Zoom - Supportseite der Universität Ulm

Für Videokonferenzen vom Arbeitsplatz oder aus dem Homeoffice und für Online-Lehrveranstaltungen bietet das kiz seit dem Sommersemester 2021 einheitlich den Dienst Zoom an. Dieser ersetzt die bisherigen Dienste Webex für allgemeine Videokonferenzen und BBB für Lehrveranstaltungen.

Aufrufen: Zoom Portal der Universität Ulm

Wichtiger Hinweis: Bevor Sie das Zoom Portal aufrufen, lesen Sie bitte die FAQ auf dieser Seite!

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie einen universitären Zoom-Account erhalten und nutzen können. In Form einer durchsuchbaren FAQ erhalten Sie Hilfestellung bei der Einrichtung und Durchführung von Videokonferenzen.

Speziell zur Nutzung von Zoom in Lehrveranstaltungen über die E-Learning-Plattform Moodle sind weiterführende Informationen und Handreichungen auf dem gemeinsam von kiz und ZEL betriebenen E-Learning-Portal der Universität zu finden:

Zoom Handreichung für Dozierende

Zoom Handreichung für Studierende

Zoom FAQ

 

Bitte nutzen Sie bei Fragen zunächst die auf dieser Seite  angebotenen Informationen. Wenn Ihre Fragen damit nicht alle beantwortet werden konnten oder Sie mit Zoom auf ein Problem gestoßen sind, bei dem Sie weitere Unterstützung benötigen, dann können Sie die folgenden Supportangebote nutzen:

  • Helpdesk des kiz telefonisch (Durchwahl 30000) oder per E-Mail (helpdesk(at)uni-ulm.de)
  • Zoom-Sprechstunde: Dienstag 14:00-14:30 Uhr / Donnerstag 09:00-09:30 Uhr. Zur Teilnahme folgen sie dem Einladungslink und geben ggf. den Kenncode 11950216 an.
  • Online-Supportseiten der Firma Zoom: Dort finden Sie entweder mit der systematischen Übersicht oder mit einem Suchbegriff schnell das gewünschte Thema:
  • Darüber hinaus ist geplant, Kurzeinführungen bzw. Online-Tutorials (max. 60 Min.) anzubieten.

Kommunikations- und Informationszentrum (kiz)

Kontaktieren Sie uns bei Fragen und Problemen zu den Services des kiz:

Sprechzeiten
Montag - Donnerstag
09:00 - 12:00 Uhr
13:00 - 15:30 Uhr

Freitag
09:00 - 12:00 Uhr

Telefon
+49 (0) 731 / 50 - 30000

Telefax
+49 (0) 731 / 50 - 1230000

Rückruf beauftragen
helpdesk(at)uni-ulm.de
Login Support-Portal
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An den Service-Points können Sie uns persönlich aufsuchen.

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Self Service Funktionen des Identitätsmanagementsystems (IDM): Berechtigungen verwalten, Dienste abonnieren, Passwörter ändern etc.

IDM Self Services
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Etwa 400 Stichwörter führen Sie direkt zu einer einschlägigen Web-Seite des kiz. Wenn Sie ein Stichwort vermissen, geben Sie uns Nachricht an das Team Public Relations.

A-Z-Liste

Zoom FAQs

Zoom Account an der Universität Ulm

Mit diesem Standard-Account an der Universität Ulm haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Eigene Zoom Meetings ansetzen (planen), starten und durchführen (Gastgeber sein)
  • Meetings bis 300 Teilnehmern ohne Zeitbegrenzung
  • Rollen alternativer Gastgeber oder für andere ein Meeting planen
  • Anderen das Recht geben, für einen selbst ein Meeting anzusetzen
  • Einen eigenen persönlichen Meetingraum konfigurieren, z.B. im Format "https://uni-ulm.zoom.us/my/[vorname.nachname]

Für größere Veranstaltungen bis 500 Teilnehmer steht eine limitierte, aber ausreichende Anzahl von Add-On Lizenzen bereit. Mehr dazu finden Sie in der FAQ Upgrade auf ein Lizenz Add-On. Vereinzelte Veranstaltungen sind auch mit bis zu 1.000 gleichzeitigen Nutzern möglich.

Zur Nutzung der Zoom-Lizenz sind alle Studierenden und Knowledge Worker der Universität Ulm berechtigt. Zu Letzteren gehören auch die Nutzer aus dem Bereich der Medizinischen Fakultät, der Vorklinik und Klinik-Beschäftigte, sofern sie Aufgaben in oder für Forschung und Lehre der Universität Ulm übernehmen. Eine Nutzung für kommerzielle Zwecke einschließlich Krankenversorgung ist ausgeschlossen.

