Auf Antrag können Studierende aus wichtigem Grund von der Verpflichtung zu einem ordnungsgemäßen Studium befreit werden (Beurlaubung). Die Zeit der Beurlaubung soll in der Regel zwei Semester nicht übersteigen.

Urlaubssemester zählen als Hochschulsemester, aber nicht als Fachsemester.

Beurlaubte Studierende

• nehmen an der Selbstverwaltung der Universität nicht teil
• sind nicht wahlberechtigt (weder aktiv noch passiv)
• sind nicht berechtigt Lehrveranstaltungen zu besuchen und Universitätseinrichtungen, ausgenommen die bibliothekarischen Einrichtungen, zu benutzen (Ausnahme: Studierende mit Familienpflichten).
• sind nicht berechtigt während der Beurlaubung studienbegleitende Prüfungen und Leistungsnachweise abzulegen; mehr Informationen sowie Ausnahmen hierzu finden Sie in der FAQ "Dürfen während einer Beurlaubung Prüfungen absolviert werden?".

Auf Antrag (formlos) kann die Beurlaubung aufgehoben werden. Der Antrag auf Aufhebung muss spätestens zum Ende der Vorlesungszeit gestellt werden.

Upon application, students with good reasons can be exempted from the commitments of a traditional degree programme (academic leave). The total duration of leave should not exceed two semesters.

Semesters of leave will be recorded as semesters of leave in our records. They count as university semesters, but not as subject-related semesters.

Students on leave

• do not participate in the self-administration of the University
• are not eligible to vote (neither actively nor passively)
• are not authorised to attend any lectures or use any university facilities, apart from the library facilities (except students that take care of family members)
  
• are not authorised to take exams during their leave (except students that take care of family members); this rule does not apply for bachelor and master theses. Bachelor and master theses can be prepared during semesters of leave.

Der Antrag auf Beurlaubung ist vor Vorlesungsbeginn zu stellen. Wenn der Beurlaubungsgrund nach Beginn der Vorlesungszeit eintritt, kann der Beurlaubungsantrag auch noch während der Vorlesungszeit gestellt werden. Dabei muss der Antrag unverzüglich nach Eintritt des Beurlaubungsgrundes eingereicht werden.

Eine Beurlaubung für zurückliegende Semester ist nicht möglich.

Im 1. Fachsemester ist eine Beurlaubung in grundständigen Studiengängen nur bei Vorliegen eines Beurlaubungsgrundes von Nr. 4 bis 8 (siehe Absatz »Beurlaubungsgründe«) möglich. Studierende in Masterstudiengängen können auch im 1. Fachsemester aus allen Beurlaubungsgründen beurlaubt werden. Doktoranden und Zeit- bzw. Austauschstudierende können nur beurlaubt werden, wenn die Versagung eine unzumutbare, besondere Härte begründen würde.

Für den Antrag ist das unten zur Verfügung stehende Formular zu verwenden. Über die Genehmigung entscheidet das Studiensekretariat.

An application for academic leave must be submitted before semester commencement. If the cause for leave occurs later in the semester, the application should be submitted without delay.

It is not possible to apply for academic leave for previous semesters.

An application for academic leave for the current semester must be submitted, at the very latest, by the time lectures have finished (end of the Vorlesungszeit).

In the first semester of bachelor programmes, academic leave will only be granted for the existence of a cause for leave from numbers 4 to 8 (see paragraph "Reasons for academic leave" below). In the first semester of master programmes academic leave may be granted in case of all possible reasons (numbers 1 to 8).

PhD students, part-time students and foreign exchange students can only be granted academic leave if denial would result in unreasonable, severe hardship.

Please use the form below to apply for academic leave. The Studiensekretariat will make a decision based on the application. 

