Service-Kategorie: Campus & Business

Mit der kommerziellen Software Regisafe wird für die ZUV der Universität die Funktionalität eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bereitgestellt. Unter Verwendung eines windows-basierten Clients können durch das einheitliche Ablagesystem und die integrierten Suchmechanismen auch große Datenmengen transparent gehalten und nach unterschiedlichsten Kriterien recherchiert werden. Das System ermöglicht die Abbildung effizienter Workflows und stellt die Revisionssicherheit der archivierten Dokumente sicher. Über den Schriftstück-Viewer können alle Dokumente genutzt werden.
Regisafe wird zukünftig in einzelnen Teilprojekten mit dem DMS d.velop documents ersetzt.

Leistungsmerkmale

Aktenplan/Organisationsverwaltung

• Bestehende Aktenpläne werden eingebunden
• Hierarchische Abbildung und Navigation
• Haushaltsstellen, Produktkennungen, Hinweise und Aufbewahrungsorte werden automatisch hinterlegt

Teilakten/Vorgangsverwaltung

• Unbegrenzt viele Teilakten/Vorgänge zu jedem Aktenzeichen, die wiederum unbegrenzt unterteilt werden können
• Perfekte Parallelität zu den Papierakten
• Sachverhalte werden übersichtlich dargestellt
• Aktenzeichenübergreifende Teilakten/Vorgänge
• Die zuständigen Sachbearbeiter und das zuständige Amt werden automatisch hinterlegt

Schriftgutverwaltung

• Verwaltung jeder Art von Dateien: Texte, Tabellen, Grafiken, E-Mails, Faxe, Scandokumente, Bilddateien, Multimedia-Dateien u.v.m.
• Die Anwendungsprogramme z.B. von Microsoft Office werden problemlos eingebunden
• Automatisierte Schriftstückerstellung mit Verknüpfung zur Adressverwaltung
• Integration von Vorlagen mit Übergabe der Sachbearbeiterdaten
• Drag & Drop-Funktion zur einfachen Dateiablage in REGISAFE
• Serienbrieffunktion
• Ablagefunktion für die Trefferlisten jeder REGISAFE Suche
• Notizen zum Schriftstück, unabhängig vom Dateityp, mit eigener Zugriffsberechtigung und druckbar

Schriftstück-Viewer

• Virensichere, anwendungsunabhängige Datei-Voransicht
• Datei-Voransicht mit Blätterfunktion direkt in einer Trefferliste
• Miniaturansicht aller Seiten bei mehrseitigen gescannten Schriftstücken sowie bei mehreren Schriftstücken (wie aus einer Trefferliste)
• Drehen und Verschieben einzelner oder mehrerer Seiten
• Notizfunktion zum Festhalten von Anmerkungen zu einzelnen Dokumenten
• Anzeigen mehrerer Dateien zur selben Zeit

Volltext-Recherche

• Indizierte Volltextsuche in Datei-Inhalten und Meta-Daten nach Wortbestandteilen und Wortanfängen
• Suche mit Phonetik und Synonymen
• Begrenzbare Suchbereiche beispielsweise auf Aktenzeichen, Teilakten/Vorgangskennungen, Adressen, Schriftstücke, Sitzungen, Entstehungszeitraum
• Indizierung unterschiedlichster Dateiformate wie z.B. Office-Dokumente, PDF-Dateien, gescannte Dokumente via Texterkennung etc. – abhängig von den eingebundenen Datei-Konvertern

Schriftgut-Scanner

• Unterstützung nahezu aller TWAIN-kompatiblen Scanner
• Unterstützung von Netzwerk-Scannern
• Automatisches Entfernen leerer Seiten sowie weißer und schwarzer Ränder, Geraderichten
• Vordefinition von Scan-Einstellungen (Auflösung, Papierformat, Einzug, Farbmodus u.v.m.)
• Scannen eines Stapels in einem oder mehreren, auch zeitlich versetzten Arbeitsschritten, spätere Zuordnung sowie das Nachscannen von Seiten möglich
• Ausschneiden von Bereichen z.B. für Zeitungsausschnitte
• Stapelzuordnung mehrerer Dokumente
• Elektronische Postverteilung

Versionskontrolle

• Automatische Beibehaltung alter Versionen der Schriftstücke bei der Speicherung von Änderungen
• Anzeige früherer Versionen
• Aktivierung zurückliegender Schriftstückversionen