Maßgeblich ist dabei das Identitätsmanagement der Universität Ulm. Dort ist für jeden Nutzer eine bestimmte Rolle festgelegt, die er dort in seinem Datenspiegel auch einsehen kann. Es können sich die Inhaber folgender Rollen selbst einen Zoom Account anlegen:

  1. Mitarbeiter, Mitglied, Vorklinikmitarbeiter, Klinikmitarbeiter MedFak, Lehrbeauftragter MedFak, Klinikmitarbeiter, Lehrbeauftragter, Jahresmitglied, Gastwissenschaftler, Stipendiaten. Diese haben die Berechtigung zoom-worker.
  2. Student, Kooperationsstudent, Schülerstudent. Diese haben die Berechtigung zoom-student.

Darüber hinaus gibt es noch den Status der zoom-affiliates. Dies sind i.d.R. Personen, die im konkreten Auftrag der Universität handeln, keinen kiz-Account haben und im Rahmen ihrer Verpflichtung einen Zoom Account benötigen. Dies können z.B. Beauftragte (Kursleiter) aus dem Bereich des Hochschulsports oder der universitätsinternen Weiterbildung sein. Bis auf Weiteres werden diese Accounts manuell gehandhabt: Jede(r) Affiliate hat einen Ansprechpartner an der Uni, der ihn beauftragt. Dieser Auftraggeber sendet einen entsprechenden formlosen Antrag (mit Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse des Affiliates mit Begründung und Angabe der gewünschten Gültigkeitsdauer) per E-Mail an den Helpdesk des kiz.

Zwingend erforderlich ist ein Zoom Account nur für den Gastgeber des Meetings. Die Teilnehmer benötigen keinen Account.

Im Zusammenhang mit Zoom Meetings gibt es noch weitere Rollen, zu deren Wahrnehmung man einen Zoom Account der Universität Ulm benötigt, z.B. um als alternativer Gastgeber fungieren zu können. Mehr dazu finden Sie bei der FAQ Zoom-Rollen (Gastgeber, alternative Gastgeber, ...).

Als Berechtigter können Sie sich selbst auf dem Zoom Portal der Universität Ulm einen Account anlegen, indem Sie auf den Button "Create Account" klicken. Von dort werden Sie via SSO (Single Sign On) zu einer Web-Seite der Universität Ulm (Überschrift: IdP Universität Ulm - Shibboleth Login) weitergeleitet, wo Sie sich mit den Daten Ihres kiz-Accounts autorisieren. Unmittelbar danach ist Ihr Account aktiv und Sie gelangen zu Ihrer Persönlichen Zoom Homepage. Dort können Sie einige persönliche Konfigurationen vornehmen, neue Meetings ansetzen, deren Meetinginformationen (für die spätere Einladung von Teilnehmern) einsehen und generell alles rund um Ihren Uni Ulm Zoom Account erledigen und diesen nutzen.

Hinweise:

  1. Späteren Gastgebern empfehlen wir, sich direkt auf dem Portal die Zoom Desktop-Software (Windows, MacOS, Linux) herunterzuladen und diese für Meetings zu verwenden. Bitte vergessen Sie nicht, sich innerhalb dieser Software mit SSO anzumelden!   Hinweis: In der Zoom Desktop App ab Version 5.7.0. heisst der entsprechende Button zur Anmeldung nicht mehr „Mit SSO anmelden“, sondern „Einzelanmeldung“.
  2. Sollen Meetings im Rahmen der Lehre eingesetzt werden, so sollten diese davon abweichend nicht auf dem Portal sondern aus Moodle heraus angelegt werden. Hinweise dazu finden Sie auf dem E-Learning-Portal des kiz und des ZLE in der Handreichung für Dozierende zur Nutzung von Zoom innerhalb von Moodle.
  3. Haben Sie sich bereits zuvor einen privaten Zoom Account direkt bei der Firma Zoom mit Ihrer Uni-Ulm E-Mail-Adresse angelegt, so müssen Sie entweder diesen Account zunächst löschen oder für diesen eine andere E-Mail-Adresse konfigurieren. Für den mit der Universität Ulm verknüpften Zoom Account muss immer die E-Mail-Adresse @uni-ulm.de verwendet werden.
  4. Zoom-Affiliates können ihren Account nicht selbst anlegen. Dies wird manuell vom kiz ausgeführt (siehe dazu die FAQ: Wer ist berechtigt?) Danach können sich Zoom-Affiliates auch nicht am Zoom Portal der Universität Ulm, sondern nur direkt bei https://zoom.us/signin mit ihren vom kiz mitgeteilten Daten anmelden.

Der Standard EDU Account erlaubt Meetings mit bis zu 300 Teilnehmern. In dem Augenblick, in dem diese Grenze überschritten wird, benötigt der Gastgeber des Meetings ein Lizenz Add-On für ein größeres Meeting. Für Veranstaltungen bis 500 Teilnehmern steht eine limitierte, aber ausreichende Anzahl von solchen Add-On Lizenzen bereit. Vereinzelte Veranstaltungen sind auch mit bis zu 1.000 gleichzeitigen Nutzern möglich. Voraussetzung für ein Lizenz-Upgrade ist in jedem Falle ein bestehender Uni Ulm Zoom Account. Dieser entspricht praktisch einer „Meeting300“-Lizenz.