Eine Beurlaubung ist nur möglich, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere darin, dass Studierende

1. ein Studium an einer ausländischen Hochschule aufnehmen. Dies gilt nicht für integrierte Auslandssemester,
2. ein Stipendium erhalten, dessen Bedingungen den Besuch der Lehrveranstaltungen nicht erlauben,
3. eine praktische Tätigkeit aufnehmen, die dem Studienziel dient. Dies gilt nur für praktische Tätigkeiten, die nicht Bestandteil von Studien- und Prüfungsordnungen sind,
4. wegen Krankheit keine Lehrveranstaltungen besuchen können und bei denen die Krankheit die Erbringung der erwarteten Studien- und Prüfungsleistungen verhindert,
5. einen Freiwilligendienst ableisten,
6. Familienpflichten nach § 24 Abs. 4 der Allgemeinen Bestimmungen zu Studien- und Prüfungsordnungen für das Bachelor- und Masterstudium an der Universität Ulm in der jeweils gültigen Fassung wahrnehmen,
7. wegen ihrer bevorstehenden Niederkunft und der daran anschließenden Pflege und Erziehung des Kindes keine Lehrveranstaltungen besuchen können,
8. eine Freiheitsstrafe verbüße.

Der Beurlaubung kann nur stattgegeben werden, wenn zusammen mit dem Antrag auf Beurlaubung ein ausreichender Nachweis über den Beurlaubungsgrund eingereicht wird.

Academic leave is only possible with the existence of a good reason. The following situations constitute a good reason: if a student

• spends one or two semesters at a foreign university, usually as an exchange student
  

• receives a scholarship which is based on conditions preventing the student from attending lectures

• takes on some sort of practical activity which is to benefit his/her degree. This is only valid for practical activities which are not part of examination regulations

• cannot attend lectures due to illness, and his/her ability to complete the expected class and examination work is impeded by the illness

• is doing a so called "Freiwilligendienst", usually civil service

• is taking care of family members according to § 24 paragraph 4 of the Framework for examination regulations (Allgemeine Bestimmungen zu Studien- und Prüfungsordnungen für das Bachelor- und Masterstudium an der Universität Ulm).

• cannot attend lectures due to the approaching birth of a child and the subsequent care required

• is serving a prison term

Academic leave can only be granted if sufficient proof of the reason for academic leave is submitted along with the application form.

Während eines beurlaubten Semesters dürfen keine Studien- und Prüfungsleistungen absolviert oder erbracht werden. Ausgenommen hiervon sind

• die Wiederholung von nicht bestandenen Prüfungsleistungen eines vorangegangenen Semesters ohne Besuch der Lehrveranstaltung im beurlaubten Semester,
• die Fertigstellung von Studien- und Prüfungsleistungen, die bereits in einem vorangegangenen Semester begonnen wurden ohne Besuch der Lehrveranstaltung im beurlaubten Semester,
• die Ablegung von Prüfungen an der Universität Ulm während einer Beurlaubung aufgrund des Studiums an einer ausländischen Hochschule (nicht integriertes Auslandsstudium, z.B. ERASMUS),
• die Ablegung von Prüfungen an der Universität Ulm während einer Beurlaubung aufgrund von Familienpflichten,
• die Anmeldung, das Erstellen und die Abgabe von Abschlussarbeiten.

During a semester of academic leave it is generally not possible to take any exams.

The exceptions to this rule are:

• retaking an exam that a student has failed during previous semesters without attending the lecture or course during the semester of academic leave,
• completing exams that were started in a previous semester without attending the lecture or course during the semester of academic leave,
• taking exams in a semester of academic leave; the cause of the academic leave being studies at a university abroad (non-integrated studies abroad, e.g. ERASMUS),
• taking exams in a semester of academic leave; the cause of the academic leave being the raising and education of a child/children and/or caring for a family member,
• registering for, completing and submitting final theses like bachelor or master theses.

Studierende können Schutzzeiten entsprechend § 3 Abs. 1, § 3 Abs. 1 des Mutterschutzgesetzes und Elternzeit entsprechend § 15 Abs. 1 bis 3 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes in Anspruch nehmen; hierfür sind sie auf Antrag zu beurlauben. In Einzelfällen kann eine Beurlaubung auch über die oben genannten Zeiten hinausgehen. 

