Abteilung Servicemanagement & Organisation

Die Abteilung Servicemanagement & Organisation konsolidiert die früher eigenständigen Organisationseinheiten Geschäftsstelle und Helpdesk sowie die beiden Stabsstellen Servicemanagement und Strategische Planung & Marketing unter einem Dach. Die Leitung der Abteilung integriert außerdem die Funktion des vormaligen Geschäftsführers. Die Abteilung ist für das Servicemanagement, die Organisation von Geschäftsprozessen und die Verwaltungsaufgaben im kiz verantwortlich. Sie arbeitet dazu als echter Querschnittsbereich eng mit allen anderen Abteilungen des kiz und mit der Zentralen Universitätsverwaltung zusammen.

Die Aufgaben umfassen im Einzelnen:

• Servicemanagement: Modellierung und Management von Service-Prozessen (insb. nach ITIL-Standard), Service Lifecycle Management, Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement von Service-Prozessen, Eskalationsmanagement. Verfolgen der aktuellen technischen und organisatorischen Konzepte zur Optimierung von Dienstleistungseinrichtungen, deren Analyse, Anpassung und Weiterentwicklung für die Belange des kiz. Betrieb eines Servicedesks für die Nutzer des kiz, mit dem eine zentrale Anlaufstelle realisiert wird, die für eine rasche und kompetente Abwicklung von Incidents und Requests im Rahmen eines kiz-weit einheitlichen Workflows sorgt
• Informationssicherheit: Aufbau und Fortschreibung eines Informationssicherheitsmanagementsystems (ISMS) zur Umsetzung von Empfehlungen des BSI IT-Grundschutzes
• Personal: Personalplanung, Stellenmanagement, Personalentwicklung, Personalverwaltung in Zusammenarbeit mit Dezernat III der ZUV (Einstellung, Weiterbeschäftigung, Beförderungen/Höhergruppierungen, Stellenbeschreibungen) für etwa 160 Mitarbeiter
• Finanzen: Finanzplanung Landes- und Drittmittel, Controlling, Mittelbeantragung, Berichts- und Nachweispflichten in Zusammenarbeit mit Dezernat IV der ZUV
• Recht: Erarbeitung von Satzungen und Ordnungen, Rechtsfragen in Bezug auf die Dienstleistungen des kiz (z.B. Urheberrecht, Telekommunikation) in Zusammenarbeit mit Dezernat I der ZUV
• Marketing: Customer Relationship Management und Außendarstellung, interne Kommunikation, Berichtswesen, Customer Surveys (Durchführen qualifizierter Befragungen nach sozialwissenschaftlicher Methodik, systematische Auswertung und Ableitung von Führungsempfehlungen)