Braucht man für eine Veranstaltung wie z.B. einen Online-Kongress oder eine Podiumsdiskussion ein erweitertes Rechtemodell, z.B. mit der Rolle "Panelist" mit speziellen Möglichkeiten, so benötigt man eine Add-On Lizenz vom Typ Webinar.

Mögliche Add-On Lizenzen sind:

  • LargeMeeting500
  • LargeMeeting1000
  • Webinar500
  • Webinar1000

Die Lizenz bleibt i.d.R. bei Lehrveranstaltungen zeitlich befristet auf die jeweilige Vorlesungszeit (z.B. für das Sommersemster 2021 bis 14.8.2021) bzw. bei Webinaren anlassbezogen bis zwei Wochen nach der konkreten Veranstaltung.

Hinweis für Lehrende: Sollte Moodle feststellen, dass in Ihrem Kurs mehr als 300 Teilnehmer eingeschrieben sind, werden Sie in der Zoom Aktivität eine Hinweismeldung sehen. Nur in diesem Fall sollten Sie ein entsprechendes Lizenz-Upgrade beantragen.

Das Lizenz-Upgrade muss vom Einrichtungsleiter einzeln und formlos per E-Mail beim Helpdesk des kiz beantragt werden. Die E-Mail muss enthalten: Gewünschte Add-On Lizenz, eine entsprechende Begründung, die Angabe der erforderlichen Gültigkeitsdauer und ggf. welchem anderen Nutzer die Lizenz zugewiesen werden soll.

Zur Unterscheidung von den Zoom EDU Account der Universität Ulm: Sie haben auch die Möglichkeit, sich einen privaten und kostenlosen Zoom Account anzulegen. Dies können Sie auf eigene Verantwortung direkt bei http://zoom.us tun. Verwenden Sie dafür aber nur eine private E-Mail-Adresse und nicht die dienstliche @uni-ulm.de Adresse.

Hat ein Nutzer bereits einen privaten Zoom Account direkt bei Zoom mit seiner @uni-ulm.de Adresse, so sollte der Account entweder gelöscht oder für eine andere E-Mail-Adresse konfiguriert werden.

Die von der Universität mit dem Zoom Dienstleister abgeschlossenen Verträge (z.B. auch hinsichtlich Datenschutz) haben bei Nutzung eines privaten Zoom Accounts dort keine Gültigkeit. Mit einem solchen Account können Sie die Ressourcen der Universität nicht nutzen und dürfen insbesondere keine Lehrveranstaltungen und dienstlichen Videokonferenzen damit als Gastgeber einrichten.

Zoom in der Lehre

Lehrende und Studierende können Zoom als eine Aktivität direkt aus Moodle heraus nutzen und so Vorlesungen und Seminare veranstalten bzw. besuchen. Dies ist der empfohlene und vorgegebene Weg zur Nutzung von Zoom in der Lehre.

Die Dokumentation dazu finden Sie auf den folgenden Seiten des von kiz und ZLE betreuten E-Learning-Portals:

Das Kompetenzzentrum eEducation hat zwei gute Videotutorials in seinem Youtube Kanal veröffentlicht. Zur Zielgruppe gehören deshalb Lehrende in der Medizin, die Videos sind aber auch darüber hinaus sehr empfehlenswert:

  1. Coffee medLearning: Zoom-Meetings planen und einrichten, Video, 24:57 Minuten,
    In diesem Vortrag wird Zoom aus "Verwaltungssicht" gezeigt. Es wird demonstriert, wie Sie sich für Zoom registrieren, wie Sie in Moodle einen Meetingraum als Zoom-"Aktivität" einrichten und wie Sie Dozierende als Moderatoren für einen Zoom-Meetingraum hinterlegen.
  2. Coffee medLearning: Zoom-Meetings durchführen, Video, 35:54 Minuten,
    In diesem Vortrag wird Zoom aus Dozierenden- bzw. Gastgebersicht gezeigt. Sie erfahren, wo Sie die Funktionen wie Whiteboard, Gruppenräume und Umfragen in Zoom finden.

An einem Zoom Meeting teilnehmen

Bevor Sie erstmals an einem "ernsthaften" Meeting teilnehmen, ist ein Funktionstest Ihres Endgeräts und Ihrer Netzverbindung sehr sinnvoll - und ggf., z.B. nach Änderung der Konfiguration an ihrem PC, auch zwischendurch immer mal wieder angeraten. Dazu können Sie sich in das ständig verfügbare Zoom-Testmeeting einwählen. Sie können dann entweder einen bereits installierten Zoom Desktop Client benutzen oder sich "per Browser einwählen". 