Studierende, die aufgrund von Kindererziehung und -pflege beurlaubt sind, sind grundsätzlich berechtigt, an Lehrveranstaltungen teilzunehmen, Studien- und Prüfungsleistungen zu erbringen und Hochschuleinrichtungen zu nutzen.

Yes, students with children can take up to six semesters of academic leave. This is due to the German laws "Mutterschutzgesetz" and "Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes".

Students that take semesters of academic leave because they raise and care for their children are allowed to attend lectures or use university facilities. They are also allowed to take exams during their semesters of academic leave.

Während eines Urlaubssemesters sind die üblichen Beiträge zu entrichten. Befreiungen von Beiträgen aufgrund eines Urlaubssemesters gibt es nicht.

Die aktuellen Beiträge finden Sie hier.

The usual fees are payable during a semester of leave.
Exemptions are not possible. You can find more information on all fees during your studies here.

Für die Ableistung einer praktischen Tätigkeit kann nur dann ein Urlaubssemester gewährt werden, wenn die Tätigkeit dem Studienziel dient und nicht Bestandteil der Fachspezifischen Studien- und Prüfungsordnung ist. Dies gilt insbesondere, wenn die praktische Tätigkeit die Mindestdauer des Pflichtpraktikums überschreitet. Für das Praktikum im Rahmen der Fachspezifischen Studien- und Prüfungsordnungen ist eine Beurlaubung nicht möglich, da dies zum Studium gehört. Zusätzlich zum Nachweis über den Beurlaubungsgrund (Praktikumsvertrag) ist in diesem Fall auch die Bestätigung des/der Vorsitzenden des Prüfungsausschusses erforderlich, dass die praktische Tätigkeit tatsächlich dem Studienziel dient. Über den Antrag auf Beurlaubung entscheidet das Studiensekretariat.

A semester of acacemic leave can be granted if the practical placement lasts longer than the practical placement defined by the examination regulations. This applies for practical placements in Germany and abroad. Academic leave can not be granted for a practical placement that lasts only for the duration according to the examination regulations. The application for academic leave has to be signed by the chairman/chairwoman of the examination board.

For technical reasons, it is absolutely essential that the reference is entered properly filling in the transfer form. Prompt re-registration cannot be guaranteed otherwise.

The first two digits of the reference define the year of the semester, the third digit defines the summer(=1) or winter(=2) semester. Those three digits are followed by a "minus", the matriculation number, the surname and the first name of the student.

Here is an example for the reference used to re-register for the summer semester 2017: 171-0123456 Test Anne

Students can find their personal referecen in the Hochschulportal by clicking on "My Functions" --> "Certificates and Fees" --> "View account"

For technical reasons, it is absolutely essential that the reference is entered properly filling in the transfer form. Prompt re-registration cannot be guaranteed otherwise.

The first two digits of the reference define the year of the semester, the third digit defines the summer(=1) or winter(=2) semester. Those three digits are followed by a "minus", the matriculation number, the surname and the first name of the student.

Here is an example for the reference used to re-register for the summer semester 2013: 131-123456 Test Anne

Students can find their personal referecen in the Hochschulportal by clicking on "My Functions" --> "Certificates and Fees" --> "View account"

Die Rückmeldefristen enden

• für ein Sommersemester am 10. Februar,
• für ein Wintersemester am 10. August.

Den Gesamtbetrag der zu entrichtenden Beiträge finden Sie hier.

The deadlines for re-registration end

• for a summer semester 10 February,
• for a winter semester 10 August.

The fees are to be transferred during this period. You will find the total amount of payable fees here.

Eine Auflistung der verschiedenen Beiträge sowie deren Höhe finden Sie hier.

Wenn die Gebühren nach dem 10. Februar (für das Sommersemester) oder nach dem 10. August (für das Wintersemester) entrichtet werden, wird ein Säumniszuschlag in Höhe von 20,00 Euro fällig.

You will find a list of the payable fees per semester here.

Late payments will be assessed a late fee in the amount of 20.00 Euro if payment is made after 10 February for a summer semester and after 10 August for a winter semester.

Ihre Studienbescheinigungen können Sie über das Hochschulportal abrufen und ausdrucken.

