3CX - VoIP-Telefonie im Homeoffice

Als neues Leistungsmerkmal der Telefonie hat das kiz eine VoIP-Telefonanlage des Anbieters 3CX in Betrieb genommen. Die Anlage ist Teil des Anlagenverbunds der Universität und somit an die bestehende Alcatel-Infrastruktur angebunden. Der Betrieb der Anlage erfolgt zum Zweck der Unterstützung der telefonischen Erreichbarkeit von Beschäftigten, die insbesondere während der COVID-19-Pandemie verstärkt im Homeoffice arbeiten. Mit 3CX können dienstliche Telefonate von zuhause aus über die Universität geführt werden. Interngespräche zwischen Nebenstellen der Universität können ohne Beanspruchung von Amtsleitungen und ohne die damit ggf. verbundenen Kosten geführt werden. In Abstimmung mit der Universitätsleitung und dem Personalrat erfolgt zunächst ein Probebetrieb bis zum 30.06.2021.

Es gilt die Dienstvereinbarung zur Telearbeit (Übersicht der Dienstvereinbarungen - nur uni-intern abrufbar).

Leistungsmerkmale

Auf Antrag erhalten Beschäftigte eine zusätzliche virtuelle Rufnummer, auf welche das dienstliche Festnetztelefon umgeleitet werden kann. Bei Anrufen mit dieser Rufnummer wird dem Angerufenen die bereits existierende Uni-Büronummer (oder Uni-DECT-Rufnummer) angezeigt.

Zur Nutzung ist entweder ein internetfähiger PC (Web-Browser) mit einem Headset oder ein internetfähiges Smartphone (Installation der 3CX-App) Voraussetzung. Um zusätzliche Kosten für die Datennutzung an privaten Smartphones zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Nutzung von mobilen Daten für die 3CX-App zu deaktivieren (Nutzung dann nur über WLAN möglich).

Über das Frontend (Browser auf dem PC, App auf dem Smartphone) kann der Status (z.B. verfügbar, abwesend, nicht stören) in der 3CX-Anlage gesetzt werden. Dadurch kann der Nutzer zu jeder Zeit die Erreichbarkeit von überall (Smartphone) beeinflussen, ohne extra Zugang zum Uni-Telefon zu benötigen. Gespräche von und zum TK-Anlagenverbund der Universität sind kostenlos (interne Gespräche). Es sind zusätzlich Gespräche ins nationale Fest- und Mobilfunknetz möglich (gewählte Amtsberechtigung laut Antrag). Die Abrechnung der Gesprächsgebühren geschieht über die angegebene Kostenstelle.

Nutzergruppen

Anschlüsse der Universität ohne Klinik und Vorklinik.

Antragsmodalitäten

Das Antragsverfahren erfolgt zumindest während der Phase des Probebetriebs über ein Sammelformular für jede Einrichtung bzw. jedes Institut:

• Herunterladen und Ausfüllen der Excel-Tabelle nutzerdaten.xlsx
  Im Formular werden die Angaben Nachname, Vorname, E-Mail, bestehende Uni-Rufnummer, Kostenstelle und die gewünschte Amtsberechtigung abgefragt. Das Formular soll für mehrere Mitarbeiter/Anschlüsse gemeinsam genutzt werden, um eine gesammelte Bearbeitung zu ermöglichen.
   
• Per E-Mail wird die ausgefüllte Tabelle an den Helpdesk des kiz (helpdesk(at)uni-ulm.de) gesendet. Bitte verwenden Sie in der E-Mail den Betreff "Homeoffice-Telefonie mit 3CX", um uns eine schnelle Zuordnung zu ermöglichen.
  Als Absender werden die Abteilungsleiter oder Zeichnungsberechtigte der angegebenen Kostenstelle akzeptiert.
   
• Nach der Beantragung und Einrichtung durch das kiz erhält der jeweilige Beschäftigte eine Begrüßungs-E-Mail mit der zugeteilten virtuellen Rufnummer, eine kurze Installations-Anleitung und eine Konfigurationsdatei bzw. einen Scan-Code welcher bei der Smartphone-Installation notwendig ist.

Kosten

Es entstehen keine zusätzlichen Kosten für die Einrichtung. Anfallende Gebühren für externe Telefonate werden wie gewohnt über die Abteilungskostenstelle der Universität in Rechnung gestellt.

3CX Web-Client Anleitung ergänzt durch:

• 3CX – Mailbox auf nur Ansage einstellen

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