Im Testmeeting prüfen Sie dann Kamera, Mikrofon und Lautsprecher: Deren Auswahl, den Zugriff darauf (haben Sie auf ihrem System die erforderlichen Rechte?) sowie deren Funktion. Außerdem können Sie sich dabei mit der Zoom Nutzeroberfläche und deren Bedienung etwas vertrauter machen.

Als Teilnehmer erhalten Sie vom Gastgeber eine Einladung, die z.B. folgende Informationen enthalten wird:

XXYY lädt Sie zu einem geplanten Zoom-Meeting ein.

Thema: Testmeeting 01
Uhrzeit: 17.März.2021 19:00 Amsterdam, Berlin, Rom, Stockholm, Wien

Zoom-Meeting beitreten
uni-ulm.zoom.us/j/92xyzxyz607

Meeting-ID: 949 21996 0307
Kenncode: 02064997

Das Wichtigste hierbei ist der Meeting-Link, der oben mit "uni-ulm.zoom.us" beginnt. Wenn der Link ein wenig länger ist und darin ein "pwd=" vorkommt, so ist der Kenncode zum Meeting darin bereits enthalten. Klicken Sie auf diesen Link und treten dem Meeting bei. Je nach Ihrer Systemkonfiguration z.B. mit ihrem Web-Browser (empfohlen: Firefox oder Chrome) oder mit Ihrer installierten Zoom Desktop-Software (siehe unten). Deren Installation wird generell auch für Teilnehmer empfohlen. Für die Teilnahme an Ende-zu-Ende verschlüsselten Meetings ist deren Verwendung eine notwendige Voraussetzung.

Sie können auch über das Zoom Portal der Universität Ulm einem Meeting beitreten und dort die Meeting-ID und ggf. den Kenncode eingeben.

Die anderen evtl. in einer Einladung auftauchenden Einwahlinformationen werden ggf. benötigt für eine Einwahl per Telefon oder mit der alternativen Videokonferenztechnologie SIP/H.323. 

Sie können mit einer Vielzahl von Endgeräten an einem Meeting teilnehmen:

  • Rechner mit Zoom Desktop-Client. Verfügbar für die Plattformen Windows, MacOS sowie Linux.
    Dies ist die empfohlene Konfiguration. Sie bietet eine bessere Funktionalität, weniger Systembelastung und ist zwingende Voraussetzung für Ende-zu-Ende verschlüsselte Meetings. Ihr Download wird auf dem Zoom Portal der Universität Ulm mit dem Link "Zoom Software herunterladen" angeboten. Nach der Installation (ohne Adminrechte möglich) starten Sie die Software und melden sich damit am Zoom Service der Uni Ulm an. Verwenden Sie dazu im Anmeldefenster unbedingt den Button >> Melden Sie sich mit SSO an <<  b.z.w. ab der Software Version 5.7.0. den entsprechenden Button  >> Einzelanmeldung <<.
    Bitte überprüfen Sie innerhalb der Software hin und wieder deren Aktualität, da es regelmäßig neue Updates gibt. Durch Klick auf Ihr Profilbild (rechts oben) finden Sie die Option „Nach Updates suchen“, um die Aktualisierung zu starten.
  • Rechner mit Web Browser. Empfohlen werden Firefox oder Chrome.
  • Smartphones (Android und iOS) mit den entsprechenden Zoom Apps in den jeweiligen App-Stores.
  • Telefone
  • SIP / H323 Videokonferenzgerät (über einen sog. Zoom Connector)

Wir empfehlen die Nutzung eines Headsets (Kopfhörer-/Mikrofon-Kombination) und einer WebCam. Die meisten Laptops haben keine brauchbaren Audiokomponenten. Ausnahmen bestätigen die Regel (einfach mit einem Kollegen ausprobieren).

Die Verwendung von WLAN oder WIFI führt häufig zu Problemen oder Verbindungsabbrüchen, insbesondere bei schwankender Empfangsqualität und starker WLAN-Last. Wir empfehlen daher, wann immer möglich, eine kabelgebundene LAN-Verbindung zu verwenden.

Ansetzen & Durchführen datenschutzkonformer Meetings

Das Team Datenschutz der Universität geht auf seiner Webseite ausführlich auf die folgenden Fragestellungen ein:

Zoom & DSGVO

  • Wie ist Zoom datenschutzrechtlich zu bewerten?
  • Ist ein Datentransfer aus der EU in die Vereinigten Staaten möglich?
  • Gibt es ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen der Universität Ulm und Zoom?
  • Welche organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten wurden getroffen?
  • Welche Daten werden erfasst?
  • Was ist die Rechtsgrundlage?
  • Wie lange werden meine Daten gespeichert?
  • Werden meine Daten auch gelöscht?
  • Wer empfängt meine Daten?