Informationen zum Bescheinigungsdruck über das Portal.

Please print the certificates of enrolment by logging on to the "Hochschulportal". Ulm University will not send any certificates of enrolment by post.

How to print your certificate

Zum Zeitpunkt des Absolvierens einer Prüfung oder der Abgabe der Abschlussarbeit ist eine Immatrikulation erforderlich. Dies gilt nicht, wenn Sie Ihre Prüfung zwischen Semesterbeginn (01.10. bzw. 01.04.) und einem Monat nach Vorlesungsbeginn absolvieren.

Ebenso können Staatsexamina (Physikum in Medizin und Zahnmedizin, Ärztliche und Zahnärztliche Prüfung in Medizin und Zahnmedizin sowie Staatsexamina in den Lehramtsstudiengängen) ohne Rückmeldung und somit ohne Studierendenstatus absolviert werden.

When taking an exam students have to be enrolled in a study program. Enrolment is not necessary when taking an exam between the beginning of a semester (1 April or 1 October) and one month after the beginning of the lecture period (usually mid May/mid November).

Eine Rückmeldung ist nicht möglich, wenn ein Studierender

• als Doktorand die zulässige Einschreibdauer erreicht hat,
• nur bis zum Ende des jeweiligen Vorsemesters befristet immatrikuliert ist (z.B. als Austauschstudent),
• eine Zielvereinbarung nicht über das jeweilige Vorsemester hinausgeht,
• bereits seine Abschlussprüfung bestanden und sein Zeugnis erhalten hat, es sei denn, er absolviert einen Studienaufenthalt an einer ausländischen Hochschule,
• den Prüfungsanspruch verloren hat.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob in Ihrem Fall eine Rückmeldung möglich ist, dann kontaktieren Sie bitte den für Sie zuständigen Sachbearbeiter im Studiensekretariat.

Re-registration is not possible, when a student

• has reached the maximum amount of semesters as a doctorate student,
• is only admitted until the end of the previous semester (e.g. as an exchange student),
• has already taken his last exam and received his final certificates unless he is studying at a university abroad,
• has lost the entitlemenat to take exams.

Please contact the responsible official in the Studiensekretariat if you have any questions concerning your re-registration.

Studierende, die zum Ende dieses Semesters ihr Bachelorstudium abschließen werden und zum nächsten Semester in einen Masterstudiengang immatrikuliert werden, haben folgende Möglichkeiten:

Sie können sich innerhalb der Rückmeldefrist (10.08. bzw. 10.02.) rückmelden. Sie werden zunächst als Bachelor in das Folgesemester rückgemeldet und nach Absolvieren Ihrer Bachelorprüfung auf Antrag beim zuständigen Sachbearbeiter im Studiensekretariat in den Masterstudiengang umgeschrieben. Die Umschreibung ist höchstens möglich bis zum Absolvieren der ersten Masterprüfung.

Sie melden sich nicht innerhalb der Rückmeldefrist zurück und werden zunächst zum Ende des Semesters exmatrikuliert. Nach Absolvieren Ihrer Bachelorprüfung überweisen Sie die fälligen Gebühren (ohne Säumniszuschlag!) und werden auf Antrag in den Masterstudiengang wiedereingeschrieben. In diesem Fall erhalten Sie die Studienbescheinigungen für das nächste Semester erst, wenn die Einschreibung in den Masterstudiengang vollzogen ist.

Unabhängig davon, welche Alternative Sie wählen:
Stellen Sie auf jeden Fall innerhalb der im Zulassungsbescheid genannten Fristen den Antrag auf Studiengangwechsel, da sonst der Masterstudienplatz anderweitig vergeben wird.

Students that finisch their bachelor studies and wish to start their master studies in the next semester, can choose between the following options of re-registration:

You pay the fees for the next semester in time (10 August/10 February) and re-register for the next semester. You will be re-registered as a bachelor student for the time being. After having passed your final exams of your bachelor studies and applying for enrolment in the master programme the responsible official in the Studiensekretariat will enrol you in the master programme. Please note that this is only possible before the exam period in February/July starts.

