Das International Office der Universität Ulm geht deutschlandweit neue Wege in der digitalen Beratung: Als erstes International Office hat es einen Chatbot auf Basis eines Large Language Models in Betrieb genommen. Der Chatbot erscheint in Gestalt einer Eule mit Bachelorhut und trägt den Namen „Ulma“ – in Anlehnung an die Eule als Symbol für Wissen und Orientierung. Entwickelt wurde die digitale Eule in Zusammenarbeit mit dem Chatbot-Spezialisten Kauz.ai und dem Digitalisierungspartner KnowSo.
„Mit Ulma wollen wir vor allem die Kommunikation mit unseren Studierenden – ob aus Ulm oder aus aller Welt – auf ein neues Level heben“, erklärt Daniela Englisch, Leiterin des International Office. „Die Generation Z ist digitale Kommunikation längst gewöhnt: Sie erwartet schnelle, unkomplizierte und rund um die Uhr verfügbare Antworten. Genau hier setzt unser hybrider Chatbot an, mit dem Studierende und Studieninteressierte aus dem In- und Ausland jederzeit chatten können.“ Die Kontaktaufnahme mit der digitalen Eule, die 30 Sprachen spricht, ist einfach. Ein Klick auf das Eulen-Zeichen, und es geht los: Frage eingeben, und schnell ist auch schon die Antwort da. Der Chatbot erkennt automatisch, in welcher Sprache er angesprochen wird und antwortet entsprechend – von Arabisch bis Ukrainisch. Zu finden ist die Berater-Eule unten rechts auf der Startseite des International Office unter der Adresse www.uni-ulm.de/io/.
Ulma kombiniert als hybrider Bot die Vorteile eines regelbasierten Chatbots mit den Möglichkeiten generativer KI. Während einfache, wiederkehrende Fragen zuverlässig über feste Entscheidungsbäume beantwortet werden, greift das Large Language Model (LLM) bei komplexeren Anliegen ein. Durch den Einsatz von sogenannter Retrieval-Augmented Generation (RAG) nutzt Ulma ausschließlich geprüfte und aktuelle Informationen der Universität Ulm. Dieses spezielle KI-Verfahren verbindet die Eigenschaften einer Suchmaschine mit dem generativen Potential eines LLM. So wird sichergestellt, dass die Antworten auch inhaltlich korrekt und verlässlich sind.
Der Chatbot dient vor allem als erste Anlaufstelle für verschiedene Zielgruppen. Neben Studierenden und Studieninteressierten nutzen auch Forschende, Vertreterinnen und Vertreter von Partnerhochschulen sowie weitere Interessierte Ulma als schnelle Informationsquelle. Themen reichen von Studienangeboten, Auslandsaufenthalten und Stipendien bis hin zu Fragen rund um das studentische Leben an der Uni Ulm. Dabei antwortet Ulma flexibel in rund 30 Sprachen – jeweils so, wie sie angesprochen wird. Für das Personal im International Office bedeutet Ulma im Alltag Unterstützung, da Routineanfragen automatisiert beantwortet werden können. So bleibt mehr Zeit für das, was persönliche Betreuung ausmacht: individuelle Beratung bei komplexeren Anliegen.
Innovation aus der Coronapandemie gewachsen
Die Idee für Ulma entstand bereits 2020 während der Coronapandemie, als der Deutsche Akademische Austauschdienst (DAAD) der Universität Ulm im Rahmen eines Förderprojekts zusätzliche Mittel für digitale Innovationen zur Kommunikation mit Studierenden bereitstellte – zu einer Zeit, als das Aufkommen von ChatGPT noch nicht absehbar war. Inzwischen hat Ulma die Pilotphase erfolgreich abgeschlossen, mehrere Usability-Tests durchlaufen und wird aktiv von Studierenden und Studieninteressierten sowie weiteren Zielgruppen des International Office genutzt.
„Wir sehen in KI-gestützten Lösungen eine große Chance, unsere Betreuungsangebote nachhaltig zu verbessern,“ sagt Daniela Englisch. Doch Ulma ist mehr als ein technisches Tool. „Sie ist der erfolgreiche Beleg dafür, dass wir die Digitalisierung aktiv gestalten“, betont die Leiterin des International Office. Die Universität Ulm setzt damit ein klares Zeichen als Vorreiterin der digitalen Transformation im Hochschulmanagement. Andere Akademische Auslandsämter und Non-Profit-Organisationen wie uni-assist zeigen inzwischen großes Interesse an der polyglotten Eule. Außerdem wurde das erfolgreiche Projekt bereits auf verschiedenen bundesweiten und internationalen Tagungen vorgestellt, zum Beispiel bei Konferenzen des DAAD oder der NAFSA – der Association of International Educators – in den USA.
Weitere Informationen:
Daniela Englisch, Leiterin International Office, Mail: daniela.englisch(at)uni-ulm.de, Tel.: 0731/50-22013
Text: Daniela Englisch/red
Medienkontakt: Andrea Weber-Tuckermann