Risikoanalyse & Schutzbedarfskategorien

  • Warum Schutzbedarfskategorien?
  • NORMAL
  • HOCH
  • SEHR HOCH
  • Typische Nutzungsbeispiele
  • Wie lege ich ein Meeting als Gastgeber gemäß den Schutzbedarfskategorien an?

mehr zu: Datenschutz & Sicherheit bei Zoom

Sicherheitsoptionen während eines Meetings

Die folgenden Sicherheitseinstellungen sind während eines Meetings in der Desktop-App über den Button "Sicherheit" der Meeting-Steuerung verfügbar:

  • Meeting sperren: Sperrt das Meeting, wodurch neue Teilnehmer am Beitreten gehindert werden. Sie machen im Besprechungsraum "die Tür hinter sich zu".
  • Warteraum aktivieren: Aktiviert einen Warteraum für neu hinzukommende Teilnehmer oder verlegt aktuelle Teilnehmer in den Warteraum. Dies erlaubt dem Gastgeber, den Beitritt zu seinem kleineren Meeting gezielt zu kontrollieren. Bei großen Vorlesungen nicht praktikabel. Weiterführende Links:
  • Zulassen, dass Teilnehmer:
    • Bildschirm freigeben: Erlaubt, dass Teilnehmer die Bildschirmfreigabe starten.
    • Chatten: Erlaubt, dass Teilnehmer die Chat-Funktion nutzen.
    • Sich umbenennen: Erlaubt, dass Teilnehmer sich im Teilnehmerbereich umbenennen.
    • Anmerkungen zu freigegebenen Inhalten machen: Hiermit können Teilnehmer während des Meetings Anmerkungen auf Bildschirmfreigaben machen. Hosts können die Funktion Anmerkungen aktivieren oder deaktivieren, wenn sie selbst Inhalte freigeben. 
  • Teilnehmer entfernen: Erlaubt, dass ein Teilnehmer aus einem Meeting entfernt wird. Der Teilnehmer kann nicht erneut beitreten, es sei denn die Option Entfernten Teilnehmern die erneute Teilnahme erlauben ist in den Meeting-Einstellungen aktiviert.
  • Als "Notbremse": Alle Aktivitäten der Teilnehmer sperren

Kontrolle der Teilnehmerliste

Nützlich ist es dazu, wenn alle Teilnehmer einen bezeichnenden Namen und auch ihre Kamera eingeschaltet haben.

Weiterführende Informationen

Vorbereitung (Best Practices)

Eine prinzipiell einfache und zuverlässig funktionierende Vorgehensweise zur Einladung von Teilnehmern ist:

  1. Gehen Sie als späterer Gastgeber über das Zoom Portal der Universität Ulm zu Ihrer persönlichen Zoom Homepage und erstellen dort ein Meeting.
  2. Danach klicken Sie in Ihrer Meeting-Übersicht auf den Namen des Meetings und öffnen dadurch die Detailinformationen zu diesem Meeting. Rechts vom "Einladungslink / Invite Link" finden Sie eine Möglichkeit, die kompletten Einwahlinformationen in Ihre Zwischenablage zu kopieren.
  3. Diese Informationen können Sie in Ihr E-Mail-Programm kopieren, ggf. noch ergänzen oder anpassen und dann damit Ihre Teilnehmer einladen. Die wesentlichen Informationen hierbei sind: Einwahl-Link, Meeting-ID sowie Meeting Kenncode. In einfachen Fällen reicht der Meeting-Link alleine aus. Siehe auch Erläuterungen zur FAQ: Eine Meeting Einladung erhalten / Einwahlinformationen

Es gibt dazu Alternativen, doch diese sind jeweils von einer Vielzahl von Parametern Ihres Endgerätes abhängig: Betriebssystem, Desktop-App, Email- und Kalender-Software in Ihrer jeweiligen Version und Konfiguration. Die möglicherweiser von WebEx her bekannte Funktion "Teilnehmer einladen" gibt es in Zoom nicht.

Wenn Sie während eines bereits laufenden Meetings noch schnell jemanden dazu einladen wollen: Im Zoom Desktop-Anwendungsfenster finden Sie links oben, hinter einem kleinen grünen Schild die Meetinginformationen mit einem kopierbaren Einladungslink für diesen Zweck.

Wenn Sie wiederkehrende Meetings mit den gleichen Einstellungen planen, können Sie ein bestehendes Meeting auf der Zoom Website als Vorlage speichern.

Aus Moodle heraus können diese Vorlagen aber nicht genutzt werden. Personen, die wiederkehrende Meetings in Moodle anbieten wollen, können diese über die Aktivität erstellen und brauchen nicht auf die Vorlagefunktion der Zoom Website zurückzugreifen.