You do not re-register in time and will be withdrawn from Ulm University at the end of the semester. After having passed your final exams of your bachelor studies you will transfer the payable fees (no late fee!) and apply for re-enrolment in the master programme. Enrolment certificates for the next semester can only be issued after re-enrolment.

No matter which possibility you choose, please note:
In master programmes with prior admission you need to apply for admission first and after receiving the admission letter you need to apply for enrolment in the master programme within the deadlines that are stated in your admission  letter. If you do not, enrolment in the master programme might not be possible.

In master programmes without prior admission you do not need to apply for admission. The prerequisites for enrolment will be checked by the responsible official in the Studiensekretariat.

Eine Rückmeldung trotz bestandener Abschlussprüfung ist dann möglich, wenn  ein Studierender bereits eine Zulassung für ein weiterführendes Studium hat, z.B. als Bachelorabsolvent eine Zulassung für das Masterstudium.

Studierende wenden sich in beiden Fällen für das Fortbestehen der Immatrikulation an das Studiensekretariat.

Usually re-registration is not possible for students that have finished their studies at Ulm University.

Re-registration is possible however if students will be enrolled at a foreign university after their graduation at Ulm University.

Please contact the Studiensekretariat for more information.

Wenn Sie in einen zulassungsfreien Bachelor- oder Lehramtsstudiengang wechseln wollen, wenden Sie sich bitte an das Studiensekretariat. Im Normalfall müssen Sie zusätzlich zu den bei Ihrer Einschreibung eingereichten Dokumenten neben dem ausgefüllten Antragsformular für Studiengangwechsel (s. nebenstehenden Download) keine weiteren Unterlagen einreichen. Bitte beachten Sie jedoch, dass Ihre fachgebundene Hochschulzugangsberechtigung und/oder Ihre Aufenthaltsberechtigung für den neuen Studiengang eventuell nicht mehr gelten.

Der Antrag auf einen Studiengangwechsel in einen zulassungsfreien Bachelor- oder Lehramtsstudiengang kann für ein Wintersemester bis spätestens 30. November und für ein Sommersemester bis spätestens 31. Mai gestellt werden.

If you would like to change your study programme and your new study programme is a bachelor programme that does not require prior admission, please contact the responsible official of the Studiensekretariat. Please fill in the form located on the right side of this website. Usually you do not have to hand in any other documents. Please make sure that your visa and/or your university entrance qualification allow you to enrol in the new study programme.

The deadlines for applications are:
winter semester: 30 November
summer semester: 31 May

Wenn Sie in einen zulassungsfreien Masterstudiengang wechseln wollen, wenden Sie sich bitte an das Studiensekretariat. Im Normalfall müssen Sie zusätzlich zu den bei Ihrer Einschreibung eingereichten Dokumenten neben dem ausgefüllten Antragsformular für Studiengangwechsel (s. nebenstehenden Download) keine weiteren Unterlagen einreichen.

Ein Studiengangwechsel in einen zulassungsfreien Masterstudiengang ist nur möglich, wenn die entsprechenden Zugangsvoraussetzungen gemäß den einschlägigen Zulassungssatzungen erfüllt sind. Die Zugangsvoraussetzungen finden Sie auf der Webseite der Abteilung Zulassung beim jeweiligen Masterstudiengang.

Der Antrag auf einen Studiengangwechsel in einen zulassungsfreien Masterstudiengang muss bis spätestens zu Beginn des Prüfungszeitraums des laufenden Semesters gestellt werden (Juli für Einschreibungen im Sommersemester, Februar für Einschreibungen im Wintersemester)

If you would like to change your study programme and your new study programme is a master programme that does not require prior admission, please contact the responsible official of the Studiensekretariat. Please fill in the form located on the right side of our homepage. Usually you do not have to hand in any other documents. Please make sure that your visa and/or your university entrance qualification allow you to enrol in the new study programme.

If the new programme is a master programme you need to fulfill the prerequisites that are stated in the admission regulations. You will find all prerequisites on the website of the Admissions Office.