Modulübergreifende Suchfunktion

• Mit phonetischer Suche
• Mit Synonymen
• Nach Wortbestandteilen und Wortanfängen
• Alle Suchkriterien können gespeichert und schnell aufgerufen werden

Benutzerzugriff

• Anlage von Benutzergruppen und einzelnen Benutzern
• Vergabe unterschiedlicher Zugriffsrechte einzelner Benutzer und Gruppen
• Rechtevergabe für einzelne Programmfunktionen
• Hierarchische Gliederung und Darstellung
• Steuerung der Zugriffsberechtigung auf einzelne Objekte (z.B. Aktenzeichen, Teilakte/Vorgang, Schriftstück, Adresse)
• Anlegen beliebiger Benutzer-Zusatzdaten wie Telefon-Durchwahl, Diktatzeichen usw.

Druckfunktion

• Modulübergreifende Druckfunktion (z.B. Aktenplan, Trefferlisten, Karteikarten, Tabellen)
• Direktes Drucken von E-Mails inkl. der angehängten Dateien
• Bearbeiten und Speichern der Druckausgabe

Check-out/Check-in

• Einzelne oder mehrere Schriftstücke können als Datei lokal auf Festplatte oder z.B. einen USB-Stick gespeichert werden
• Nach der Bearbeitung können diese Dateien wieder an REGISAFE zurückgegeben werden

Erweiterte Benutzerverwaltung

• Dezentrale Benutzeradministration: Die Administration (neue Benutzer anlegen, Gruppen zuordnen, Zusatzdaten erfassen usw.) kann auf mehrere Bereichs-Administratoren verteilt werden
• Es können mehrere Standards für Benutzereinstellungen definiert werden

Sitzungsverwaltung

• Integrierte Sitzungsverwaltung mit Verknüpfung zu allen Anwendungsmodulen
• Organisation der Sitzungsvorlagen, Protokolle und der zur Sitzung gehörenden Schriftstücke
• Abbildung aller Sitzungsinformationen

Adressverwaltung

• Zentraler Adressbestand
• Automatische Adressübernahme in Briefe und E-Mails
• Adressdaten-Übergabe an den Pocket-PC
• Schnellere Adressen-Eingabe durch hinterlegte Postleitzahlen- Datenbank
• Komfortable Serienbrief-Funktion
• Erstellen von Serien-E-Mails
• Aufbau von Adressverteilern für Serienbriefe
• Einrichten von eigenen, auf Adressen basierenden Datenbanken
• Rechtevergabe bis hinunter zu einzelnen Adressen
• Anzeige aller zu einer Adresse erstellten Schriftstücke

Registraturverwaltung

• Zentralisierte Registraturverwaltung und dezentralisierte Recherche
• Aktenanforderungen werden beschleunigt bearbeitet: die Aktenausgabe erfolgt mit einem automatisch erstellten Barcode, der bei Ausgabe sowie Rückgabe eingelesen wird
• REGISAFE erstellt Beschriftungsetiketten für Ordner und Akten
• Legscheine für Akten können einfach und komfortabel per Mausklick produziert werden
• Elektronische Akten und Papierakten werden von REGISAFE synchron gehalten

Workflow

• Definition von Arbeitsabläufen: Eckdaten wie Reihenfolge, beteiligte Mitarbeiter und Terminvorgaben, nach denen der Vorgang bearbeitet werden soll
• Sämtliche Arbeitsschritte werden dokumentiert
• Der aktuelle Bearbeitungsstand ist jederzeit abrufbar
• Kontrollpunkte sorgen dafür, dass wichtige Voraussetzungen wie Fristen oder besondere Bedingungen eingehalten werden
• Unterschiedliche Nutzungsberechtigungen steuern den Zugriff

Vertretungsregelung

• Pro Benutzer kann festgelegt werden, wer diesen Benutzer vertreten kann. Hierbei kann zwischen einer Gesamtvertretung und einer gruppenbezogenen Vertretung unterschieden werden. Bei einer gruppenbezogenen Vertretung können für jede Berechtigungsgruppe sowie die Anzeige der neuen Mails/Wiedervorlagen verschiedene Vertreter bestimmt werden. Bei einer Gesamtvertretung erhält der Vertreter im Vertretungsfall Zugriff auf alle Gruppen des Vertretenen und bekommt seine neuen Mails/Wiedervorlagen angezeigt
• Diese Festlegungen können zentral von einem Administrator oder von jedem Benutzer eigenständig vorgenommen werden
• Die Vertretung kann jederzeit an einen Vertreter übergeben oder von einem Vertreter übernommen werden