Jeder Zoom Account hat einen persönlichen Raum, in dem ad hoc Meetings abgehalten werden können. Dazu wird eine zehnstellige Persönliche Meeting ID (PMI) vergeben, anhand derer Sie andere Personen in Ihren Raum einladen können. Dazu verwenden Sie den Button "Neues Meeting" und wählen Ihren Persönlichen Raum aus, Sie haben dann die Möglichkeit einen Einladungslink zu verschicken. Alternativ können Sie auch Personen aus Ihrer Kontakteliste direkt einladen.

Sie können zur einfacheren Nutzung diesen Raum konfigurieren, z.B.

  • Meeting Link mit vorgeschlagenem Alias in [...] für die PMI: uni-ulm.zoom.us/my/[vorname.nachname]
  • Sicherheit:
    • Beitreten über Warteraum, ohne Passcode.
    • Standardmäßige Nutzung von Ende-zu-Ende-Verschlüsselung einstellbar.

So eignet sich der Raum z.B. besonders für kleinere ad hoc Besprechungen unter Kollegen, ohne dass jeweils eine explizite Planung und eine Einladung mit kompletten Einwahlinformationen nötig wäre (wir treffen uns "bei mir"). Und die Sicherheit bleibt dennoch gewährleistet. Sie können dieses Meeting z.B. spontan über ihre Desktop-App starten: Button <Neues Meeting> (meine PMI verwenden).

Sowohl beim Planen / Ansetzen eines Meetings als auch beim späteren Start und der Durchführung können Beteiligte verschiedene Rollen einnehmen und damit verschiedene Rechte und Möglichkeiten haben. Für jede dieser Rollen ist ein Uni Ulm Zoom Account erforderlich:

Host/ Gastgeber: Nutzer mit einer zugewiesenen Lizenz und der Möglichkeit, eigene Meetings bzw. Webinare zu planen, zu starten und zu beenden. Der Gastgeber braucht ein für das Meeting ggf. erforderliches Lizenz Upgrade, also für große Meetings (300 bis 500 Teilnehmer) z.B. die Add-On Lizenz LargeMeeting500. Siehe dazu: Upgrade auf ein Lizenz Add-On: Große Meetings und Webinare. Als Gastgeber können Sie stets nur zwei Zoom Meetings gleichzeitig starten bzw. von einem alternativen Gastgeber starten lassen. Dies ist eine lizenztechnische Beschränkung von Zoom.

Alternativer Host/ alternativer Gastgeber: Kann vom Host / Gastgeber beim Planen eines Meetings als solcher eingetragen werden, um einen Vertreter zu benennen. Dieser kann dann im Namen des Hosts/ Gastgebers geplante Meetings oder auch Webinare starten, durchführen und beenden.  Er hat gleiche Rechte im Meeting/ Webinar wie der Host/ Gastgeber, allerdings keine Planungsberechtigung. Es wird dabei bei Bedarf immer die Add-On Lizenz des Gastgebers benutzt. Bei großen Meetings braucht also nur der Gastgeber selbst z.B. eine LargeMeeting500 Lizenz, nicht aber der alternative Gastgeber. Dies gilt nicht nur für Meetings, sondern auch für Webinare.

Nachdem ein Nutzer als alternativer Gastgeber angelegt wurde, wird er vom Zoom-System darüber per E-Mail benachrichtigt. Diese enthält auch einen Link, mit dem er das Meeting später starten kann.

Co-Host/ Co-Gastgeber: Kann vom Host/ Gastgeber oder vom Alternativem Host/ Alternativem Gastgeber vor oder während des Meetings/ Webinars bestimmt werden, um während des Meetings administrative Aufgaben zu übernehmen (z.B. Teilnehmerverwaltung). Diese können aber keine Meetings planen, starten & stoppen.

Planungsberechtigte: Der Host/ Gastgeber kann anderen Personen die Rechte zur Planung von Meetings (nicht Webinare) im Namen des Hosts/ Gastgebers einräumen. Diese haben keine Berechtigung, das Meeting zu starten & stoppen etc. Diese Einstellung finden Sie auf Ihrer persönlichen Zoom Homepage unter Einstellungen/Meeting/ Berechtigung zuweisen.

Weiterführende Links:

Praktische Vorgehensweise: Ein Team-Mitglied legt ein wiederkehrendes Meeting an, z.B. immer dienstags um 10:00 Uhr mit einer Dauer von 2 Stunden und Enddatum im nächsten Jahr. Dabei macht er alle Team-Mitglieder zu alternativen Gastgebern und lädt diese entsprechend ein.

Damit kann natürlich das regelmäßige dienstägliche Team-Meeting (mit beliebiger Dauer) gemacht werden. Darüber hinaus kann aber auch jedes Team-Mitglied jederzeit (z.B. auch am Donnerstag) das Meeting starten und es so auch spontan für interne Besprechungen nutzen. Z.B. per Rocket.Chat an Kollege(n): "Können wir uns kurz im Team-Raum treffen?"