Applications for change of study for master programmes need to be handed in before the exams of the current semester take place, usually the beginning of February in a winter semester and the beginning of July in a summer semester.

Wenn Sie in einen zulassungsbeschränkten Bachelor-, Staatsexamens- oder Masterstudiengang wechseln möchten, wenden Sie sich bitte an die Abteilung Zulassung. Dort erhalten Sie Informationen über die jeweiligen Zulassungsbedingungen und über eventuell noch einzureichende Unterlagen.

If you would like to change your study programme and your new study programme is one that does require prior admission, please contact the responsible official of the Admissions Office.http://www.uni-ulm.de/index.php?id=11819 The responsible official will give you information concerning prerequisites for the study programmes and necessary documents.

Bei einem Studiengangwechsel in ein höheres Fachsemester muss zusätzlich der Prüfungsausschussvorsitzende des Studiengangs, in den gewechselt wird, eine Einstufung zur Anrechnung von Fachsemestern und Prüfungsleistungen vornehmen. Hierfür legen Sie bitte Nachweise über Ihre bisherigen Studien- und Prüfungsleistungen dem Antrag auf Studiengangwechsel bei.

Außerdem benötigen Sie bei einem Studiengangwechsel aus dem dritten oder höheren Fachsemester den schriftlicher Nachweis der Studienfachberatung für den gewünschten Studiengang (Vordruck unter Downloads unten). Dieser ist für Studiengangwechsler/innen in die Studiengänge Medizin/Zahnmedizin und Lehramt Hauptstudium nicht erforderlich!

Bitte beachten Sie, dass die Anrechnung von Fachsemestern keine Auswirkung auf Fristen gemäß der jeweils einschlägigen Studien- und Prüfungsordnung hat.

Zusätzliche Informationen zur Bewerbung und Immatrikulation in höhere Fachsemester.

If you would like to change your study programme and you are already in an advanced semester or wish to change to an advanced semester, some special rules apply:

If you wish to change your study programme and an advanced semester, you need to contact the chairman/chairwoman of the examination board. He or she will define which subject-related semester of the new study programme you need to be enrolled in. To enable him or her to do that please hand in all Transcripts of Records of your previous studies.

If you are enrolled in the third or a higher subject-related semester and you wish to abandon your studies and change your study programme you need to proof that you have seen your academic counsellor before applying for a change of study programme.

Die Exmatrikulation erfolgt in der Regel zum Ende des Semesters und von Amts wegen. Studierende können jedoch auch mit sofortiger Wirkung ihre Exmatrikulation  beantragen. Die Exmatrikulation wird dann am Tage des Eingangsdatums des Exmatrikulationsantrags wirksam.

Studierende werden von Amts wegen exmatrikuliert, wenn

• ihnen das Abschlusszeugnis ausgehändigt worden ist, es sei denn, dass sie noch in einem anderen Studiengang eingeschrieben sind oder beabsichtigen, die Prüfung zur Notenverbesserung zu wiederholen und das Fortbestehen der Immatrikulation beantragen,

• sie den Prüfungsanspruch verloren haben,

• sie Abgaben und Entgelte, die im Zusammenhang mit dem Studium entstanden sind, trotz Mahnung und Androhung der Exmatrikulation nach Ablauf der für die Zahlung gesetzten Frist nicht gezahlt haben.

Studierende, die in den Kooperationsstudiengängen Computational Science and Engineering Bachelor oder Master immatrikuliert sind und einen Antrag auf Exmatrikulation stellen, müssen die "Erklärung gegenüber der Hochschule Ulm bei Exmatrikulation" (Formular siehe unten) vorlegen.

Official university withdrawal generally takes place at the end of the semester. However, students can also file for withdrawal with immediate effect.

Students will be officially withdrawn if

• if they receive their final certificate, unless they apply for further enrolment and either are accepted to another degree programme, are going to study abroad or are going to re-take an exam to improve its results,

• they have lost their right to be examined,

• they have not paid fees and charges related to their studies, despite warnings and threats of university withdrawal once the deadline set for the payment has lapsed.