Fach und Fächercode: Bei ERASMUS wird eigentlich nie danach gefragt, wie die Studiengänge heißen, in denen man an der Heimathochschule bzw. der Gasthochschule eingeschrieben ist, da es hier eine schier unendliche Vielfalt von Programmen und Namen gibt. Stattdessen werden die Studiengänge einem Fachgebiet zugeordnet, die wiederum durch einen Fächercode benannt werden.

Bitte wählen Sie nicht einen Fächercode nach eigenem Ermessen aus. In manchen Fächern ist die Zuordnung zu den jeweiligen Fächercodes nicht eindeutig. Stattdessen ist entscheidend, was das entsprechende Austauschabkommen mit der Gasthochschule vorsieht. Entnehmen Sie bitte den für Sie gültigen Fächercode Ihrem Nominierungsbrief.

In den Learning Agreement-Formularen der Universität Ulm gibt es an dieser Stelle ein Drop-Down-Menü, in dem nur die Fächercodes und Studiengänge hinterlegt sind, die für die Universität Ulm relevant sind.

Studienzyklus (Mobilitätsniveau): Bei dieser Frage geht es darum, auf welchen Studienzyklus diese Erasmus+ Mobilität angerechnet wird (Mehrfachförderung) und auf welchen Studienzyklus die im Ausland absolvierten Studienleistungen angerechnet werden.

_{Sollten Sie den Auslandsaufenthalt unmittelbar nach Einreichung der Bachelor-Arbeit antreten, so sind Sie vermutlich noch im Bachelor eingeschrieben. I.d.R. können die Studienleistungen aus dem Ausland aber nur noch für den Master angerechnet werden. Dann ist auf den Learning Agreements das Master-Niveau anzugeben. Denken Sie daran, sich rechtzeitig umzuschreiben!}

EQR = European Qualification Framework

ISCED = International Standard Classification of Education

Hochschulcode: Der Erasmus Hochschulcode ist ein eindeutiger Identifikationscode, den alle am Erasmus-Programm teilnehmenden Hochschulen aus Programmländern mit der Erasmus Charta (ECHE) erhalten haben. Er besteht aus einem Länderkürzel, dem Städtenamen (max. 8 Zeichen) sowie einer laufenden Nummer.

Der Erasmus Hochschulcode der Universität Ulm lautet: D ULM01
Sie finden den Erasmus Code Ihrer Gasthochschule im Nominierungsbrief oder auf der Seite Erasmus-Partnerhochschulen.

Kontaktperson: Gemeint ist eine Person, die als Ansprechpartner*in in verwaltungstechnischen und organisatorischen Fragen fungiert. Es dürfte sich dabei in aller Regel um eine Person im International / Erasmus Office handeln.

Ausbildungskomponenten: Components im Sinne von Erasmus+ sind in sich abgeschlossene und formal strukturierte Lernerfahrungen mit Lernergebnissen, Credits und Bewertungen. Dies können ganze Module sein oder auch einzelne Lehrveranstaltungen (Vorlesungen, Seminare, Übungen, Tutorien), Laborpraktika (Laboratory Work), aber auch Abschlussarbeiten (Bachelor Thesis, Master Thesis) oder Forschungstätigkeiten zur Vorbereitung einer Doktorarbeit.

Geplante Dauer der Mobilität: Angabe des voraussichtlichen Startmonats sowie Endmonats der Mobilität.

Hiermit sind Beginn und Ende der akademischen Verpflichtungen an der Gasthochschule gemeint, i.d.R. von Vorlesungsbeginn bis Ende der Prüfungsphase. Ferner können weitere Veranstaltungen berücksichtigt werden, bei denen Anwesenheitspflicht herrscht (z.B. bei fixen Einschreibeterminen; arbeitsmedizinische Untersuchung vor Aufnahme von PJ-Tertialen); ggf. Teilnahme an einem Orientierungsprogramm oder einem Sprachkurs an der Gasthochschule, sofern dieser im Learning Agreement aufgeführt ist.

_{Sprachkurse bei anderen Anbietern werden nicht im Learning Agreement erfasst und der Zeitraum wird bei Berechnung der Mobilitätsdauer nicht berücksichtigt. Frühere Anreise bzw. spätere Abreise zählen ebenfalls nicht zur Mobilität!}

Eine Mobilität zu Studienzwecken muss mindestens drei Monate (90 Tage) dauern und kann längstens 12 Monate (360 Tage) dauern.

Tabelle A: Hier sind Kurs- bzw. Modulnummern, Veranstaltungstitel sowie ECTS aller Components anzugeben, die an der Gasthochschule besucht werden sollen, und zwar genau so, wie sie in den dortigen Course Catalogues  (Vorlesungsverzeichnisse, Modulhandbücher o.ä.) aufgelistet sind, unabhängig davon, ob es sich um Pflichtveranstaltungen, Wahl- oder Wahlpflichtveranstaltungen oder um (freiwillige) Zusatzleistungen handelt.