Durchführung (Best Practices)

Die Teilnehmerliste zeigt Ihnen eine Liste aller teilnehmenden Personen, Ihre Statusmeldungen und Ihre Reaktionen. Dies ist bei großen Lehrveranstaltungen sinnvoll, da die Anzeige aller Kamerabilder nicht immer zielführend ist. Zoom kann bis zu 48 Kacheln mit Kamerabildern gleichzeitig einblenden.

Über die Anwahl einzelner TeilnehmerInnen können Sie außerdem Host oder Co-Host Rechte vergeben und wieder aberkennen. In den erweiterten Einstellungen können Sie die Freigabeoptionen auch während des Meetings noch ändern.

Weitere Informationen in der Zoom Dokumentation:

Mit der Bildschirmfreigabe können Sie selbst als Veranstalter oder aber einzelne Teilnehmende den Bildschirm übertragen und den anderen Teilnehmenden zeigen.

Für Teilnehmende können Sie die Bildschirmfreigabe durch Freigabeoptionen auch während des Meetings erlauben und damit Beiträge steuern, ohne Host-Rechte vergeben zu müssen.

Insgesamt hat die Bildschirmfreigabe drei Tabs, von denen aber nur zwei relevant sind, da die Dateifreigabe deaktiviert ist:

  1. Die Freigabeauswahl im Basic Modus enthält die Möglichkeit, Fenster einer Anwendung, ein Whiteboard und diverse externe Geräte (wie zum Beispiel ein Smartphone) freizugeben. In der unteren Leiste können Sie außerdem die Freigabe für einen Videoclip oder Audio optimieren. Die üblichen Auswahloptionen für den gesamten Bildschirm oder einzelne Anwendungsfenster sind ebenfalls vorhanden. Wenn Sie eine Präsentation abspielen wollen, wählen Sie das Fenster der Präsentationssoftware an und gehen nach der Freigabe auf den Präsentationsmodus, damit wird Ihnen eine Präsentatoransicht und Ihrem Publikum die Präsentation angezeigt.
  2. Im erweiterten Modus können Sie auch Bildschirmausschnitte, Audio und externe Kamera Einstellungen vornehmen. Sofern Sie über einen Greenscreen verfügen oder einen sehr störungsfreien Hintergrund haben, können Sie die Beta Version der Hintergrundfolien versuchen, die Sie als ModeratoIn in Ihre Folien einbaut. 

Um ein geeignetes Anzeigeformat zu verwenden, können Sie bei den Optionen Ansichten für alle TeilnehmerInnen festlegen.

Gesamten Bildschirm freigeben versus Fenster freigeben
Das Teilen des gesamten Bildschirms ist per Voreinstellung aus Sicherheitsgründen deaktiviert. Sehr wohl können sie als Host jedoch einzelne Anwendungsfenster teilen.

Sie können diese Voreinstellung bei Bedarf, z.B. beim Arbeiten mit Tablets wie dem iPad, jedoch selbst ändern: Gehen Sie dazu bitte auf ihre persönlichen Zoom Homepage auf http://uni-ulm.zoom.com  . Im Abschnitt "Einstellungen / Meeting / In Meeting (Grundlagen)" finden Sie nun folgende Voreinstellung und passen diese entsprechend an: Disable desktop screen sharing for meetings you host

Hintergrund: Bei einem Freigeben des gesamten Bildschirms können immer wieder Benachrichtigungen anderer Programme auf dem Bildschirm angezeigt werden. Diese könnten zum Beispiel Texte vertraulicher E-Mails beinhalten. Deshalb empfehlen wir, möglichst nur den relevanten Inhalt (am Desktop zum Beispiel das Fenster einer bestimmten Applikation) freizugeben.

Weitere Informationen in der Zoom Dokumentation:

Der Chat erlaubt verschiedene Kanäle, die von den Moderatoren (Hosts) eingeschränkt werden können. Damit haben Sie die Möglichkeit, nur bestimmte Kommunikationskanäle zuzulassen. In den meisten Fällen ist dies nicht notwendig.

In den Webinar-Einstellungen können während der Veranstaltung weitere Einstellungen vorgenommen werden, um Fragen besser zu organisieren.

Weitere Informationen finden Sie in der Zoom-Dokumentation:

Die Funktion Sicherheit gibt Ihnen während des Meetings die Möglichkeit, die Rechte von Teilnehmenden zu begrenzen, Personen aus dem Kurs zu entfernen, und bei Bedarf den Meeting-Raum zu sperren. Weitere Informationen finden Sie unter Meetings zusätzlich absichern.

Die Steuerungsleiste bei Zoom ist unten im Hauptbild angelegt und wird standardmäßig bei Inaktivität ausgeblendet. Sobald das Fenster ausgewählt wird, erscheint die Leiste. In den Einstellungen können Sie die Leiste auch dauerhaft einblenden.

Mit Zoom können Sie während eines Meetings Umfragen durchführen.

