sowie im Dienstreiseantrag übereinstimmen, ansonsten ist diese Bescheinigung ungültig.

 

Abschlussunterlagen

Innerhalb eines Monats nach Beendigung der Mobilität sind folgende Unterlagen beim International Office einzureichen:

Abrechnung (Checkliste)

Bescheinigung der Gasthochschule (Certificate of Mobility)
•   1 Original

Ausdruck des Online-Erfahrungsberichts (EU Survey)
•   1 Ausdruck

Formular Reisekostenabrechnung (bitte jeweils die aktuelle Version des Formulars von der Homepage des Personalservice herunterladen!)
•   1 Original + 1 Kopie

Belege
•   1 Satz Originale – 1 Satz Kopien (sofern Original-Belege auf Thermo-Papier gedruckt wurden, müssen diese zusätzlich ein weiteres Mal kopiert werden / s. Rundschreiben 6/2019)

Bei gemeinsamen Reisen mehrerer Personen: nur den Anteil der angefallenen Kosten pro Person auflisten (Kosten für gegenseitige Auslagen vorab untereinander verrechnen).

Bitte keine weiteren Unterlagen (Anschreiben Bewilligung, Mobility Agreement, Grant Agreement) einreichen.

Das International Office prüft, ob die Vorgaben des Erasmus+ Programms eingehalten wurden und leitet die Abrechnung und die Belege an die Reisekostenabteilung (III-1) zur Auszahlung der Abschlussrate (30% der Bewilligungssumme) weiter

Die Reisekostenabteilung erstellt darüber hinaus eine Vergleichsberechnung nach Landesreisekostengesetz (LRKG) zur Ermittlung der Steuerpflicht bzw. der steuerlichen Absetzbarkeit. Hierbei können nur Kosten berücksichtigt werden, die zur Durchführung der Fort- und Weiterbildung an der Gasteinrichtung angefallen sind. Kosten im Rahmen anderer Aktivitäten (z.B. private Fahrten am Ort der Gasteinrichtung oder Eintrittsgelder) können nicht berücksichtigt werden.

Außerdem wäre es nett...

... wenn sie Ihren Gastgebern eine kurze eMail schicken und sich bedanken würden, vielleicht mit ein paar Fotos aus der Zeit ihres Aufenthalts. Das stärkt die partnerschaftlichen Beziehungen - und erhöht die Bereitschaft, auch zukünftig einen Gast im Rahmen von Erasmus+ aufzunehmen.

EU Survey

Alle Teilnehmer am Erasmus+ Programm sind verpflichtet, einen Bericht über ihre Mobilität anzufertigen. Der Bericht muss online erstellt werden. Nach Beendigung der Mobilität erhalten Sie einen entsprechenden Link per eMail mit der Absendeadresse: EU-CORPORATE-NOTIFICATION-SYSTEM@ec.europa.eu. (Bitte auch im SPAM nachsehen).

Nach Absenden des Berichts wird ein PDF erzeugt. Bitte sofort abspeichern, da Sie keinen Zugriff mehr auf das Dokument bekommen, wenn Sie die Webseite einmal verlassen haben. Ein Ausdruck des Berichts (PDF) ist zusammen mit den weiteren Unterlagen zur Schlussabrechnung einreichen.

Datum und Dauer

Achten Sie darauf, dass die Angaben zu Anreise/Abreise sowie erster/letzter Weiterbildungstag in der Reisekostenabrechnung mit denen im Mobility Agreement im Grant Agreement, im Dienstreiseantrag und der Bescheinigung der Gasthochschule übereinstimmen!

Ausschlussfrist

Normalerweise können Reisekostenabrechnungen bis zu 6 Monate nach Beendigung der Dienstreise eingereicht werden. Wenn eine Förderung aus dem Erasmus+ Programm in Anspruch genommen wird, müssen die Reisekostenabrechnungen innerhalb von 30 Tagen nach Beendigung der Mobilität eingereicht werden.