Leistungspunkte: An der Universität Ulm sowie an den meisten – aber nicht allen – unserer Partnerhochschulen wird das European Credit Transfer System (ECTS) als Leistungspunktesystem verwendet. Falls ein anderes Credit-System verwendet wird, ist dies anzugeben, falls möglich mit einem Weblink, über den Erläuterungen zu diesem System aufzufinden sind.

Werden an der Gasthochschule Vorbereitungsarbeiten für eine Abschlussarbeit durchgeführt (Thesis Research oder Doctoral Work), so ist es nicht zwingend erforderlich, dafür ECTS zu vergeben. Nur, wenn die Prüfungs- oder Promotionsordnung an der Heimatuniversität dazu Vorgaben macht, müssen die entsprechenden ECTS in der Tabelle B erfasst werden.

Niveau der Sprachkenntnisse: Diese Frage zielt nicht zwangsläufig auf die Kenntnisse in der jeweiligen Landessprache im Gastland ab, sondern auf die Hauptunterrichts- und Arbeitssprache. Sofern Components in verschiedenen Sprachen gewählt wurden (Landessprache / Englisch), ist die Sprache als Main Language of Instruction anzugeben, in der die meisten Veranstaltungen gehört werden sollen. Das Sprachniveau ist nach dem Europäischen Referenzrahmen für Sprachen anzugeben:
CEFR = Common European Framework of Reference for Languages

Maßgeblich sind die sprachlichen Anforderungen durch die Gasthochschule (siehe Nominierungsbrief). Sofern dort nichts anderes angegeben ist, sollte für Englisch mindestens Niveau B2 und für andere Sprachen mindestens Niveau B1 angekreuzt werden. Muttersprachler kreuzen bitte „Native Speaker“ an.

Sofern Sie zu dem Zeitpunkt, an dem Sie das Learning Agreement erstellen, noch nicht das erforderliche Sprachniveau haben, verpflichten Sie sich durch das Learning Agreement dazu, Ihre Sprachkenntnisse bis zu Beginn der Mobilität auf dieses Niveau zu bringen. Sie erhalten dazu zu gegebener Zeit Lizenzen für den Online Linguistic Support (OLS), über den Sie einen Sprachtest absolvieren müssen und ggf. einen Sprachkurs absolvieren können.

Sprachniveaus nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (CEFR)

Hier sind Weblinks zu den Kurs- bzw. Modulbeschreibungen der gewählten Components anzugeben, in derselben Reihenfolge wie sie in der Tabelle A angegeben wurden. Wenn es keine solchen Kurs- oder Modulbeschreibungen an der Partnerhochschule gibt, ist dies zu vermerken. In dem Fall sollte wenigstens ein Link zum Vorlesungsverzeichnis oder einer Kursliste für Erasmus+ Studierende der Partnerhochschule angegeben werden. Falls es dies auch nicht gibt, ist dies ebenfalls zu vermerken.

Gründe für die Nicht-Anerkennung einzelner Komponenten: Wenn Components, die in Tabelle A aufgeführt wurden, nicht auf das Studium an der Heimatuniversität angerechnet und daher nicht in Tabelle B berücksichtigt werden, so müssen die Gründe dafür erläutert werden. Das Learning Agreement-Formular der Universität Ulm enthält dafür ein eigenes Feld. Wenn Sie ein anderes Formular verwenden, müssen Sie diese Begründungen in einem Anhang (Annex) aufführen, der ebenfalls von allen drei Parteien bestätigt werden muss und von dem eine Kopie beim International Office eingereicht werden muss.

Formulierungsvorschläge für mögliche Gründe für eine Nicht-Anrechnung:

• The student has already accumulated the number of credits required for his/her degree in this field/specialization and does not need some of the credits gained abroad.
• There is no equivalent component in the student’s study programme at Ulm University.
• The student takes the component [xyz] out of personal interest. Although the credits cannot be recognized, Ulm University encourages its students to take extra courses outside their main academic subject and approves the selection of this component.

Tabelle B: In dieser Tabelle wird beschrieben, wie die an der Gasthochschule absolvierten Components an der Universität Ulm angerechnet werden.

• Pflichtveranstaltungen: Verwenden Sie die Angaben aus dem Modulhandbuch Ihres Studiengangs an der Universität Ulm für die Kurs- bzw. Modulnummern, Veranstaltungstitel und ECTS.
• Wahlpflichtveranstaltung: Verwenden Sie die Angaben der Gasthochschule für Titel und ECTS. Wenn es keinen äquivalenten Kurs der Universität Ulm gibt, muss keine Prüfungsnummer angegeben werden.

Studienleistungen, die nicht an der Universität Ulm anerkannt werden (Zusatzleistungen), werden nicht in Tabelle B aufgeführt. Es muss aber eine Begründung für die Nicht-Anerkennung gegeben werden (Siehe: Reasons for non-recognition of any component).