Aktivitätsprotokoll

• Anzeigen aller Aktivitäten zu einzelnen Objekten wie Teilakten, Aktenzeichen oder Schriftstücken
• Protokolliert werden z.B. Änderungen des Datensatzes, Versand per E-Mail oder auch Lesezugriffe
• Eingeschränkte Nutzung durch z.B. Administratoren möglich

Elektronische Signatur

• Dokumente können elektronisch unterschrieben werden
• Anzeigemöglichkeit für erfolgte Unterschriften
• Vertretungsregelungen werden berücksichtigt
• Zeitpunkt der Unterschrift und Reihenfolge mehrerer Unterschriften werden protokolliert
• Zeichnungsarten können individuell nach Ihren Bedürfnissen angelegt werden
• Entspricht der Stufe 2 des Signaturgesetzes (Fortgeschrittene elektronische Signatur)

Synchronsicherung

• Sämtliche neu eingegebenen bzw. geänderten Daten werden synchron zur Speicherung in der Datenbank automatisch in einer so genannten Transaktionsdatei gesichert
• Ist das Zurückspielen einer Datensicherung erforderlich, werden die seit dieser Datensicherung vorgenommenen Eingaben, Änderungen etc. automatisch anhand der Transaktionsdatei nachvollzogen
• Dokumentdateien (z.B. Word-Dateien, gescannte Dokumente) können auf optischen Datenträgern gesichert werden – Revisionssicherheit wird durch eine Langzeitsicherung auf WORM-Medien ermöglicht
• Die Metadaten inkl. aller hierarchisch übergeordneten Objekte werden in einer XML-Datei mitgesichert
• Komfortable Wiederherstellungsfunktionen ermöglichen im Notfall eine schnelle und sichere Rekonstruktion womöglich zerstörter Daten

Sicherheit

• Benutzerzugriffskontrolle erlaubt nur vorgesehene Zugriffe
• Aktivitätsprotokoll: Alle Änderungen, Zugriffe oder sonstigen Aktivitäten wie Kopieren, per E-Mail versenden etc. werden dokumentiert.
• Versionskontrolle: Die älteren Versionen eines Dokuments und die dazugehörigen Metadaten werden vorgehalten und sind jederzeit reproduzierbar.
• Schutz des Dateispeichers: Kein Arbeitsplatz hat über das Netzwerk direkten Zugriff auf den Dateispeicher.
• Verschlüsselte Speicherung: Dateien können verschlüsselt abgelegt werden.
• Datei-Integritätsprüfung: Durch zwei ineinander greifende 160 Bit Hash-Werte (elektronischer Fingerabdruck) wird jede unerlaubte Änderung eines Dokuments zuverlässig erkannt.
• Dateispeicher-Synchronsicherung: Alle Dateien werden synchron und automatisch zur Festplattenspeicherung auf einem WORM-Medium gesichert. Die Metadaten werden als XML-Datei gesichert, inklusive aller hierarchisch übergeordneten Objekte.

Nutzergruppen

Mitarbeiter der Zentralen Universitätsverwaltung

Dienstleistungszeiten

24 x 7 x 365

In unregelmäßigen Zeitabständen erforderliche Systemarbeiten werden in betriebsschwachen Zeiten durchgeführt. Dies ist in der Regel nach 17:00 Uhr bzw. während der allg. Mittagspause von 12:00 bis 12:30 der Fall.

Antragsmodalitäten

Der Zugang zu Regisafe ist von berechtigten Nutzern formlos beim Dezernat III zu beantragen bzw. wird bei Neueinstellungen von Personal mit entsprechendem Aufgabengebiet automatisch beantragt. Nach Prüfung der Anspruchsberechtigung durch das Dezernat III beantragt dieses beim kiz die Einrichtung des Accounts.

Technisch sind für den Zugang zu Regisafe außerdem ein windows-basiertes Client-Programm sowie ein Zugang zum Verwaltungsnetz (ggf. via VPN) erforderlich.

Gebühr / Entgelt

Für den Service werden keine Gebühren oder Entgelte in Rechnung gestellt. Sofern Erweiterungen oder Anpassungen der Funktionalität extern beim Hersteller beauftragt werden müssen, hat der Nutzer die damit verbundenen Kosten zu tragen.