Digitale Beratungsangebote für Studieninteressierte werden immer wichtiger. Gerade durch den zunehmenden internationalen Studierendenaustausch stehen Hochschulen vor der Herausforderung, allen Interessierten schnell und unkompliziert Antworten auf ihre Fragen zu bieten – und das idealerweise rund um die Uhr. Gleichzeitig sollen die Beratung und Informationen barrierefrei zugänglich sein, sodass niemand ausgeschlossen wird.

Kurz gesagt: Ulma soll nicht nur Informationen bereitstellen, sondern den gesamten Beratungsprozess einfacher, schneller und inklusiver machen. Sie ist ein erster Schritt in Richtung moderner, digitaler Studienberatung, die auf die Bedürfnisse der Nutzer*innen zugeschnitten ist.

Natürlich verlief die Einführung von Ulma nicht ganz ohne Stolpersteine – denn ein Chatbot verändert Arbeitsabläufe, Rollenbilder und Gewohnheiten. Wie bei vielen digitalen Innovationen gab es anfangs Skepsis: „Brauchen wir das wirklich?“ war eine Frage, die uns immer wieder begegnete. Gleichzeitig zeigte sich, dass technische Lösungen nicht automatisch genutzt werden – zu Beginn hielt sich der Traffic noch in Grenzen, viele potenzielle Nutzer*innen waren schlicht zurückhaltend im Umgang mit einem neuen digitalen Service. Dazu kamen datenschutzrechtliche Fragen. Und wie so oft im Hochschulkontext galt: Ohne ausreichende Ressourcen – sowohl personell als auch finanziell – bleibt ein Projekt dieser Art Stückwerk.

Was uns dabei geholfen hat, war eine Kombination aus Mut und Struktur. Ein gewisses Maß an Experimentierfreude ist wichtig, um sich auf Neues einzulassen und unkonventionelle Lösungswege zuzulassen. Ebenso entscheidend ist, dass Budget, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar geregelt sind. Unterstützung – intern aus IT und Verwaltung oder extern durch spezialisierte Anbieter – sorgt dafür, dass Herausforderungen lösbar bleiben. Und vielleicht am wichtigsten: Eine Kultur, die Innovation ermöglicht und Fehlertoleranz zulässt. Denn nicht alles funktioniert sofort – und das ist völlig in Ordnung. Ulma hat uns gezeigt, dass Fortschritt manchmal in kleinen Schritten kommt, aber sich am Ende lohnt.

Ulma hat in den letzten Jahren eine beeindruckende Entwicklung durchlaufen. Am Anfang basierten ihre Antworten ausschließlich auf sorgfältig vorbereiteten Texten. Heute ist Ulma dank eines modernen Large Language Models (LLM) ein intelligenter Chatbot, der eigenständig auf Online-Ressourcen zugreifen und eigene Antworten formulieren kann. Über die Jahre haben wir ihre Fähigkeiten kontinuierlich verbessert – und das merkt man deutlich.Ulma ist heute weit mehr als ein digitaler Auskunftsgeber. Der Chatbot erkennt Anliegen nicht nur anhand einzelner Schlüsselwörter, sondern aus kompletten Formulierungen heraus – unabhängig davon, ob Fragen präzise oder diffus gestellt werden. Nutzer*innen können auf Deutsch, Englisch, Arabisch oder Türkisch kommunizieren, und Ulma liefert Antworten, die klar strukturiert und verständlich sind. Besonders hilfreich: Ulma „merkt“ sich den Gesprächsverlauf und kann Folgefragen zuordnen, ohne dass erneut erklärt werden muss. Durch die niedrigere Hemmschwelle im Vergleich zu einer persönlichen Beratung stellen Studierende auch Fragen, die sie sonst möglicherweise zurückhalten würden. Gleichzeitig entlastet Ulma das Team des International Office, da Routineanfragen automatisiert bearbeitet werden. So bleibt mehr Zeit für komplexe Anliegen, die persönliche Beratung erfordern.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Ulma ist der erste Chatbot an einem International Office in Deutschland und gleichzeitig der erste LLM-gestützte Chatbot im universitären Kontext. Sie ist also nicht nur ein Bot, sondern eine Pionierin der digitalen Studienberatung.