Im Erasmus+ Programm wird nicht erwartet, dass die jeweiligen Components eins-zu-eins angerechnet werden. In der Summe sollten aber in Tabelle B etwa gleichviele ECTS ausgewiesen sein, wie in Tabelle A. Sollte die Zahl der Credits signifikant differieren, ist es wichtig eine entsprechende Begründung dafür zu dokumentieren.

Verantwortliche Person: Hier ist die Person gemeint, die die Umsetzung des Learning Agreements gewährleistet und zur Unterschrift berechtigt ist:

• An der Universität Ulm (Sending Institution): Für die Genehmigung und Unterzeichnung der Learning Agreements sind die jeweiligen Vorsitzenden der Fachprüfungsausschüsse zuständig (chair of the examination board). Vertretungsweise kann auch ein anderes Mitglied des Prüfungsausschusses (member of the examination board) das Learning Agreement unterschreiben.
  Ausnahmen:
  • Humanmedizin: Frau C. Grab (Fachkoordinatorin)
  • Physik/Wirtschaftsphysik/Biophysik: Professor S. Huelga (Fachkoordinatorin)

• An der Gasthochschule (Receiving Institution): Dies sind üblicherweise die Erasmus+ Fachkoordinator*innen (departmental coordinators).
  Namen und Kontaktinformationen finden Sie in Ihrem Nominierungsbrief „Informationen zur Bewerbung an der Gasthochschule“) sowie auf den Webseiten der International Offices unserer Partnerhochschulen.

Learning Agreement: Während der Mobilität: Jegliche Änderungen des Studienvorhabens müssen zeitnah beantragt und genehmigt werden und durch ein Learning Agreement: During the Mobility dokumentiert werden.

Bei der Änderung der Kurswahl sind die Gründe anzugeben. Ausserdem muss kenntlich gemacht werden, ob es sich um abgewählte (deleted) oder neu hinzugewählte (added) Components handelt. 

*Anträge auf Verlängerung der Mobilität müssen von den Studierenden spätestens einen Monat vor dem ursprünglich vorgesehenen Enddatum (s. Grant Agreement) eingereicht werden.

Unterschriften: Das Learning Agreement (Before the Mobility aber auch During the Mobility) sollte erst dann ausgefüllt werden, wenn die Inhalte zwischen allen drei Parteien (Studierende, Gasthochschule, Fachprüfungsausschuss / Fachkoordinatorin an der Universität Ulm) abgestimmt wurden. Zu diesem Zweck kann das ausgefüllte PDF-Formular zwischen den Parteien hin und hergeschickt werden, damit jede Partei ggf. Änderungen vornehmen kann.

Danach muss es von allen drei Parteien unterschrieben werden. Originalunterschriften auf den Dokumenten sind nicht erforderlich und damit auch kein Briefversand. Digitale Unterschriften sind ebenso erlaubt wie digitale Kopien. Es gibt zwei Möglichkeiten, die Learning Agreements zu unterschreiben:

• Die Dokumente können ausgedruckt, von Hand unterschrieben, wieder eingescannt, als PDF gespeichert und dann als eMail-Attachment  verschickt werden. (Dokumente bitte nicht abfotografieren und als Bilddatei verschicken! Es besteht die Möglichkeit, in den PC-Pools Dokumente zu scannen; notfalls können die Learning Agreements auch im International Office gescannt werden.)
• Die Dokumente können digital signiert werden. Dies ist sowohl mit dem Adobe Acrobat Pro, aber auch mit dem kostenlosen Adobe Acrobat Reader möglich. Nachdem die erste digitale Signatur erteilt ist, können die Formularinhalte nicht mehr geändert werden.

Digitale Signaturen, bei denen Sie Ihren Namen in ein Textfeld eintippen, der dann mit einem handschriftlich wirkenden Schriftfont angezeigt wird, sind nicht zulässig!

Eine Reihenfolge, in der die Unterschriften erteilt werden müssen, ist nicht vorgegeben. Üblicherweise sollten die Studierenden zuerst unterschreiben.

• Wenn Sie noch an der Heimathochschule sind, sollten als nächstes die Vertreter der Heimathochschule (Prüfungsausschüsse / Fachkoordinatorin), zuletzt die Vertreter der Gasthochschule (i.d.R. Erasmus+ Coordinators im Fachbereich) unterschreiben.
• Wenn Sie sich bereits im Ausland befinden, können aber auch die Vertreter der Gasthochschule vor den Vertretern der Heimathochschule unterschreiben.

Auf diese Weise kann man sich einmal das Einscannen ersparen und die Qualität der Dokumente bleibt besser.

Wichtig: Sobald ein Learning Agreement Formular (Before the Mobility bzw. During the Mobility) von allen drei Parteien unterschrieben wurde, muss auch eine Kopie beim International Office eingereicht werden (per eMail an outgoings(at)uni-ulm.de ausreichend). Für die Einreichung/Weiterleitung sind die Studierenden verantwortlich.