Wenn Sie Umfragen in Ihrer Lehrveranstaltung planen, verwenden Sie bitte nach Möglichkeit die Aktivitäten in Moodle, da Sie hier mehr Möglichkeiten haben und die Ergebnisse auch nach dem Zoom-Meeting erhalten bleiben. Die Umfragefunktion in Zoom selbst ist auf zwei Fragetypen begrenzt (single choice, multiple choice), muss entweder im laufenden Zoom Meeting oder vorab über die Zoom-Website angelegt werden und könnte zum Beispiel für einfache Abstimmungen verwendet werden.

Idealerweise erstellen Sie eine Umfrage bereits vor der Veranstaltung auf der Zoom-Website. Um eine eine solche anzulegen, müssen Sie auf ihrer persönlichen Zoom-Homepage das entsprechende Meeting auswählen und dort in den Einstellungen des Meetings eine Umfrage erstellen. Sie können dabei wählen, ob eine Umfrage anonym durchgeführt wird oder nicht. Ergebnisse der Umfragen können in den Berichten heruntergeladen werden. Bei anonymen Umfragen werden nur die Ergebnisse gespeichert. Bitte beachten Sie, dass die Umfrageergebnisse nur für einen kurzen Zeitraum gespeichert werden (30 Tage).

Weitere Informationen in der Zoom-Dokumentation:

Um das Whiteboard zu verwenden, klicken Sie auf Freigeben und wählen Sie die Schaltfläche Whiteboard. Dadurch wird automatisch ein Bild im PNG- oder PDF-Format auf Ihrem Computer gespeichert, sobald Sie die Freigabe beenden. Zu diesem Zweck erstellt die Zoom-Anwendung einen eigenen Ordner, den Sie über die Anmerkungsleiste anzeigen können.

Wenn Sie eine Vorlage verwenden möchten, können Sie anstelle des Whiteboards eine beliebige Datei öffnen und dort eine Annotation zulassen, auch dann wird eine Datei mit den Annotationen gespeichert. Die Originaldatei wird dabei nicht verändert. Die Annotationen werden vor dem Hintergrund der Vorlagenansicht gespeichert. Daher sollten Sie das Fenster während der Annotation nicht verschieben.

Weitere Informationen finden Sie in der Zoom-Dokumentation:

Die Breakout-Räume können Sie ad hoc einrichten. Eine hilfreiche Erweiterung ist die einstellbare Warnung, die Teilnehmende warnt, bevor der Raum geschlossen wird. In den erweiterten Einstellungen der Meetings können Sie die Zuteilung zu Breakout-Räumen auch schon voreinstellen.

Weitere Informationen in der Zoom-Dokumentation:

Um die Funktion Reaktionen voll auszunutzen, sollten Sie die Teilnehmerliste einblenden. So haben Sie die Möglichkeit, zu sehen, wenn Ihre Teilnehmenden die Reaktionen und das Feedback verwenden. Ermuntern Sie Ihre Teilnehmenden, diese Funktion auch zu verwenden und gehen Sie entsprechend darauf ein. So können Sie etwas besser mit Ihrem Publikum in Kontakt kommen.

Die Reaktionen sind als Emojis angelegt und erlauben den Teilnehmenden, verschiedene Emotionen auszudrücken. Diese Bilder verschwinden nach einiger Zeit von alleine. Da diese, abgesehen vom Applaus, eher informell sind, gibt es für die Kommunikation mit dem Publikum auch noch die Möglichkeit des Feedbacks.

Das Feedback beinhaltet Aufforderungen, schneller oder langsamer vorzugehen, sowie das Hand heben. Diese Symbole tauchen im Bild der Teilnehmenden und in der Teilnehmerliste auf und bleiben, bis sie von der betreffenden Person gelöscht werden.

Weitere Informationen in der Zoom-Dokumentation:

Die lokale Aufzeichnung auf dem Endgerät des Hosts ist nun freigegeben.

Gemäß Präsidiumsbeschluss vom 13. April 2021 ist eine Aufzeichnung oder anderweitige Speicherung der Bild- oder Tondaten einer Videokonferenz unzulässig, soweit sie nicht zur Übertragung erforderlich ist. Ausgenommen hiervon sind Lehrveranstaltungen sowie weitere wenige und klar geregelte Ausnahmen.

Die technischen Rahmenbedingungen für eine datenschutzkonforme Aufzeichnung von Lehrveranstaltungen in Zoom wurde auf der Seite Zoom - Aufzeichnungen in der Lehre zusammengefasst.

Die Durchführung der eigentlichen Aufzeichung in Zoom aus Moodle heraus ist auf der Seite Aktivität Zoom - Meetings aufzeichnen beschrieben, die danach folgende Veröffentlichung der Aufzeichnung in Moodle über Opencast in https://www.uni-ulm.de/index.php?id=112674. Eine Veröffentlichung auf anderen Kanälen als Opencast ist nicht vorgesehen.

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