Aufbau

Um herauszufinden, wie nutzerfreundlich Ulma ist, haben wir einen Usability-Test durchgeführt. Basis dafür war ein Fragebogen, der sich an der internationalen Norm DIN EN ISO 9241-110 orientiert und speziell auf Ulma angepasst wurde. Ergänzende Fragen sollten zusätzliche praxisrelevante Erkenntnisse liefern.

An dem Test nahmen 10 wissenschaftliche Hilfskräfte des International Office teil. Sie stellten mindestens 30 Minuten lang typische Fragen, wie sie auch im täglichen Beratungsalltag auftreten, und bewerteten anschließend den Chatbot in einem Online-Formular auf einer Skala von 1 (stimme gar nicht zu) bis 5 (stimme voll zu).

Die Bewertung erfolgte in vier Kategorien:

1. Benutzerfreundlichkeit und Orientierung

2. Antwortqualität und Verständnis

3. Fehlertoleranz und Unterstützung

4. Gesamteindruck

Zudem konnten die Testpersonen Kommentare, Kritik und Verbesserungsvorschläge eintragen. So erhielten wir ein umfassendes Bild davon, wo Ulma bereits glänzt und wo noch Potenzial besteht.

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Ergebnisse

Benutzerfreundlichkeit und Orientierung

• Übersichtliche Oberfläche: 75 % vergaben 5 Punkte – Ulma ist klar strukturiert und gut navigierbar.

• Visuelle Gestaltung: 87,5 % vergaben 4 Punkte und attestierten eine ansprechende, nutzerfreundliche Optik.

• Hilfestellungen: 75 % gaben 4 oder 5 Punkte für „Ulma gibt ausreichend Hinweise zur Nutzung“.

• Konsistente Bedienung: 87,5 % vergaben 5 Punkte – der Bot folgt einem klaren, einheitlichen Prinzip.

Antwortqualität und Verständlichkeit

• Vollständigkeit: 75 % vergaben 4 Punkte für „Ulma beantwortet Fragen vollständig“.

• Verständlichkeit: 75 % vergaben 5 Punkte für klar strukturierte, gut verständliche Antworten.

• Relevanz: 50 % vergaben 5 Punkte und weitere 37 % 4 Punkte – die Antworten passen gut zu den Fragestellungen.

Fehlertoleranz und Unterstützung

• Verständnis ungenauer Fragen: 62,5 % vergaben 5 Punkte – Ulma kann in vielen Fällen auch vage Formulierungen korrekt interpretieren.

• Hilfestellungen bei Missverständnissen: Die Bewertungen waren gemischt: 12,5 % vergaben 1 Punkt, weitere 12,5 % 2 Punkte, der Rest verteilte sich gleichmäßig auf 3, 4 und 5 Punkte. Hier zeigt sich, dass Ulma bereits Hinweise gibt, diese aber noch nicht immer konsistent oder klar genug sind.

• Alternativen bei unbeantwortbaren Fragen: 50 % vergaben 2 Punkte, 12,5 % 4 Punkte und 37,5 % 5 Punkte. Es gibt also noch Potenzial, Nutzer*innen gezielter auf alternative Informationsquellen zu leiten.

Gesamteindruck

• Kommunikationsstil: 87,5 % vergaben 5 Punkte – freundlich, professionell und angenehm im Dialog.

• Mehrwert für die Beratung: 75 % sehen Ulma als sinnvolle Ergänzung oder Alternative zur persönlichen Beratung.

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Fazit

Ulma überzeugt durch übersichtliche Oberfläche, klare Bedienlogik, verständliche und relevante Antworten sowie einen freundlichen Kommunikationsstil. Gleichzeitig wird deutlich, dass die Hilfestellungen in schwierigen Fällen noch ausgebaut werden können. Insgesamt zeigt der Test: Ulma ist eine wertvolle Unterstützung, die den Beratungsalltag effizienter, flexibler und inklusiver macht.